TOTAL Algérie

Encouragées par les autres filiales du groupe Total, Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SP ont opté pour la solution OnBase.

Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa réputation d’expertise et d’excellence, Total Algérie se devait d’accompagner la transformation digitale opérée dans tout le pays. Avec un volume considérable de documents traités chaque jour, Total Algérie, en choisissant cet acteur majeur de l’archivage, poursuit ses engagements en terme de dématérialisation.

 « Aujourd’hui nous avons une solution d’archivage complète : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier

2 filiales une ambition commune :

Portées par la vision d’être un contributeur engagé à la société et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algériennes de TOTAL comptent devenir un acteur clé en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.

Total Bitumes Algérie SPA opère dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallèle, Total Lubrifiants Algérie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volonté d’accompagner le développement économique du pays en lançant de nouveaux programmes d’investissements importants mis en place au fil des ans.

Enjeux

Total Algérie devait s’équiper d’une solution d’archivage puissante pour faciliter l’accès à la masse de documents que l’entreprise traite. Il leur était nécessaire de gagner en autonomie et en temps opérationnel. La solution OnBase a donc été mise en place par les intégrateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprès de différents services, des tests, des prémices d’utilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid s’impose.

Et la Covid ?

L’installation de la solution OnBase et les formations associées ont précédé la crise sanitaire. Une véritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait été profondément différente et aurait mis la filiale en difficulté. L’absence du chômage partiel en Algérie et l’automatisation du travail à domicile ont permis aux salariés d’utiliser la plateforme à distance et d’échanger des documents grâce à OnBase très facilement.

Utilisation & Bénéfices

Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SPA ne sont pas passés par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de l’empirisme. Utilisé et reconnu pour son extrême efficacité et simplicité dans d’autres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait déjà fait largement ses preuves.

En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualité-prix, mais également pour l’accompagnement personnalisé et professionnel proposé par notre partenaire local SG SOFTWARE.

… Utilisation & Bénéfices

Il était sur la table de discussion algérienne depuis 2018. Le projet n’avait pas abouti à l’époque avant d’être repris par Thomas MLODZINSKI :

« J’ai déterré ce projet de dématérialisation, sans chercher particulièrement la comparaison avec d’autres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les différentes filiales de Total m’en avaient fait ».

Tous les services ont bénéficié des nombreux avantages d’OnBase, notamment en termes de :

  • Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
  • Accès à distance: l’accès était auparavant extrêmement complexe une fois un document scanné et déposé dans un dossier partagé
  • Charge de l’indexation, tout particulièrement optimisée
  • Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel
Et demain ?

Maintenant que la filiale a franchi cette 1ère étape de dématérialisation, il est impératif d’assurer la pérennité de la solution et que différents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le système. Il ne s’agit plus d’intégrer mais d’utiliser de façon optimale la solution. L’enjeu N°1 est d’abord un retour sur investissement et un vrai travail de retour d’expériences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et m’assurer qu’elle est bien utilisée. » précise Thomas MLODZINSKI.

« Pour l’instant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », néanmoins, l’étape suivante serait d’évoluer vers le développement des workflows, notamment ceux recommandés par le groupe.

Globalement, l’objectif est de poursuivre l’effort de dématérialisation qui repose sur les fondations d’OnBase.