FIDRA

Étude de cas

FIDRA

Le Fonds International de Développement de la Retraite Active (FIDRA) est une institution financière ivoirienne qui propose des services financiers et non financiers aux retraités, salariés et aux PME. Son objectif principal est de promouvoir une retraite active en proposant des solutions d’épargne, de crédit et d’investissement, ainsi que des programmes d’accompagnement pour une meilleure qualité de vie après le travail.

Le FIDRA met l’accent sur l’innovation et la satisfaction client. L’institution est présente dans plusieurs villes ivoiriennes à travers un réseau d’agences physiques et maintient une présence en ligne active pour informer ses clients et le grand public.

Le Fonds International de Développement de la Retraite Active (FIDRA) propose une large palette de services financiers à ses clients, allant de la domiciliation de compte jusqu’aux prêts en passant par l’épargne, la couverture santé et l’assurance. Il s’agit d’un système financier décentralisé qui a en charge la gestion des retraités du privé et du public, soit plus de 50 000 clients au total.

“Pour la BCEAO (Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest), nous sommes une institution financière, indique Jean-Luc Anicet Guibila, Directeur de l’Environnement du travail du FIDRA. Nous fonctionnons comme une banque et nous ouvrons désormais notre portefeuille aux actifs. Nous avons aujourd’hui 22 agences sur l’ensemble du territoire ivoirien et près de 200 collaborateurs”.

Les enjeux

Plusieurs raisons ont motivé le FIDRA à modifier ses pratiques et à mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique des Documents), notamment la croissance de son activité et une obligation réglementaire en matière d’archivage. Le FIDRA a, en effet, enregistré ces dernières années une forte hausse de son activité et était tenu de se conformer aux exigences réglementaires en matière d’archivage. L’archivage physique n’était plus viable, ce qui a conduit à la recherche d’une solution GED. A cela s’ajoute la volonté pour l’organisme de fluidifier la circulation de l’information entre ses agences réparties dans le pays et de permettre à ses collaborateurs de retrouver facilement les dossiers et les pièces justificatives afin d’offrir un service client rapide et efficace.

Les exigences de la BCEAO ne sont pas non plus totalement étrangères à cette décision. La Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest impose certaines réglementations auxquelles le FIDRA, en tant qu’institution financière, doit se conformer. La mise en place d’une solution de GED faisait partie de ces mesures.

Bien que l’Afrique ait démarré sa transformation digitale il y a plusieurs années, les organisations africaines sont encore globalement dans une logique d’équipement (en opposition avec un marché de renouvellement). Les projets se précisent davantage, poussés par les obligations réglementaires et les plans de modernisation mis en place par les gouvernements. Il ne s’agit plus seulement d’équiper les entreprises et les institutions, mais de répondre à des besoins et des problématiques liés au métier.

Le choix de la solution

Le FIDRA a choisi la solution DocuWare proposée par GDExpert et son intégrateur local Sphere après un appel d’offres. La GED DocuWare a été retenue pour sa capacité à répondre à tous les besoins du FIDRA, ses fonctions de classification et d’indexation, mais aussi son intégration aisée au système d’information existant. “La présentation qui nous a été faite s’est avérée très convaincante, se souvient Jean-Luc Anicet Guibila. La simplicité de l’interface utilisateur nous a d’abord rassuré sur l’adoption et la prise en main de la solution par les collaborateurs. La classification et l’indexation nous ont semblé aisées et la solution était à la fois facilement adaptable à notre classification interne et facilement intégrable à notre SI”.

Les bénéfices

Au sein du FIDRA, de nombreuses opérations se font encore au format papier. Si les nouvelles ouvertures de compte sont désormais intégrées automatiquement dans la GED, le FIDRA a souhaité reprendre les anciens dossiers pour les injecter dans la GED et les rendre accessibles aux collaborateurs autorisés. “Nous n’avons pas encore la possibilité de valider les demandes en digital, car la réglementation n’est pas très claire sur ce sujet, précise M. Guibila. Il nous faut donc encore composer avec des documents papiers que nous numérisons ensuite”.

Un grand chantier de numérisation a donc été initié pour dématérialiser les dossiers antérieurs à l’installation de la solution. “Nous avons mis en place différents niveaux d’accès aux documents. En fonction des autorisations, les collaborateurs peuvent consulter, imprimer ou pas, etc.”, précise Jean-Luc Anicet Guibila.

Depuis sa mise en production, la GED DocuWare offre plusieurs avantages à l’institution financière, notamment :

Une efficacité accrue. La GED a permis aux collaborateurs du FIDRA de gagner du temps en facilitant la recherche et la consultation des documents grâce à son système de classification simple et à ses options de recherche. Le traitement des dossiers clients et des réclamations a été largement accéléré.
La centralisation et l’accessibilité de l’information. Grâce à la GED, les dossiers clients et l’ensemble de leurs pièces sont accessibles en temps réel. Les collaborateurs disposent d’informations à jour et ne perdent désormais plus de temps à se déplacer pour récupérer des documents.
La sécurité et le contrôle d’accès. La GED offre différents niveaux d’accès aux documents, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations. Des pistes d’audit peuvent aider à prévenir les accès non autorisés et à garantir la conformité aux exigences réglementaires.
La convivialité. L’interface de la solution DocuWare a permis à tous les employés de la prendre en main rapidement. DocuWare est facile à utiliser, même pour les employés qui ne sont pas familiers avec les outils informatiques. D’autant que des formations personnalisées ont été dispensées pour aider les employés à tirer le meilleur parti de la plateforme.

“Sphère, en s’appuyant sur son master distributeur GDExpert, nous a, par ailleurs, proposé un accompagnement sur mesure et de grande qualité, avec des ateliers spécifiques, direction par direction, poursuit le responsable. Cet accompagnement a d’ailleurs été un des facteurs clés de la réussite de ce projet. Sphere a toujours été à notre écoute, disponible, réactif et capable de répondre à nos besoins et à nos demandes”.

Et demain ?

Il est important de noter que la réussite de la mise en œuvre d’une GED dépend de facteurs tels que la gestion du changement et la formation des employés. Le passage d’un système manuel à un système numérique peut être difficile pour certains collaborateurs, il est donc important de les soutenir pendant cette transition. “La gestion du changement, c’est la principale difficulté dans ce genre de projet, confirme M. Guibila. Les gens ont du mal à modifier leurs habitudes de travail. L’accompagnement au changement, c’est le nerf de la guerre et Sphère nous a justement proposé un très bon accompagnement sur ce plan”.

Rappelons que ce projet est évolutif et comprend 3 phases. La première concernait la mise en place d’une plateforme de numérisation et de la solution de GED, et s’est avérée être un franc succès. La deuxième et la troisième concernent la mise à niveau du serveur (hautement sécurisé) et la gestion des courriers, ainsi que l’intégration des workflows (ventilation automatique des courriers, gestion des factures, des prêts et gestion du cycle de vie des archives). Elles seront initiées prochainement.

“Nous comptons, en effet, profiter des capacités d’automatisation de la GED DocuWare, pouvoir éditer et lancer des workflows et valider certaines opérations sans avoir à imprimer les documents. Mais il faut d’abord que le législateur clarifie les choses”, reprend M. Guibila.

In fine, l’implémentation de la GED DocuWare a permis de gagner du temps dans la gestion de la relation client et a également permis d’améliorer la collaboration entre les collaborateurs, même s’ils se trouvent dans des agences différentes. Sans compter qu’en passant au numérique, le FIDRA a pu réduire ses coûts en papier, en consommables d’impression, en envois postaux et en stockage physique. “Nous avons également personnalisé la GED en fonction des besoins de chaque service, note Jean-Luc Anicet Guibila. Y compris les RH. C’est aujourd’hui un outil transversal”.

by Arnaud Le Bihan

Groupe GICA

GROUPE GICA

GICA (Groupe Industriel des Ciments d’Algérie ) est un groupe algérien de matériaux de construction. Il est composé de 23 filiales spécialisées, dont 14 cimenteries, 3 sociétés de Granulats et de BPE, une société de distribution, deux sociétés de maintenance industrielle, un centre d’assistance technique, un centre de formation et perfectionnement, et une société de gardiennage.

Depuis 2021, le groupe est présent sur le marché européen (notamment l’Italie, l’Espagne et la Grande Bretagne) avec des exportations en ciment et clinker dont le volume a presque été multiplié par deux en une année. GICA entend poursuivre son développement à l’international.

En rapide expansion depuis plusieurs années, le Groupe GICA s’est rendu compte qu’il ne pouvait plus fonctionner de la même manière que par le passé. Avec 23 filiales dans tout le pays et des équipes distribuées, la centralisation de l’information au sein d’une seule et même plateforme apparaît essentielle vue la nouvelle stature du groupe.

Détenant 14 cimenteries à travers le territoire national, le groupe GICA produit plusieurs types de ciments adaptés aux différentes utilisations (travaux courants de maçonnerie, préparation de mortiers, grands travaux nécessitant une haute résistance, construction en milieux agressifs et forages de puits de pétrole et de gaz).

Par ailleurs, dans le cadre de la diversification de sa gamme de produits, le groupe algérien s’est lancé dans l’exploitation de marbre et compte également intégrer de nouveaux créneaux d’activité. Il s’agit, entre autres, de la production et la commercialisation de granulats et de bétons prêts à l’emploi, du montage et de la maintenance industriels, de l’assistance technique, de la formation et de la sécurité et gardiennage, précise le communiqué. Autant d’activités qui nécessitent une structuration fine de l’information et une centralisation documentaire au sein d’une GED transverse.

Les enjeux
“Le groupe était déjà équipé d’une GED, explique Nacer Yanes, Responsable maintenance informatique au sein de la DSI. Installée en local sur un serveur, cette GED avait été déployée dans le cadre de la politique “zéro papier” du groupe qui vise, à la fois, à réduire les échanges de documents physiques et à minimiser son impact environnemental. Tous les services y avaient donc accès, mais ses fonctionnalités ne répondaient plus à nos besoins et nous ne pouvions plus faire évoluer”.

“Suite à la restructuration du groupe, qui a pris une dimension nationale, et sous l’impulsion de la direction marketing & communication, nous avons donc décidé de troquer cette GED vieillissante pour une plateforme de gestion documentaire nouvelle génération”, poursuit Nacer Yanes. Plusieurs solutions ont donc été identifiées et benchmarkées, et c’est finalement la solution proposée par DocuWare qui a fait l’unanimité.

“Nous avons dès lors identifié plusieurs services “pilotes” pour démarrer le déploiement de cette nouvelle GED, dont le service marketing bien entendu, à l’origine du projet, mais aussi le secrétariat de la direction générale ou encore le service “audit/conformité”. Et ce, avant de généraliser, cette GED à l’ensemble des services du groupe”.

Le choix de la solution
“Nous voulions avant tout une GED facile à mettre en place, simple à configurer et à utiliser, poursuit Nacer Yanes. Lors de notre benchmark, ce sont ces critères de simplicité qui ont fait pencher la balance pour DocuWare. La facilité d’indexation, son moteur de recherche full texte et le design de l’interface ont immédiatement séduit les utilisateurs.

Avec l’appui de SG Software, intégrateur de logiciels spécialisé dans la gestion électronique de document en Algérie, la GED DocuWare a été installée on-premise. Elle fonctionne pour le moment de manière autonome et n’a pas encore été interconnectée avec d’autres logiciels utilisés en interne. Le paramétrage de workflows est également à l’étude afin d’automatiser certaines opérations.

Les bénéfices
“Nous sommes toujours en phase pilote” précise Nacer Yanes. L’ancienne GED reste donc accessible et héberge toutes les archives du groupe avant sa restructuration. DocuWare ne gère pour l’instant que les documents d’activité courants. Notre objectif étant de migrer rapidement l’ensemble des archives vers DocuWare”.

Nous avons bien entendu défini des rôles et des autorisations d’accès pour chacun des services, avec un administrateur principal et différents niveaux d’accès pour les documents (consultation seulement, consultation/modification, etc.). Gage de sécurité pour le groupe, cette finesse de paramétrage fait incontestablement partie des forces de la GED DocuWare.

A cela s’ajoute la recherche Full Text qui offre une exploration exhaustive de l’ensemble des documents stockés, en recherchant chaque mot et chaque expression. Cette approche assure une pertinence maximale des résultats, facilitant ainsi la localisation rapide et précise des informations recherchées. De plus, cette fonctionnalité élimine la nécessité de connaître les termes exacts ou les métadonnées associées aux documents, rendant la recherche plus intuitive et accessible à un plus large éventail d’utilisateurs.

En outre, elle favorise une analyse approfondie et une découverte proactive de connaissances, en permettant la détection de relations ou de tendances non évidentes à partir du contenu textuel. Elle optimise également l’efficacité opérationnelle en réduisant le temps nécessaire à la localisation des informations, ce qui se traduit par une productivité accrue et une prise de décision plus informée. Grâce à elle, c’en est fini les recherches dans des classeurs ou des boîtes d’archives ! Elle apporte un confort immense aux utilisateurs.

Cette GED DocuWare offre également un gain de temps colossal. L’information étant désormais centralisée, il suffit de quelques clics et de quelques secondes pour disposer d’un document. Auparavant, il fallait se déplacer et cela prenait beaucoup plus de temps.

Enfin, cette GED permet de limiter la manipulation du papier, mais aussi les impressions, les copies, les envois postaux, etc. Elle garantit ainsi une réduction tangible des coûts en consommables (encre, papier, etc.) et des frais d’expédition. Ce qui n’est pas négligeable pour un groupe comme GICA qui entend aussi œuvrer pour un fonctionnement plus vertueux.

“Nous sommes en train de chiffrer ce que coûte réellement ce fonctionnement papier, afin que nous disposions d’indicateurs concrets pour prioriser nos axes d’amélioration”, note Nacer Yanes.

Et demain ?
Une fois cette phase pilote validée par les différents services, la GED DocuWare sera étendue à l’ensemble du groupe.

“Au sein de la DSI, nous sommes devenus des experts de la question et nous sommes aujourd’hui les principaux relais pour démocratiser les usages de DocuWare et en faire l’outil de travail de référence de tous les collaborateurs du groupe”, conclut Nacer Yanes. “Et même si nous n’en sommes pas encore à un fonctionnement “zéro papier”, c’est ce vers quoi nous tendons. Voilà pourquoi nous insistons sur la formation et la communication en interne pour inciter les collaborateurs à utiliser la GED DocuWare et en faire leur réflexe au quotidien”.

L’extension de la GED DocuWare à l’ensemble du groupe GICA, assortie de l’intégration prochaine d’un module de workflow permettant d’automatiser certains processus clés, représente une avancée significative dans la modernisation et l’optimisation des opérations du groupe. En automatisant certaines opérations récurrentes, la GED DocuWare pourra, en effet, libérer du temps précieux pour les collaborateurs, qui pourront se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. SG Software accompagnera le groupe dans ces prochaines étapes.

En centralisant l’ensemble des informations au sein d’une plateforme unifiée, la GED favorise également la collaboration inter-services et inter-sites, la cohérence des données et une meilleure gouvernance documentaire. In fine, ce déploiement de la GED à l’ensemble du groupe constitue un puissant levier pour augmenter son efficacité, sa transparence et sa compétitivité.

by GDExpert

Coris Bank International

Coris Bank International, une institution financière renommée au Burkina Faso, occupe une place de choix dans le secteur bancaire de l’Afrique de l’Ouest. Fondée en 2008, cette banque s’est imposée comme un acteur clé du développement économique du Burkina Faso, en proposant des solutions bancaires innovantes et en favorisant l’inclusion financière.

Aujourd’hui l’établissement compte plus de 700 collaborateurs répartis dans 62 agences à travers le pays et son siège social implanté à Ouagadougou. Elle rayonne également dans d’autres pays d’Afrique de l’Ouest, comme le Mali, le Bénin, le Togo, la Côte d’Ivoire ou encore le Sénégal.

Coris Bank International s’engage à rester à la pointe de la technologie bancaire aussi bien pour ses clients, grâce à des outils digitaux facilitant l’accès aux services financiers, que pour ses collaborateurs afin de simplifier leur quotidien et d’accélérer leurs processus de travail.

Coris Bank International place depuis toujours l’inclusion financière au cœur de sa mission. Elle a développé des produits financiers adaptés aux besoins variés de la population, qu’il s’agisse de petits épargnants, de micro-entrepreneurs ou de grandes entreprises. La banque s’efforce d’atteindre des segments de clientèle sous-bancarisés, jouant un rôle essentiel dans la lutte contre la précarité. La force de Coris Bank International réside toutefois dans l’accompagnement des PME avec des offres commerciales spécifiques et une force de vente dédiée. L’institution met un point d’honneur à aider toutes les entreprises qui se heurtent à la rigidité des banques classiques et qui ne peuvent pas bénéficier de leur appui. Elle accompagne aujourd’hui plus de 500 000 clients, particuliers comme professionnels.

Les enjeux

Depuis 2016, Coris Bank a entrepris un grand chantier de digitalisation. “Et il fallait bien commencer par un processus spécifique, indique Namwinbelè Modeste SOME, Responsable du Département de l’Organisation et des Projets au sein de l’établissement. Nous avons choisi de démarrer par les dossiers de crédit aux particuliers”.

Un appel d’offres a donc été lancé et plusieurs solutions nous ont été présentées. “Après une étude minutieuse, c’est la proposition de GEDOC-CI combinant leur solution de GED/Workflow, le logiciel Kodak Capture Pro et les scanners Kodak Alaris qui nous a semblé la plus pertinente”, ajoute le responsable.

Auparavant, il s’agissait d’un pur processus papier avec des dossiers imprimés, remplis à la main et envoyés par voie postale. Les agences étaient toutefois autorisées à numériser certaines demandes avec des scanners et à les envoyer en pièces jointes par mail afin que la décision soit plus rapide. Mais le stockage n’était pas centralisé et les documents n’étaient pas correctement indexés, ce qui a fini par créer un vrac numérique au sein duquel il était très compliqué de trouver la bonne information.

Voilà pourquoi Coris Bank International a fait de la dématérialisation de ses dossiers de crédit aux particuliers, la première étape d’une digitalisation plus large de ses processus.

Le choix de Kodak Capture Pro

Désormais, les documents nécessaires à la constitution du dossier de crédit sont scannés et convertis en PDF grâce à Kodak Capture Pro. “Nous avons mis en place une liste de QR Codes qui permettent de reconnaître automatiquement les documents numérisés (document d’identité, justificatif, formulaire, etc.).

Pour un document d’identité par exemple, il suffit de poser la feuille du QR Code sur le document d’identité et d’introduire le tout dans le scanner Kodak Alaris. Le logiciel reconnaît alors automatiquement le document (grâce au QR Code) et est directement injecté dans l’emplacement dédié au sein de la GED. L’avantage c’est que cette numérisation peut aussi se faire par lot, afin de gagner du temps. L’articulation de Kodak Capture Pro et de la solution de gestion électronique de document nous a beaucoup plu et constitue une vraie valeur ajoutée pour nos conseillers”, confirme le Namwinbelè Modeste SOME.

Les bénéfices

Toutes les agences du réseau Coris Bank International sont donc équipées de scanners Kodak Alaris mis en réseau et associés à des licences Kodak Capture Pro. Tous les conseillers ont d’ailleurs l’obligation de dématérialiser les dossiers de crédit qui peuvent contenir chacun jusqu’à 50 pages. Et les demandes d’octroi sont quotidiennes, et concernent aussi bien les particuliers que les professionnels.

“Nous sommes particulièrement satisfait de la qualité de cette solution et travaillons maintenant à la formation des utilisateurs, précise le responsable, car Coris Bank International se développe, recrute et souhaite s’assurer que ses collaborateurs sont correctement formés”. L’établissement a également mis en place une assistance technique de premier niveau pour répondre aux éventuels problèmes.

L’association des scanners Kodak Alaris et de Kodak Capture Pro a permis à Coris Bank International d’accélérer le traitement de ses dossiers de crédit. Mais d’autres bénéfices sont à mettre au crédit de cette solution dont :

Une réduction du temps nécessaire à la numérisation (de 10 minutes auparavant à quelques secondes aujourd’hui).
La qualité de la numérisation. Un élément important pour disposer de documents toujours propres et lisibles.
Une indexation plus fine des documents, ce qui facilite la recherche ultérieure.
L’efficacité et la rapidité d’accès aux documents stockés dans Docubase.
Une réduction des demandes de consultations des dossiers au niveau des archives.

“Nous voulons désormais tout dématérialiser, poursuit Namwinbelè Modeste SOME. Voilà pourquoi nous avons aussi installé des scanners grande capacité dans la salle d’archives afin de numériser le stock existant. Notre objectif est à la fois de réduire l’espace occupé par les archives papiers, mais aussi de pouvoir détruire certains documents dans le respect des contraintes légales, tout en conservant leurs versions numériques”.

Et demain ?

Ce projet de dématérialisation des dossiers de crédit s’est, depuis, étendu à d’autres pans de l’activité de la banque, à savoir les dossiers individuels du personnel, ou encore les documents de comptabilité et les ouvertures de comptes.

“Tout cela s’est fait au fil des années depuis 2016, avec les avantages que cela comporte, à savoir moins de documents papiers à échanger et à manipuler, une consultation beaucoup plus rapide des dossiers puisque nous n’avons plus besoin désormais d’aller rechercher des documents dans notre salle d’archives”, conclut le responsable.

La gestion du courrier entrant, elle, n’a pas encore été intégrée dans ce chantier de digitalisation, et s’appuie sur une solution développée en interne, basée sur un moteur de workflow et couplée à SharePoint.

Les prochains développements concernent l’utilisation de la fonction OCR de Kodak Capture Pro afin de pouvoir extraire automatiquement les informations présentes dans les documents et la digitalisation des dossiers de crédit pour les entreprises. “Nous travaillons actuellement sur le workflow, avant de mettre cela en production et de poursuivre l’utilisation de Kodak Capture Pro…”.

by GDExpert

BNI Côte d’Ivoire

Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire

Organisme financier incontournable dans le développement économique, la Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire possédait près de 50 ans d’archives lorsqu’elle s’est engagée dans sa transformation numérique, il y a un peu plus d’une dizaine d’années.

“En amont de la mise à disposition des éléments numérisés, la BNI a choisi la solution de numérisation Kodak Capture Pro pour sa rapidité, son efficacité, et son intelligence particulièrement adaptée aux nombreux besoins quotidiens de numérisation auxquels nous faisons face.”

Organisme financier dédié au développement économique de la Côte d’Ivoire depuis plus de 60 ans, la Caisse Autonome d’Amortissement devient en 2004, et selon une dénomination plus en adéquation avec ses nouvelles orientations, la Banque Nationale d’Investissement (BNI).

Cette Société d’Etat est, comme elle le définit elle-même, “strictement réservée à tout le monde” et proche de ses clients. Combinant les avantages d’une banque ouverte à la fois aux entreprises et aux particuliers, elle est l’interlocuteur privilégié qui accompagne ses clients dans les défis parfois complexes du développement économique en Côte d’Ivoire.

Enjeux

“Les quatre métiers de la BNI sont l’investissement, le refinancement, le conseil, et la gestion d’actifs pour environ 20 000 clients, particuliers et entreprises, qui sont au cœur de nos préoccupations.
Si l’un de nos enjeux est de mettre rapidement à disposition de notre clientèle une gamme de produits et services dont le traitement des données doit être effectué rapidement, nous avions besoin, en amont, d’un logiciel et de scanners professionnels, rapides et très efficaces tout au long du process de capture et ensuite, dans la recherche de documents par exemple. Il ne suffit pas de numériser les documents, encore faut-il que le logiciel de traitement soit bien pensé pour que les documents soient indexés intelligemment et ensuite être retrouvés facilement. Auparavant, les documents étaient rangés aux archives et, à la demande, on partait les chercher. Cela pouvait prendre des jours, voire des semaines ! ”
La BNI poursuit en parallèle une politique d’extension de son réseau d’agences sur tout le territoire national, d’Abidjan aux villes de l’intérieur du pays. Chaque année, la couverture réseau de la banque s’accroît pour délivrer un service vers plus de qualité et de proximité.
C’est le second enjeu de sa transformation numérique : “que les moyens mis à disposition, y compris la capture de données, soient les mêmes en termes de fiabilité, de rapidité, de sécurité, de formation, etc. dans toutes les agences et pour tous les agents qui en ont la nécessité et l’usage tout en conservant un niveau maximum de sécurité.”

Le Choix de Kodak Capture Pro

La BNI a fait des choix de haute qualité, que ce soit dans le matériel de numérisation, dans les progiciels, et dans l’accompagnement/formation proposé par le prestataire qu’elle a retenu.

“Nous voulions une solution puissante, précise et fluide. Il n’y en a pas tant répondant vraiment à ces critères, surtout quand la disponibilité du prestataire sur l’ensemble du process est ajoutée dans le cahier des charges !
Pour ma part, je suis arrivé bien après que la solution ait été mise en place, mais je la vois évoluer depuis 4 ans. Kodak propose de nouvelles fonctionnalités régulièrement, toujours plus intelligentes et adaptées à nos attentes. De la possibilité de marquer les images à supprimer, à l’indexation avancée, en passant par l’extraction intelligente, nous avons la réponse à nos principaux besoins. C’est la fonction de scan et d’indexation que nous utilisons le plus.
La solution Kodak Capture Pro a été choisie sur proposition du prestataire après appel d’offres comme étant la plus adaptée à notre configuration et à nos usages, ceux de l’époque, ceux d’aujourd’hui, et avec la capacité d’évoluer avec le temps selon notre propre développement.
Quant au choix du prestataire et intégrateur GEDOC CI, comme indiqué précédemment, il s’est fait sur sa capacité à être disponible et à couvrir le process de bout en bout, depuis la préparation/scannerisation à l’injection dans le système.
Au-delà de la haute qualité des outils, c’est particulièrement agréable de disposer d’une solution de capture intelligente et d’un référent IT unique chez un prestataire qui répond rapidement à nos demandes, s’adapte avec créativité à nos spécificités et comprend les enjeux de nos ambitions.”

Bénéfices

Les bénéfices

Le principal bénéfice de la solution Kodak Capture Pro pour la BNI réside dans sa capacité d’indexation et d’extraction automatique. Couplé avec une solution de Gestion Electronique de Documents dont ils disposaient déjà, Kodak Capture Pro a permis un travail fin dans le but d’améliorer les performances de recherches. Des champs pré-paramétrés peuvent être définis pour permettre d’indexer et numériser les documents plus rapidement afin d’en extraire automatiquement les données importantes.
“J’en parlais précédemment, retrouver un document rangé aux archives pouvait prendre des semaines auparavant. Nous n’osions imaginer une solution qui nous permette de les obtenir quasi instantanément !
Nous avions besoin d’automatiser le processus d’extraction, de classification et d’indexation de nos données qui provenaient de sources très diverses pour gagner en rapidité et en efficacité. Une fois les champs correctement paramétrés, les collaborateurs de l’atelier chargé de numériser les documents peuvent désormais traiter plus de dossiers en travaillant de façon plus souple et plus détendue, et consacrer le temps gagné à d’autres tâches.
Une dizaine de personnes utilisent au quotidien la solution Kodak Capture Pro via des pools de numérisation répartis en ateliers de 5 à 6 personnes. Les ateliers sont constitués de postes dotés de scanners Kodak Alaris.
Les documents scannés sont stockés dans un répertoire partagé.
Les autres postes de l’atelier se connectent à ce répertoire pour lancer l’indexation puis l’injection dans la base.
Pour faciliter leur activité, nous avons créé une interface avec le core-banking qui complète les champs des formulaires d’indexation à partir de la racine du compte client, ou de la référence de l’opération comptabilisée dans le cas des crédits particuliers et entreprises.”

Pour mobiliser des ressources en direction de programmes sectoriels jugés prioritaires, la BNI assure également, pour le compte du gouvernement de Côte d’Ivoire, la gestion déléguée de fonds nationaux composés de prêts et d’investissement. Là encore, pour être la banque de tous, la BNI déploie son énergie à améliorer le quotidien de ses clients.

“La GED mise en place il y a une dizaine d’années était un outil nécessaire suffisamment solide pour permettre de traiter une importante quantité de données, suffisamment souple pour évoluer en fonction des besoins et des attentes, et suffisamment intuitif pour être utilisé facilement par nos collaborateurs. Là encore, la qualité du travail de numérisation effectué en amont détermine pour une très grande part l’adéquation aux objectifs de la suite, l’indexation, la recherche, etc.
Quand il y a quelques années un atelier de 6 personnes pouvait traiter 80 dossiers par jour, aujourd’hui ce sont en moyenne, et toujours par jour, environ 350 à 450 dossiers qui sont scannés.
Dans certains cas précis, nous pouvons même éviter de redemander à nos clients des éléments déjà en notre possession. C’est aussi un gain de temps et un facteur de satisfaction pour eux !”

Et demain ?

Demain se résume presque sous forme de devise : à chaque problème, une solution pérenne.

“Si nos scanners ont une puissance remarquable, je me suis aperçu que nous n’en n’exploitions pas toute la puissance car nous n’utilisons sans doute pas toutes les innombrables possibilités offertes par la solution Kodak Capture Pro. Dans l’avenir, nous allons donc continuer à nous former pour utiliser au mieux ces possibilités et tirer le meilleur parti des outils dans lesquels nous avons massivement investi.
Nous avons de grandes ambitions pour élargir nos usages et le nombre de collaborateurs qui les utilisent. Je suis confiant, à ce jour et sans exception, à chaque problème une solution pérenne a été trouvée par notre prestataire pour nous accompagner dans notre progression ! Rendez-vous donc quand toute notre activité sera digitalisée et que tous nos agents utiliseront l’outil de capture Kodak ! ”

by GDExpert

GAM Assurances

Composée d’un réseau de 210 agences
employant de plus de 400 économistes et experts des risques répartis sur l’ensemble du territoire algérien, la GAM, qui effectue la gestion des risques à proximité des lieux d’habitation ou d’implantation de ses clients, a rencontré récemment la nécessité d’internaliser sa GED.

“Passer d’une GED externalisée à une GED gérée en interne n’est pas de prime abord chose aisée. Ce fut finalement plus facile et plus rapidement productif que nous
l’estimions. En application depuis exactement un an, OnBase présente des résultats déjà très prometteurs qui ne demandent qu’à être dupliqués à l’ensemble de nos services. ”

— Youcef Setti, Manager Infrastructure et Sécurité GAM Assurances

GAM Assurances — pour Générale Assurance Méditerranéenne, est une compagnie algérienne qui adresse des opérations d’assurances de dommages à l’ensemble du marché Algérien, des particuliers aux professionnels, tous secteurs d’activité confondus.
Agréée par le Ministère des Finances en juillet 2001, elle est rachetée en 2007 par un groupe d’investissement américain, puis en 2020 par un groupe familial algérien qui exerce dans des secteurs d’activité variés depuis plus de 50 ans.

En 2021, la GAM a donc célébré ses 20 ans d’activité.

GAM Assurances est en outre la première assurance Takaful* sur le marché algérien à avoir obtenu l’agrément de l’Autorité Charaïque Nationale de la Fatwa pour l’Industrie de la Finance Islamique auprès du Haut Conseil Islamique.

Elle gère les fonds des participants en organisant la collecte, l’investissement et l’indemnisation des sinistres, dans l’intérêt commun de tous les participants. En cas de perte, si le montant des indemnisations est supérieur à celui des ressources, la GAM accorde par exemple un prêt sans intérêt au fonds des participants.

*L’assurance Takaful est un principe qui consiste à se garantir mutuellement en respectant les trois interdits fondamentaux que sont le hasard, les intérêts et la spéculation.

Enjeux

Amélioration des process métier

Avec un service client reconnu comme particulièrement professionnel, notamment élu meilleur service client deux années consécutives en 2021 et 2022, les efforts de digitalisation, de transformation numérique et d’innovation devaient non seulement permettre une meilleure gestion en interne, mais contribuer à augmenter l’efficacité visible auprès des clients, tout en restant conforme au statut d’assureur Takaful.

« Après constatation de quelques insuffisances dans notre ancien fonctionnement, l’enjeu principal de notre démarche de transformation numérique était d’optimiser nos processus métier.
Nous avions clairement conscience qu’avec une GED externalisée, les délais de traitement étaient beaucoup trop longs, et les risques d’erreur beaucoup trop importants.
Nous faisions, entre autres, face à un problème précis : quand il s’agissait de réunir tous les documents, en cas de contestation lors d’un sinistre par exemple, il arrivait fréquemment qu’un document soit manquant, ou bien qu’il ne soit pas signé par les deux parties, ce qui nous portait systématiquement préjudice. Le cas ne se rencontre désormais plus aujourd’hui. Tous les documents sont centralisés et signés pour chaque dossier, quelle que soit l’agence qui traite le dossier ou le sinistre. Ils sont facilement localisables, exportables, partageables sans risque d’erreur ni de perte.”

Le choix d’OnBase

Globalement, une excellente décision

En 2020, après le rachat de la GAM, la nouvelle direction a souhaité internaliser la GED et accélérer leur transformation numérique pour fluidifier les tâches en interne, et accroître la qualité du service client.

“Après avoir étudié d’autres solutions possibles qui répondaient à nos critères financiers et techniques, dont celui essentiel de pouvoir gérer les serveurs sur le territoire algérien — la législation algérienne ne permettant pas d’envoyer de données nationales dans un cloud étranger — notre choix s’est porté sur OnBase. D’une part parce que c’est la solution qui a obtenu la meilleure pondération, d’autre part pour les performances de l’outil, et enfin pour les qualités professionnelles de GDExpert ainsi que de son partenaire local SG Software, qui est un intégrateur ECM reconnu, fiable et disponible sur l’ensemble du territoire national. ”

La mise en application étant récente, la GAM n’a pas encore gagné d’espace de stockage, puisqu’en renonçant à l’externalisation de sa GED, la décision a été prise de rapatrier tous les documents dans leurs locaux.
Depuis le choix d’OnBase, les documents sont intégrés en commençant par le passif pour insérer au jour le jour les contrats d’assurance, les documents personnels, les procès-verbaux d’expertises de sinistres, les jugements etc.

Le passif en cours d’intégration est de l’ordre de 20 000 boîtes d’archives.“Pour l’instant, nous n’avons pas encore changé d’organisation mais nous disposons désormais de beaucoup plus de KPI de contrôle de résultat grâce aux workflows souscrits.”

Bénéfices

Les bénéfices

Désormais, tout est en ordre.

Auparavant la GAM traitait ses dossiers par email.

Lorsque la GED était externalisée, la personne en charge d’un dossier demandait les documents au prestataire externe. Ils lui étaient envoyés et elle les intégrait au dossier qui circulait par email d’intervenant en intervenant.
“ Engagé il y a un an, le nouveau processus a constitué tout d’abord à digitaliser la gestion des créances. Par exemple, lorsqu’une entreprise souscrit une assurance dont le montant est important, elle le règle avec des tranches de paiement. Autrefois, l’ensemble était géré par des papiers physiques avec les risques de perte ou d’erreur évoqués précédemment. En digitalisant et en le faisant par nous-même, la procédure est enfin totalement respectée, les délais sont raccourcis et respectés. Désormais, tout est en ordre.”

“La liste et le détail des bénéfices seront certainement plus importants dans quelques mois car nous avons mis OnBase en application il y a seulement un an, en août 2021, mais nous sentons déjà très nettement la différence entre cette époque-là et aujourd’hui.

Les interactions entre les différents intervenants internes se sont accrues en bonne intelligence. Elles sont d’une fiabilité et d’une précision à toute épreuve. Grâce à notre nouveau système d’information en clustering, notre gestion des sinistres est tellement plus rapide, plus sécurisée et plus efficace que nous en faisons un argument marketing.”

Et demain ?

Exploiter la GED en temps réel

“Les documents gérés sont uniquement ceux utilisés dans les workflows. En parallèle, une reprise du passif des dossiers dans la GED est en cours, avant de lancer la GED en production pour les nouveaux dossiers.
Aujourd’hui, nous traitons 300 à 400 documents/jour parce que nous n’avons pas encore totalement lancé la GED, mais demain et à terme ce seront des milliers quotidiennement.”
L’exploitation de la GED en temps réel sera lancée par la GAM dés finalisation du passif, prévue à partir d’octobre 2022.
Rendez-vous dans quelques mois pour la suite de cette étude de cas !

by GDExpert

DGMP - Direction Générale des Marchés Publics

DGMP

En évolution continue depuis 1999, le système des marchés publics de Côte d’Ivoire est le fruit de plusieurs grandes réformes successives qui ont abouti à son haut niveau de compétence grâce à une transformation numérique menée, et réussie, par étapes.

“La première solution de GED que nous avions retenu ne nous satisfaisait pas. Nous avons donc cherché une autre solution, plus solide, plus étoffée, qui résolve efficacement les problèmes précédemment rencontrés. Avec OnBase nous avons enfin le bon niveau de stockage, des scanners adaptés faciles à maintenir, et un accompagnement disponible et fiable.”

La Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) de Côte d’Ivoire est héritière de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCM) créée en 1968, puis devenue, en 1985, avec l’élaboration et l’adoption du code des marchés publics, la Direction des Marchés (DMP).

C’est en 2019, qu’elle prend le nom de Direction Générale des Marchés Publics (DGMP), désormais organisée par l’arrêté N°0004/MBPE/DGMP du janvier 2021, permettant ainsi le transfert des compétences traditionnelles de la Direction des Marchés Publics à de nouveaux acteurs par la déconcentration et la décentralisation de la fonction marché.

Le service de la documentation de la DGMP est rattaché à la sous-direction de la Formation et de la Documentation. Son activité se divise en deux axes : la gestion documentaire physique et la gestion électronique des documents.

Concernant la gestion documentaire physique, les missions se résument principalement à réceptionner ou verser les archives physiques des marchés approuvés ; à vérifier les documents à enregistrer dans la base ; à trier et détruire des archives qui ne sont plus d’utilité publique ; à organiser la conservation des documents qui le sont.

La gestion électronique des documents concerne plutôt la préparation physique des documents à numériser, distribuer et sauvegarder ; elle renseigne différents types de documents dont les formulaires marchés ; elle indexe des mots-clés et les classe dans la base GED ; importe des numéros du bulletin officiel des marchés publics (BOMP) dans la base de données ; indexe les courriers ; et gère électroniquement les fichiers qui peuvent l’être.

La plupart de ces données est destinée à fluidifier les missions de l’ensemble du personnel de la Direction générale et à être accessibles en temps réel aux acteurs externes des marchés publics dont les autorités contractantes, les maitres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage privés, ou encore les cellules de passation des marchés publics.

Enjeux

“L’enjeu principal depuis sa création est de parvenir à un système des marchés publics toujours plus performant, plus transparent, et toujours mieux accessible en centralisant et sauvegardant l’information pour faciliter l’accès aux données traitées et stockées dans la base.”

A l’origine, la gestion des archives physiques était confiée à des personnes non spécialistes dotées d’équipements non conformes aux normes archivistiques. C’est en août 1999 qu’un spécialiste est recruté par la Direction des Marchés Publics pour organiser les archives de la Direction.

En 2000, un projet de réorganisation des archives a été initié et a abouti à la création du Service des Archives et de la Documentation. En 2007, un chef de service des Archives et de la Documentation est nommé pour porter le, service et le faire évoluer.

Un premier projet d’acquisition d’un système électronique des documents et d’autonomisation des processus métiers par la Direction Générale des marchés publics prenait en compte tous les documents produits et reçus par toutes entités de la Direction générale dans le cadre de la réalisation de ses missions. Les documents étaient composés d’archives techniques (les marchés approuvés et tous les documents y afférents) et les archives administratives de la Direction Générale.

Après avoir constaté de graves insuffisances dans la gestion documentaire, la Direction des Marchés Publics, sur proposition du Chef de service des Archives et de la Documentation, initie le projet aujourd’hui encore poursuivi par la DGMP.

Le choix d’OnBase

En 2006, un système intégré de gestion des marchés publics est retenu et mis à disposition du service des Archives et de la Documentation.

“Après formation des agents, le logiciel est mis en exploitation, mais à l’usage, beaucoup trop d’insuffisances sont constatées : la faible capacité de stockage des documents, les pannes fréquentes du scanner et les difficultés des techniciens en charge d’en assurer le bon fonctionnement. Cela nous conduit à chercher une nouvelle solution capable de résoudre de façon satisfaisante ces insuffisances. Après une consultation restreinte de cinq prestataires, la commission dirigée par des spécialistes de la GED retient OnBase sur la base de l’offre à la fois conforme à nos attentes et financièrement la moins disante.”

Bénéfices

Les bénéfices

Plusieurs équipes sont en charge de la gestion et du fonctionnement de la solution, mais les bénéfices sont globalement les mêmes, que ce soit pour les archivistes qui traitent les informations et les mettent à la disposition des utilisateurs, les informaticiens qui assurent la gestion technique de l’outil, ou les acteurs et personnels de la DGMP qui consultent les informations centralisées dans la base : “le système est fiable et facile à maintenir, la recherche documentaire est fluide et intuitive, l’accès en ligne est facile, et l’information est très rapidement disponible en temps réel. ”

“Mais là où nous gagnons le plus de temps, c’est dans la recherche documentaire en vue de la mise à disposition de l’information recherchée : avec l’information centralisée dans la base de données après la numérisation, enregistrée et indexée. C’est toujours un moment de magie quand elle est accessible en temps réel !”

Et demain ?

“Grâce aux bons résultats obtenus, nous avons opté pour la centralisation de toutes les informations de la Direction Générale.
C’est-à-dire que nous souhaitons étendre la solution à tous les services et à tous les documents produits et reçus de la Direction Générale.
C’est vous dire si nous en apprécions les bénéfices et si nous avons confiance dans la solution OnBase et dans les capacités de GDExpert et son partenaire Socitech Business Solutions à accompagner dans le temps l’intégralité de notre transformation numérique !”

by GDExpert

ONEP Office National d'Eau Potable de Côte d'Ivoire

L’Office National de l’Eau Potable (ONEP) est une société d’état ivoirienne chargée de la gestion de l’eau potable au capital de 150 millions de FCFA et soumis à l’Acte uniforme portant organisation des sociétés commerciales et groupement d’intérêts économiques de l’OHADA, Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.

L’accès de tous à l’eau potable !
Placé sous la tutelle technique du Ministère de l’Hydraulique et la tutelle financière du Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat, l’ONEP a pour objet principal d’accompagner l’État et les collectivités Territoriales dans l’accès à l’eau potable pour l’ensemble de la population. L’office national gère également les patrimoines publics et privés de l’État dans le secteur de l’eau potable.
GDExpert a recueilli le témoignage de M. Bakayoko Boikhey, responsable de la Gestion Documentaire de l’ONEP.

Enjeux

La transformation numérique de l’ONEP cristallise plusieurs enjeux dont les deux principaux sont :
– d’une part un flux très important de documents qui croit de façon exponentielle. Les clients de l’ONEP sont en effet nombreux : outre ses ministères de tutelle, il s’agit de la totalité de la population ivoirienne (particuliers, entreprises, organisations etc.) qui a accès à l’eau potable !
“Dans un premier temps, nous avions urgemment besoin d’une solution pour gérer les nombreux flux documentaires de façon beaucoup plus fluide, et de créer des flux pour la gestion des courriers entrants, des courriers sortants, et des échanges internes.”
– et d’autre part, anticiper l’évolution de la structure.
A ce jour l’ONEP n’a pas encore de concurrent direct, mais l’Etat est en train d’ouvrir le marché à la concurrence pour permettre aux différents acteurs du secteur d’intervenir sur toutes les parties du territoire.
“Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.”

Le choix d’OnBase

“Le constat était simple : nous avions trop de flux documentaires, trop de dossiers, trop de courriers, beaucoup de papier, sans aucune possibilité de réduire ces flux qui augmentent toujours. De plus, dans une structure étatique, nous avons des obligations de conserver les documents.
Il nous fallait donc une solution simple mais robuste, facile à mettre en place mais capable de gérer des situations complexes. »

La mise en place de la solution OnBase et l’adhésion que rencontrent la transformation numérique de l’ONEP ont fait école. L’Office National de l’Assainissement et du Drainage (ONAD) s’est également tourné vers cette solution pour sa gestion documentaire qui comporte des points communs avec les spécificités et les enjeux de l’ONEP.

Bénéfices

Le projet s’est mis en place en deux phases :
« Tout d’abord, il a fallu définir nos besoins dans un appel d’offres à marché public, en les dimensionnant de façon à pouvoir s’adapter aux évolutions du secteur de l’eau potable.
Ensuite, une fois OnBase retenue comme solution, nous l’avons mise en place dans nos services en suivant la feuille de route établie avec les équipes du prestataire.”

L’ONEP, qui ne disposait pas réellement d’archiviste, a ouvert un poste et recruté une personne dévolue à cette fonction essentielle dans la réussite de leur transformation numérique. L’archiviste a conduit la partie fonctionnelle, tandis que les équipes informatiques du partenaire l’accompagnaient dans la gestion des parties techniques.

“Le projet, initié par la direction des études et de la planification, s’adressait au personnel de trois autres services. Ensuite, au fur et à mesure que nous avancions dans le déploiement, il a été élargi pour absorber tous les documents, avec un accompagnement dans la formation des personnels concernés, tout en aidant à la mise en service de scanners pour parachever la maîtrise totale de la gestion des documents.”

Et demain ?

“Une fois la phase actuelle maîtrisée par toutes les personnes amenées à l’utiliser, et une fois que nous aurons réussi à atteindre l’objectif zéro papier, nous pourrions arriver à la signature électronique pour authentifier un certain nombre de documents.”
La solution OnBase est un réel progrès qui s’appuie sur des développements qui ont fait leurs preuves, surtout quand tout le monde participe pour que ce soit un succès. La qualité de l’accompagnement est aussi fondamentale.

“Notre partenaire, la Société de Gestion et de Concept en Informatique (SGCI) est un véritable intégrateur de solution. Ils ont en effet su déployer et paramétrer tout le projet en s’adaptant pour tout ce qui concerne les parties techniques. Ils nous ont aidé à monter en compétences en expliquant les bonnes pratiques pour modifier les mauvaises habitudes qui freinent l’adoption des changements. Cela facilite le travail de changer ses habitudes pour aller vers le mieux.”

Nous ne saurions mieux dire !

by GDExpert

CHAABI LLD

CHAABI LLD est une entreprise créée en 2004 dont la promesse réside dans sa base-line : la location longue durée en toute simplicité.
Société anonyme à conseil d’administration de droit marocain, elle offre à ses clients, des PME, de grandes entreprises, et des administrations, des solutions de location longue durée de flottes de véhicules utilitaires et particuliers dont le tonnage est inférieur à 3.5 tonnes.
Filiale du Groupe Banques Populaires, CHAABI LLD bénéficie de deux atouts décisifs : l’appui d’un groupe puissant, et le savoir-faire d’une équipe de professionnels.
Confrontée à une demi-douzaine de concurrents sur son territoire et ses cœurs de métier, l’entreprise se démarque par une grande qualité d’écoute et un très haut niveau de service.
Dans le quotidien, l’entreprise CHAABI LLD doit gérer les données relatives aux flottes de véhicules loués, celles afférentes à ses clients, et celles propres à l’entreprise.

Enjeux

Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD depuis 2018 qualifie elle-même son entreprise “d’entreprise de paperasse” !

“Avec la gestion des dossiers de près de 600 clients et 9 000 véhicules loués sur des périodes allant de 4 à 5 ans, il faut gérer des milliers de données de tarification, facturation clients et fournisseurs, gestion des entretiens, documents de bord, de cession, des contraventions – la liste des documents attachés à chaque dossier est longue, à laquelle s’ajoutent les activités habituelles d’une entreprise qui emploie plus d’une cinquantaine de personnes. ”

Il fallait donc rapidement trouver une solution d’automatisation, de digitalisation, et d’archivage qui puisse ensuite être étendue aux différentes activités et services de l’entreprise.

Les enjeux étaient donc de simplifier les accès aux documents, assurer leur traçabilité, automatiser leur traitement, et les archiver selon des critères facilement compréhensibles par toutes celles et ceux qui devraient ensuite utiliser ces documents.

Le choix d’OnBase

Lorsqu’Asmaa Hari propose au groupe Banques Populaires l’adoption d’une solution de dématérialisation et de gestion documentaire, elle réalise son propre benchmark en interrogeant directement les clients qui utilisent les 4 ou 5 solutions qu’elle a au préalable repéré.

Ses critères sont à la fois simples et rigoureux : les développements possibles, le workflow, les prestations proposées.
“ Je m’arrête rapidement sur OnBase qui répond à 99 % de ma problématique !

La solution est particulièrement flexible, évolutive à 360°, adaptable à mes ERP, ouverte avec une grande variété d’API et surtout, GDScan, filiale de GDExpert, partage nos préoccupations d’écoute client et de sens du service. La grande disponibilité et le profil de notre interlocuteur, qui est aussi compétent commercialement que techniquement, a fait aussi rapidement la différence avec les autres solutions.”

— Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD

C’est donc tout autant une solution qu’un prestataire partenaire qui a été choisi.

Bénéfices

“Piloter la direction d’une GED, c’était pour moi avec l’objectif non seulement de gagner du temps, mais surtout de ne pas en perdre !

Nous sommes passés du tout manuel à l’automatisation. Avant, quand on avait besoin d’info, il fallait faire appel à un archiviste – avec comme corollaire les temps d’attente pour accéder à des informations, qui en bout de course, n’étaient pas ou plus forcément disponibles. Avec la survenue de la Covid, le télétravail s’est accentué et le besoin d’accéder aux documents encore plus !

A l’origine destinée plus spécifiquement à la direction technique, la GED s’est retrouvée rapidement indispensable à presque tout le monde ! ”

En 2021, c’est la direction financière qui s’engage dans le processus pour la gestion des factures fournisseurs.

“Aujourd’hui, plus de 200 types de documents sont traités par nos différents services. Multipliez par le nombre de dossiers, vous aurez une idée vertigineuse de la masse de données traitées !”

Disponibilité de l’info, automatisation, et facilité de gestion, tout le monde y gagne, clients et collaborateurs.

“Plus de photocopies qui se perdent, on sait où est chaque document rapidement, qui l’a utilisé pour en faire quoi. Et de façon pragmatique, cela génère beaucoup moins de coût. Couplé avec un outil de capture, je peux exporter notifier etc. En plus, pas besoin de formation technique, c’est simple, rapide, et efficace.

En ce qui concerne la gestion des contraventions par exemple, nous avons quasiment gagné 2 jours de traitement par semaine ! Imaginez 1000 contraventions, scannées et injectées y compris dans l’extranet client, avec les copies indexées, le client notifié via le workflow !

C’est à peu près la même chose pour les factures fournisseurs. Nous avons gagné 2 à 3h par jour et par service !”

Et demain ?

“ A l’horizon 2025, d’une société de paperasse, nous avons pour objectif de passer à une société zéro papier dont tous les processus seront automatisés !”
CHAABI LLD a pour ambition de transposer l’automatisation de la gestion des données à tous ses services (financier, ressources humaines etc.) pour la plupart des tâches automatisables à accomplir. De quoi libérer du temps pour se consacrer plus encore à ce qui fait leur force : l’écoute et le service client.
L’équipe GDScan est très fière de les accompagner dans cet objectif ambitieux mais atteignable !

by GDExpert

LONACI

Loterie Nationale de Côte d'Ivoire

La LONACI a opté il y a 2 ans pour la solution OnBase. Jusqu’alors, l’archivage et la recherche des documents s’effectuaient manuellement. En choisissant cet acteur majeur de la dématérialisation à savoir « Onbase », la LONACI, qui traite une trentaine de courriers et importe près de 600 lots d’archives chaque jour, a totalement révolutionné sa gestion des archives et le traitement de l’information.

La Loterie Nationale a été créée par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme d’une loterie simple. L’exploitation et la gestion du concept ont été confiées à la Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI), société d’Etat constituée par le décret n°355 du 26 mars 1970

En 1980, à la faveur d’une réforme du secteur parapublic, la Société d’Etat est transformée en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique s’est avéré incompatible avec l’activité dévolue à la LONACI.

Le décret n°90/121 du 7 février 1990, fonde en lieu et place de l’EPIC, une Société d’Economie Mixte de type particulier dotée d’un capital social de 400 000 000 F CFA ainsi réparti : Etat de Côte d’Ivoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.

La Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI) offre la possibilité aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il s’agit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.

Enjeux

LONACI se devait de passer à la dématérialisation et de réduire drastiquement la masse de papier considérable traitée chaque jour. L’archivage se faisait de manière physique dans le dépôt d’archives, la recherche était manuelle et la transmission du courrier s’effectuait dans les différentes directions et services avec des parapheurs. Initié par la DSI (Direction des Systèmes d’Information), le projet (dans sa phase pilote) s’est donc essentiellement porté sur les documents de la Direction Financière et Comptabilité et le service courrier.

Le choix d’OnBase

L’arrivée, il y a 2 ans, d’un archiviste spécialisé ne suffisait pas pour mettre en place une solution d’une telle ampleur.

Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait déterminer les types de documents produits, valider la durée utilité administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait également définir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. C’est la SGCI qui s’est chargé des différents audits et de produire un document de cadrage.

LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :

Une sécurité de l’information garantie sur la plateforme
Un contrôle de l’accès aux données
La possibilité de modification et de classement des documents

Bénéfices

Aujourd’hui l’ensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour l’importation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour l’archivage numérique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considérable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de l’information. Les employés n’ont plus à circuler avec des parapheurs depuis l’automatisation de certaines tâches.

Plus besoin de fouiller dans les cartons d’archives. Avec cet archivage numérique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grâce au moteur de recherche.

Et demain ?

La formation et l’intégration de la solution se font par étapes. Les résultats probants, rapportés par la direction pilote de l’opération ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquées dans cette démarche, invitent désormais à étendre la solution auprès de tous leurs collaborateurs au siège comme en agence.

by GDExpert

Saham Assurance

Son histoire et son développement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourd’hui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur développement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier l’Inde, le Liban et la Malaisie.

C’est en 2018 que le groupe SAHAM cède son pôle finance à SANLAM. Un rapprochement stratégique permettant à SANLAM Assurance de devenir un assureur présent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable d’améliorer et de développer l’activité sur de nouveaux marchés. Ce qui est le cas notamment à Madagascar. Le groupe propose à la fois des produits d’assurance Vie et Non Vie. Plutôt orientée vers les entreprises, la filiale à Madagascar s’ouvre progressivement au marché des particuliers. À Madagascar, le marché de l’assurance représente aujourd’hui 1% du PIB, mais devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années du fait de l’éducation de la population aux produits d’assurances et à leur changement de comportement vis-à-vis des produits et services financiers.

La véritable valeur ajoutée de SAHAM Assurance repose sur un service de qualité, la diversité des produits et services proposés, une très grande réactivité notamment dans le traitement des sinistres et l’indemnisation. Le Groupe mise sur une capacité d’anticipation des évolutions du marché pour proposer des services innovants à ses clients.

Enjeux

Madame Joé Vinette, auditrice interne, chargée du contrôle, des plans d’audit, de l’analyse du risque et de la conformité en sein de l’entreprise, nous présente les enjeux de la dématérialisation et du nouveau système d’information.

Elle nous explique qu’elle a choisi la solution OnBase avec la même exigence et la même rigueur qu’elle applique à son travail au quotidien. Ce qui était important pour l’entreprise, c’était de favoriser la réactivité des services et être plus proche des clients. Il s’agissait aussi d’améliorer la communication interne et réduire les coûts liés au traitement des dossiers clients. Portée par la Direction générale, cette décision est le fruit d’une volonté du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximité des clients et la réactivité. C’est également le besoin d’être plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle méthode de travail grâce à l’outil OnBase. De la production à la comptabilité en passant par le service sinistre, toutes et tous ont été mobilisés pour s’approprier l’outil et enrichir leurs méthodes de travail.

Madame Vinette nous raconte qu’avant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.

Aujourd’hui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront également scanner les courriers clients pour garder une trace numérique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le début de l’année, l’entreprise ne traite plus de courrier papier.

Le choix d’OnBase

Les prérequis et critères de décisions ont été la fiabilité du système et la sécurité des données. Il fallait que l’outil puisse accueillir le plan de classement de façon numérisée. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels métiers.

Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce système. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.

… Le choix d’OnBase

Les raisons étaient qu’ils étaient recommandés par les SI, qu’ils bénéficient d’une grande expérience, que la qualité de service n’est plus à démontrer et surtout que la sécurité est leur point fort. Tous ces éléments ont été déterminants dans le processus de prise de décision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la célérité, la précision et la traçabilité documentaire.

Utilisation & bénéfices

Maintenant, tous les courriers sont numérisés et classés. C’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le système. Les utilisateurs se sont approprié l’outil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accélérer ce processus. Le temps gagné pourra être utilisé pour améliorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considérablement améliorer l’expérience client. ‘’L’entreprise pourra passer plus de temps à expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matière d’assurance’’ explique Mme Vinette.

Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec l’ensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines d’échanges par courrier se fait aujourd’hui dans la journée. C’est une véritable amélioration de l’efficacité et un gain de productivité.

‘’SAHAM Assurance c’est plus de 500 documents traités par jour, soit environ 10 000 documents traités par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire Intégrateur KEPLER-DIGITAL est facile à utiliser, elle est aussi très ergonomique. Le système est globalement très pratique, bien organisé et structuré.’’ précise Mme Vinette.

Cette solution pourra très certainement être étendue à l’ensemble des filiales du groupe.

by GDExpert

TOTAL ALGÉRIE

Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa réputation d’expertise et d’excellence, Total Algérie se devait d’accompagner la transformation digitale opérée dans tout le pays. Avec un volume considérable de documents traités chaque jour, Total Algérie, en choisissant cet acteur majeur de l’archivage, poursuit ses engagements en terme de dématérialisation.

« Aujourd’hui nous avons une solution d’archivage complète : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier

2 filiales une ambition commune :

Portées par la vision d’être un contributeur engagé à la société et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algériennes de TOTAL comptent devenir un acteur clé en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.

Total Bitumes Algérie SPA opère dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallèle, Total Lubrifiants Algérie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volonté d’accompagner le développement économique du pays en lançant de nouveaux programmes d’investissements importants mis en place au fil des ans.

Enjeux

Total Algérie devait s’équiper d’une solution d’archivage puissante pour faciliter l’accès à la masse de documents que l’entreprise traite. Il leur était nécessaire de gagner en autonomie et en temps opérationnel. La solution OnBase a donc été mise en place par les intégrateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprès de différents services, des tests, des prémices d’utilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid s’impose.

Et la Covid ?

L’installation de la solution OnBase et les formations associées ont précédé la crise sanitaire. Une véritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait été profondément différente et aurait mis la filiale en difficulté. L’absence du chômage partiel en Algérie et l’automatisation du travail à domicile ont permis aux salariés d’utiliser la plateforme à distance et d’échanger des documents grâce à OnBase très facilement.

Utilisation & Bénéfices

Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SPA ne sont pas passés par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de l’empirisme. Utilisé et reconnu pour son extrême efficacité et simplicité dans d’autres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait déjà fait largement ses preuves.

En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualité-prix, mais également pour l’accompagnement personnalisé et professionnel proposé par notre partenaire local SG SOFTWARE.

… Utilisation & Bénéfices

Il était sur la table de discussion algérienne depuis 2018. Le projet n’avait pas abouti à l’époque avant d’être repris par Thomas MLODZINSKI :

« J’ai déterré ce projet de dématérialisation, sans chercher particulièrement la comparaison avec d’autres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les différentes filiales de Total m’en avaient fait ».

Tous les services ont bénéficié des nombreux avantages d’OnBase, notamment en termes de :

Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
Accès à distance: l’accès était auparavant extrêmement complexe une fois un document scanné et déposé dans un dossier partagé
Charge de l’indexation, tout particulièrement optimisée
Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel

Et demain ?

Maintenant que la filiale a franchi cette 1^ère étape de dématérialisation, il est impératif d’assurer la pérennité de la solution et que différents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le système. Il ne s’agit plus d’intégrer mais d’utiliser de façon optimale la solution. L’enjeu N°1 est d’abord un retour sur investissement et un vrai travail de retour d’expériences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et m’assurer qu’elle est bien utilisée. » précise Thomas MLODZINSKI.

« Pour l’instant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », néanmoins, l’étape suivante serait d’évoluer vers le développement des workflows, notamment ceux recommandés par le groupe.

Globalement, l’objectif est de poursuivre l’effort de dématérialisation qui repose sur les fondations d’OnBase.

by GDExpert

MAJOREL

Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a choisi la solution OnBase pour répondre à de multiples enjeux liés à ses objectifs de croissance et de développement.

L’activité du groupe couvre aujourd’hui six spécialités :
– la digitalisation du parcours client,
– la conquête de clientèle,
– l’enrichissement de la relation client,
– la fidélisation de la clientèle,
– le développement des ventes,
– la sécurisation des flux financiers.

Majorel est l’alliance stratégique née en 2019 entre deux grands groupes Bertelsmann et Saham. Bertelsmann est un groupe Allemand qui propose des services de médias, de publicité et de communication et Saham est le spécialiste Marocain de l’externalisation. Ces deux groupes partageaient déjà une collaboration fructueuse à travers Arvato, une entreprise dédiée à la relation client.

Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a réalisé en 2018 un chiffre d’affaires d’environ 341 M€. Les prestations de service s’articulent autour du service client, du programme de fidélité, du Social CRM, de l’abonnement et de la gestion de documents (e-contrat, e-facture, etc.).

Enjeux

Les enjeux pour Majorel sont multiples. Majorel souhaite développer son activité à l’international, notamment en Asie et en Amérique. Le rôle des centres d’appels offshore était jusqu’à maintenant simplement une question de réduction des coûts de la gestion de la relation client. Seulement l’activité économique et la pression sur les marchés ont obligé les sociétés comme Majorel à monter en gamme. Cet objectif de croissance et de développement passe notamment par la formation, de la fidélisation des collaborateurs et l’augmentation de la qualité des prestations.

Majorel est l’exemple typique de l’entreprise internationale capable de combiner culture et savoir-faire pour se développer et conquérir de nouveaux marchés. Face aux opportunités et aux menaces qui pèsent sur le secteur de la gestion de la relation client (GRC), Majorel doit faire face aux baisses de budget dans certains secteurs et des contrainte de coûts dans d’autres. C’est pourquoi l’élargissement de la clientèle à d’autres secteurs d’activités que les télécoms, comme la banque et l’assurance, est devenue indispensable.

Une nouvelle opportunité se présente aussi à Majorel, celle des missions de Front office (Accueil clients, prise de rendez-vous, etc.) et de back office (reporting, archivage, etc.). Cette croissance doit impérativement s’appuyer sur une croissance endogène et sur l’amélioration des process.

Le choix d’OnBase

Pour améliorer ses process et renforcer son efficacité opérationnelle, Majorel a choisi la solution OnBase. « À l’origine nous avions besoin de dématérialiser les factures, de passer du papier à l’électronique », précise Kaouthar HABACH, Chef de projet IT.

Dans un groupe comme Majorel la gestion du papier et des processus de prise de décision était devenue une véritable source de perte de profit. Il était devenu indispensable pour Majorel de mettre en œuvre une amélioration des process et innover dans les procédés. Changer la façon de travailler pour gagner en efficacité et en rapidité. « Avant, pour prendre une décision ou faire valider un document, il fallait attendre plusieurs jours et parfois plusieurs semaines. C’était devenu très compliqué de travailler avec des processus de validation trop long », ajoute M. HABACH. En effet, le nombre important de direction pouvant intervenir sur un dossier rendait les circuits de validation très complexe et lourds à gérer. Aujourd’hui, tout est numérisé, les documents peuvent être validés instantanément par les différentes directions (Information, Juridique, Achat, Com, Opération, Moyens généraux, etc.).

Comme le rappelle M. HABACH : « Il ne faut pas oublier que Majorel est un groupe international, qui compte près de 50 000 collaborateurs répartis dans plusieurs pays en Afrique et en Europe. Aujourd’hui, OnBase est la solution qui a été choisie pour automatiser les processus et sécuriser nos documents sensibles. OnBase a réduit les coûts de traitement des documents, amélioré les processus, augmenté notre productivité et réduit les coûts de stockage. Cette solution a également l’immense avantage de s’intégrer à nos applications métiers. Donc sans changer nos façons de faire, nous les avons améliorées ».

Au sein de Majorel, ce sont les services Financiers et SI qui ont été à l’origine de la recherche d’une solution. Les attentes se posaient en termes d’efficacité et de coût pour l’organisation : « Nous avons souhaité supprimer le papier dans le traitement des factures, et nous voulions une solution évolutive pour étendre la digitalisation à d’autres process ». La recherche de solution a été rapide et simple, OnBase s’est présentée comme étant la solution la plus rapide à mettre en œuvre et la plus flexible pour répondre à l’ensemble des besoins de Majorel. Assurer la transformation numérique de Majorel était une priorité et un enjeu majeur pour maintenir un avantage compétitif ».

La présence de GDExpert sur le marché Africain a été un élément décisif dans le processus de prise de décision : pouvoir accéder à son fournisseur sur place est la garantie d’un bon service après-vente et d’une bonne compréhension des enjeux et des besoins.

Utilisation & bénéfices

A l’origine la solution OnBase était principalement utilisée par le service facturation. Les bénéfices apportés par la solution ont rapidement permis de faire évoluer son implémentation au niveau de l’ensemble des workflow, notamment la gestion des contrats, la gestion de bons de commande, les notes de frais, les ordres de mission, la demande de projet et d’investissement, et la gestion des projets dans leur ensemble.

« Aujoud’hui, OnBase est implémenté dans toutes les directions, et nous réfléchissons à une mise en œuvre globalisée sur l’ensemble de nos sites à l’international ».

Grâce à OnBase, nous avons gagné en rapidité, en visibilité sur les projets, ainsi que dans nos process de suivi et de validation. Un grand plus également est la possibilité de reprendre l’historique plus facilement.

Enfin, « la version mobile apporte un plus considérable pour les collaborateurs en déplacement ».

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LEM

Bureau d’Études d’ingénierie, il intervient dans toutes les activités liées aux infrastructures portuaires et maritimes (ingénierie, simulation en laboratoire, expertise, environnement, reconnaissance sous-marine, assistance à maitrise d’ouvrage) mais aussi dans le domaine hydraulique des barrages (reconnaissances et simulation en laboratoire). Leader dans le domaine maritime à l’échelle nationale, il dispose d’outils numériques performants au service de ses clients de premier plan : ministères et entreprises publiques ou privées des secteurs de l’hydraulique, de l’industrie et de l’énergie, en Algérie ou à l’international.

Enjeux

Le Laboratoire d’Études Maritimes est amené à gérer et conserver un important fonds documentaire, qui ne cesse par ailleurs de se développer et de s’enrichir. La recherche et l’exploitation des données s’étant complexifiées au fil des années, il était devenu indispensable de mettre à niveau son système d’information afin d’automatiser les pratiques et d’améliorer la communication au sein de ses structures. Il a ainsi été décidé dès 2017 de mettre initialement en place un outil de Gestion Électronique de Documents performant.

Le choix d’OnBase

OnBase a été sélectionné après étude de marché car cette solution était la plus à même de gérer non seulement les documents (GED) mais aussi les différents contenus de l’entreprise (ECM). Le Laboratoire d’Études Maritimes était à la recherche d’une solution flexible, offrant une gestion centralisée et efficace des documents, permettant d’améliorer les processus de l’entreprise et d’accélérer les prises de décision.

« L’expertise d’OnBase s’est avérée particulièrement convaincante dans sa capacité à concrétiser les besoins identifiés mais aussi par ses fonctionnalités de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données traitées » précise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de l’Information de l’entreprise LEM.

Un projet pilote intégrant le management de la qualité, le service documentation et le département Finances et Comptabilité a d’abord été élaboré. Il a permis de gagner en visibilité sur l’information et l’automatisation optimales des processus de gestion. La solution s’est ensuite progressivement déployée pour répondre aux besoins des différentes structures de l’entreprise telles que celle des ressources humaines et de la direction technique en passant par le service « bureau des marchés ».

Ainsi, plusieurs process ont été automatisés au sein du LEM, dont un workflow pour le traitement et suivi des courriers, des consultations et des appels d’offres, et d’autres pour la gestion interne des dossiers (facturations et demandes de documents internes).

Bénéfices

Le LEM traite chaque jour plus de 60 dossiers et jusqu’à 100 documents, que la plateforme collaborative OnBase et son interface interactive gèrent avec facilité. La solution permet au quotidien d’économiser du temps à chaque étape du process, qu’il s’agisse de chercher de l’information, de prendre une décision ou d’archiver des données.

En 30 mois, de la configuration du système jusqu’à la formation des utilisateurs, OnBase a contribué à améliorer significativement la collecte d’informations et la création de nouvelles connaissances organisationnelles. L’entreprise a également pu développer simultanément l’innovation technique et l’amélioration des processus de production en les automatisant avec les workflows d’OnBase. Les tableaux de bord offrent une visibilité totale des processus et permettent de suivre en temps réel leur évolution et des prises de décision rapides.

Et demain ?

De nouvelles passerelles avec les applications métiers vont encore être développées afin de gérer tous les documents et informations du LEM et tenter d’atteindre à terme l’objectif de « zéro papier »

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BP SHORE BACK OFFICE

Située au Maroc, à Casablanca, BP SHORE BACK OFFICE est une filiale du groupe Banque Populaire. Spécialisée dans le traitement du Back Office bancaire, elle assure la gestion déléguée des processus d’affaires des 1600 agences du Groupe sur le territoire marocain. Son expertise dans la gestion des services financiers externalisés couvre plusieurs domaines d’activités tels que : Flux domestique, Crédits, Trade Finance, Epargne & Comptes, compliance et gestion des données.

Enjeux

Le business model de l’entreprise, qui doit traiter tous les traitements back office de toutes les agences mais aussi des différentes filiales du Groupe, a toujours intégré la transformation numérique. Dans cette optique, l’intégration d’une solution de gestion électronique des documents est vite apparue indispensable.

« Nous étions à la recherche d’une solution qui puisse nous permettre de traiter et de sauvegarder le riche patrimoine documentaire de l’ensemble de nos agences.»

M. Mohamed AIT ALI (Responsable BO Cash & Data Management de BP Shore Back Office)

Le choix d’OnBase

BP SHORE BACK OFFICE a étudié les propositions de plusieurs prestataires avant de choisir OnBase et son partenaire GDScan filiale de GDExpert. « Nous avons décidé d’acquérir OnBase avec ses différents modules, des plus simples au plus complexes, afin de bénéficier d’une plateforme de produits et de services de qualité à coût optimisé. Cette solution modulable mais aussi extensible présente beaucoup d’atouts en terme de fonctionnalités. Par ailleurs, aucun autre prestataire ne nous proposait un accompagnement aussi poussé, tant en terme d’assistance que de partenariat », précise M. Ait Ali.

Bénéfices

Certaines fonctionnalités clé d’OnBase, comme le pilotage automatique des scanners de production, la séparation/assemblage automatique des documents, la possibilité de mettre en œuvre des circuits de production complexes très facilement, et rapidement déployables auprès des utilisateurs de production apportent un vrai bénéfice plébiscité par les utilisateurs d’OnBase au sein de l’entreprise. Le module d’export/import en masse, afin de communiquer avec d’autres systèmes GED / Métiers, ainsi que la puissance du moteur de workflow pour le déploiement des cycles de vie des documents, la multiplicité des modules, et leurs installations simplifiées, sont également très appréciées.

Et demain ?

BP SHORE BACK OFFICE compte étendre l’utilisation de cette solution en la mutualisant auprès de l’ensemble des différentes agences et filiales du Groupe. Elle envisage également d’acquérir d’autres services proposés par GDExpert, peut-être notamment dans le domaine de l’automatisation des comptes de la banque.

« Nous aurons beaucoup à faire pour les prochaines années, et notre objectif est d’établir un véritable partenariat sur la durée avec GDExpert ! », conclut M. Ait Ali.

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ALGERIAN QATARI STEEL

L’entreprise industrielle Algerian Qatari Steel a choisi OnBase pour faciliter la gestion de nombreux documents produits chaque jour, liés notamment à la construction en cours des différents bâtiments de son usine. Une solution jugée idéale par ses utilisateurs, ingénieurs comme administrateurs.

Enjeux

AQS est une société récente, créée en décembre 2013 et employant plus de 1100 salariés. Elle opère dans le secteur de l’industrie sidérurgique et se consacre à la production et à la distribution de fil machine et de rond à béton. Ses clients sont majoritairement des entreprises de BTP spécialisées dans la construction mais AQS travaille aussi pour des particuliers.

« Nous sommes équipés de la technologie la plus avancée au monde et notre société occupe une place importante sur la carte de l’industrie sidérurgique nationale » précise M. Habib Kidri, chef de département Base de données et développement au sein de la société.

Le choix d’OnBase

AQS utilisait au préalable une autre solution de gestion de documents, qui était elle aussi adaptée à son activité industrielle. Elle a toutefois décidé de changer de prestataire pour gagner en efficacité.

« Nous avons choisi OnBase après avoir effectué une étude de marché car elle était la solution qui répondait le mieux à nos critères »,ajoute M. Kidri. « Les deux principaux points qui nous ont convaincus étant l’expertise d’OnBase et sa capacité à couvrir tous les besoins identifiés par nos équipes de production. »

… Le choix d’OnBase

Avec OnBase, AQS a ainsi trouvé la solution la plus adaptée à son activité de gestion des plans de construction de son usine. Ses utilisateurs sont principalement des planificateurs, des ingénieurs de suivi, des contrôleurs document et bien sûr leurs responsables, soit une cinquantaine de salariés au total. OnBase leur permet ainsi de traiter plus d’une centaine de documents chaque jour.

Bénéfices

Parmi les principaux bénéfices d’OnBase pour ses utilisateurs : la simplicité de l’organisation en arborescence de l’archive et la rapidité de traitement de documents automatiquement et directement accessibles.

« Nous avions également besoin d’assurance quant à la traçabilité, la sécurisation et la confidentialité des données traitées. Et nous avons sur ce point aussi été conquis », se rappelle M. Kidri.

Et demain ?

Le résultat est là : AQS compte à l’avenir déployer la GED OnBase auprès de l’ensemble de ses services. Avec à terme un objectif net et précis : passer au zéro document papier, tout simplement.

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LNCPP

LE LABORATOIRE NATIONAL DE CONTRÔLE DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

LE LNCPP a choisi OnBase pour digitaliser et gérer les très nombreux dossiers et documents essentiels à son activité scientifique et technique.

Le choix de cette expertise, de sa flexibilité et de son efficacité ont conquis l’ensemble des directions et des départements de l’entreprise. Le Laboratoire d’Études Maritimes, dont le siège social est à Alger, a été créé en 1979 et comprend également deux antennes situées à l’est et à l’ouest du pays.

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques utilise OnBase pour faciliter l’archivage et la consultation de ses très nombreux et volumineux documents. Une solution innovante qui a vite fait l’unanimité.

Enjeux

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques a été créé en 1997. Cette autorité de contrôle a pour mission principale le contrôle de qualité et l’expertise des médicaments et produits pharmaceutiques ainsi que la recherche et la formation. Le LNCPP travaille avec environ 200 opérateurs pharmaceutiques. L’ensemble de ses services techniques était initialement envahi par la masse de document papier. Il devenait urgent de trouver une solution pour gérer leurs flux massifs, diminuer les délais de traitement tout en respectant la traçabilité et la sécurisation des données.

Le choix d’OnBase

L’enjeu immédiat était de traiter plus facilement une énorme quantité de documents mais aussi de permettre à chacun d’y accéder plus facilement.

« Chaque dossier technique de médicament contient plus de 5000 pages, qui doivent être consultés par de nombreux départements et services différents. Nous devions auparavant consulter nos dossiers papiers dans une salle, une personne à la fois ! » Mehdi AMROUNI, Directeur des Services d’Information au LNCPP.

L’utilisation de la solution OnBase a permis de digitaliser les documents et de simplifier l’archivage. La copie numérique a aussi permis de transférer les documents très rapidement pour que chacun puisse consulter ce dont il a besoin, quand il le souhaite. « Une étude de dossier technique ne nous prend plus que 2 mois, contre 4 à 12 mois auparavant ! » ajoute M. Amrouni.

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques a choisi la seule solution qui lui proposait une plateforme évolutive, qu’il était facile de modifier au gré de l’évolution de la société.

Bénéfices

Le Laboratoire traite chaque jour plus de 50 fichiers PDF et 100 documents scannés. Des fichiers techniques très volumineux, constitués de plusieurs modules et enrichis par chaque service. La solution GD Expert qu’il utilise a été conçue sur-mesure pour répondre à nos besoins.

Les avantages de la numérisation ont vite conquis tous les collaborateurs, même ceux qui étaient au départ les plus rétifs au changement ! Chacun a pu constater concrètement l’utilité de la solution, et surtout en profiter. Les bénéfices les plus immédiats sont au nombre de trois :

La rapidité de traitement des dossiers avec des recherches facilitées et une accessibilité simplifiée.
La traçabilité du travail donné et du travail fait, qui permet de mieux suivre l’avancement des dossiers et de savoir qui a consulté quoi.
La sécurité car l’accès au traitement des dossiers est maintenant bien mieux protégé.

Et demain ?

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques envisage d’étendre l’utilisation en interne, un audit est en cours afin de déployer la solution aux services administratifs notamment. À terme, tous devraient pouvoir en bénéficier.

Le LNCPP ne compte pas s’arrêter là. Il travaille de concert avec l’intégrateur local certifié pour explorer les possibilités avancées du logiciel et définir les fonctionnalités qui lui permettront de gagner encore en efficience.

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LBTP

Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics de Côte d’Ivoire

Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics de Côte d’Ivoire (LBTP) a choisi OnBase afin de permettre à ses 300 agents d’accéder rapidement à des informations clés et d’échanger avec les entreprises du pays.

« La solution OnBase est la solution la plus robuste que nous avons pu trouver sur le marché. Depuis sa mise en place, nous ne lui avons trouvé aucune limite ! Nous gagnons un temps précieux au quotidien et sécurisons notre patrimoine informationnel. » M. KOUAME Louis, Conservateur d’archives du LBTP

En tant qu’institution historique du pays depuis 1954, le LBTP a choisi OnBase pour faire face au défi de la gestion et de la sécurisation de ses 1 million de boîtes archives et de ses 200 rapports de chantier par mois. Les agents accèdent désormais à l’information en quelques secondes et échangent plus rapidement et facilement avec les entreprises du pays.

Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics (LBTP) de Côte d’Ivoire est une institution de l’Etat créée en 1954. Ses missions sont aujourd’hui assez larges et englobent tout ce qui a trait aux projets de construction du Pays : études géotechniques, contrôle et expertise, recherche et optimisation des consommations d’électricité et d’eau. Le LBTP intervient en tant que partenaire dans des domaines d’activité variés : bâtiment, génie civil, industries, énergie (contrôle industriel d’appareils sous pression de gaz et vapeur), recherche. Le LBTP est par ailleurs le garant de la sécurité des installations électriques intérieures du Pays. Il s’est vu honoré par le titre de « laboratoire de référence de l’espace UEMOA (Union Economique et Monétaire Ouest Africaine) ».

Enjeux

En tant que premier laboratoire de Côte d’Ivoire, l’Institution était confrontée en 2016 au défi de la gestion et de l’exploitation des archives, réparties dans 1 million de boîtes. Le LBTP gère en effet depuis 63 ans, un rapport d’étude complet par chantier, comprenant chacun de nombreuses pièces justificatives. La conservation de tous ces documents est fondamentale pour la maintenance et le développement futurs des bâtiments. Toutes les entreprises du bâtiment du pays ont recours au LBTP pour retrouver les archives concernant la construction des bâtiments, avant leurs interventions. La recherche des documents était devenue très longue et fastidieuse, parfois même infructueuse pour cause de documents manquants dans les boîtes…

Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.

C’est donc à l’initiative de l’actuel Ministre des infrastructures économiques, Ex Directeur Général du LBTP (Docteur M. Amédé Koffi Kouakou), de l’actuel Directeur Général (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opérations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion documentaire a été initié dès 2012 et validé en 2015.

La Solution

C’est après 8 mois d’étude que l’équipe projet du Laboratoire a porté son choix final sur la plateforme ECM OnBase.

« La solution attendue devait pouvoir garantir sa robustesse pour absorber tout le volume de papier de notre organisation et s’y adapter» précise M. Kouame.

12 entreprises spécialisées en numérisation ont été consultées pour proposer leur solution. Le Laboratoire a choisi de travailler avec GDExpert et Socitech Business Solutions, notamment grâce aux forts atouts de la plateforme OnBase : flexible, adaptée aux besoins spécifiques de l’organisation et éprouvée par de très grandes organisations publiques, comme privées, dans le monde entier.

« Ce qui a aussi fait la différence dans la proposition de GDExpert a été le fait que l’on pouvait s’appuyer sur des partenaires expérimentés avec des références très sérieuses. L’assurance d’un partenariat durable et complet avec l’éditeur de la solution OnBase et ses partenaires locaux en Côte d’Ivoire a été décisif. » explique M. Kouame.

Aujourd’hui, les 300 agents du LBTP utilisent la plateforme pour la gestion (consultation et échanges principalement) des documents courants des chantiers, et ce depuis 2016.

« 200 rapports sont versés dans la solution chaque mois, chacun comportant environ 400 pages » précise M. Kouame.

Bénéfices

Tous les agents gagnent beaucoup de temps lors de l’accès aux documents.

« Avant, malgré une organisation physique des archives exemplaire, il fallait presque une journée pour trouver un document et maintenant, il s’agit de quelques secondes » précise M. Kouame.

Chaque utilisateur peut désormais accéder au document voulu facilement, le télécharger et remettre une copie à l’entreprise en demande. Les originaux sont ainsi préservés.

L’utilisation d’OnBase a fortement aidé le LBTP dans la mise en place de sa démarche ISO 9001 et sa certification fin 2016. Les échanges numériques entre le LBTP et les entreprises du bâtiment du pays sont beaucoup plus simples que les envois physiques de documents, impactés par un réseau routier compliqué.

« La mise à jour en permanence du flux documentaire est facilitée et a changé la vie de nos agents » ajoute M. Kouame.

Et demain ?

La reprise du fond documentaire existant depuis 1954 sera l’étape suivante et permettra de pouvoir détruire une partie des documents papier et ainsi de libérer de l’espace de stockage. Le Laboratoire a misé sur un partenariat long terme avec OnBase, GDExpert et son partenaire local Socitech Business Solutions.

« Que le partenariat dure ! » conclut M. Kouame

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IGE DE CÔTE D'IVOIRE

IINSPECTION GENERALE DE L'ETAT DE COTE D'IVOIRE

L’Inspection Générale de l’Etat de Côte d’Ivoire utilise OnBase pour faciliter et sécuriser la gestion de ses archives, et demain, déployer la solution pour gérer tous ses documents, dans tous les services.

« L’IGE de Côte d’Ivoire a choisi OnBase pour son total respect des standards de la GED, sa grande flexibilité, ainsi que sa renommée internationale rassurante. Nos partenaires GDExpert et Socitech ont su nous démontrer son adéquation à nos missions grâce à des références proches de notre Institution. » M. Ibrahim BAMBA, Contrôleur d’Etat, Inspection Générale de l’Etat de Côte d’Ivoire

L’organisme de l’Etat qui manipule des centaines et centaines d’archives papier, s’est retrouvé confronté à des défis importants pour la sécurité des documents, mais aussi pour la performance et la modernité de l’Institution. Cette dernière a alors décidé de mettre en place la plateforme OnBase pour faciliter et sécuriser la gestion de ses archives, et demain, déployer la solution pour gérer tous ses documents, dans tous les services.

La conception et la formalisation du système de contrôle, ancêtre de l’IGE, remonte à 1904 par l’administration coloniale. L’organisation actuelle date de 2010 et définit l’Inspection Générale d’État (IGE) comme un organe de contrôle supérieur de l’Etat. Rattachée à la Présidence, l’Institution est en charge de mener des actions d’inspection et d’audit auprès de toute l’administration publique (services publics, parapublics et sociétés à participation financière publique). Ses missions sont complétées par l’étude, le conseil et l’assistance aux services administratifs et financiers, ainsi que la coordination et l’appui méthodologique aux structures de contrôle et d’inspection. L’Inspecteur Général actuel a amorcé depuis plusieurs années une modernisation et digitalisation de l’organisation.

Enjeux

Face aux problématiques de gestion manuelle des nombreuses archives de l’organisme, conservées depuis l’indépendance (1961) et représentant plus de 7000 documents, l’IGE a initié la recherche d’une solution de gestion documentaire.

« Nous avons recherché une solution de GED, en toute méconnaissance au départ. Nous étions motivés, avant tout, par le fait que les archives sont devenues ingérables manuellement. » précise M. Bamba, Contrôleur d’Etat.

C’est face à ces défis de plus en plus complexes de manipulation, conservation et localisation du papier, que l’IGE a formulé le besoin d’une telle solution logicielle. Le contexte socio-politique global du pays a renforcé les inquiétudes concernant la perte et la destruction des documents, constituant le patrimoine immatériel de l’organisation depuis plus de 50 ans.
Outre cette problématique d’accès, le suivi de l’obsolescence des documents était un autre défi. Des documents sans valeur ajoutée étaient conservés, gonflant ainsi les espaces de stockage et complexifiant la recherche en augmentant le nombre d’archives.
Rapidement, en avançant dans la définition de son besoin, l’Institution s’est rendue compte que le projet de dématérialisation dépasserait le seul périmètre des archives et concernerait à terme également tous les documents courants et vivants utilisés au quotidien, ainsi que tous les services.

La solution

Le premier périmètre du projet a d’abord désigné la gestion électronique des archives, comme une priorité.

« Avant de trouver un document il fallait savoir où le chercher ! Seuls les documents importants étaient localisés et tout reposait sur les personnes qui étaient là. » explique M. Bamba.

Il fallait se rendre dans les différents espaces de stockage et y consacrer du temps. Un fichier Excel aidait à la localisation des documents les plus récents seulement, et ne suffisait pas. « Quand le document était emprunté, on ne savait pas par qui, ni quand pouvoir y accéder de nouveau. L’organisation n’était donc pas à la hauteur de la performance attendue. » rajoute M. Bamba.
L’équipe a dû réorganiser les archives pour affiner la localisation. Un processus d’inventaire des documents via un fichier intermédiaire sous Excel a été nécessaire. Aujourd’hui, en quelques clics avec la recherche par mots clés ou par dossiers dans OnBase, les documents déjà traités sont localisés et pour certains accessibles dans leur version numérique. La récupération du fond documentaire étant en cours et la gestion des habilitations est une phase longue.

A terme tous les documents seront numérisés et intégrés. OnBase est déjà configuré pour accueillir tous les types de documents. OnBase permet également de gérer les délais d’archivage, document par document, et ainsi d’épurer le système courant quand nécessaire tout en garantissant un archivage pérenne pour les documents qui le nécessitent.

Au sein de l’Institution, c’est le service en charge du Système d’information qui a initié la recherche. La solution attendue devait être conforme aux standards de la GED, mais aussi proposer une grande flexibilité.

« Nous souhaitions que la solution puisse s’adapter aux particularités de notre institution et qu’elle ait une richesse fonctionnelle pour évoluer au même rythme que notre organisation. » ajoute M. Bamba.

C’est dans le cadre d’un appel d’offre que l’équipe décisionnaire a pu effectuer une comparaison entre OnBase et d’autres plateformes, comme SharePoint. OnBase a été retenu pour sa grande renommée sur le marché et son périmètre fonctionnel totalement adapté à la GED.
Un des critères décisifs a également été les références du fournisseur. L’IGE souhaitait avoir l’assurance de déploiements à succès sur des sites proches de l’Institution, de façon à avoir « la garantie d’une assistance locale ». Ce qu’elle a pu trouver à travers la relation avec notre partenaire Socitech, complétée par l’expertise et les références de GDExpert.

Bénéfices

La solution OnBase est majoritairement utilisée par le service des archives. Les méthodes de travail ont largement évolué dans le service et les archivistes retiennent tout particulièrement les gains en rapidité et en confort concernant la localisation des documents papier. De plus, ils apprécient la facilité d’utilisation et la convivialité de la solution.

Et demain ?

OnBase deviendra la plateforme documentaire unique de l’IGE.

« Aujourd’hui, la conduite du changement est en cours. Quand elle sera terminée au niveau des archives et que les habilitations seront en place, l’utilisation sera élargie à toute l’organisation. ».

Dès 2017, l’IGE va passer à l’étape supérieure en ajoutant les documents nativement électroniques.

« Tout le monde a déjà été formé ! » conclut M. Bamba.

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Assemblée nationale du Gabon

ASSEMBLÉE NATIONALE DU GABON

L’Assemblée Nationale du Gabon dématérialise les courriers reçus chaque jour et les traite à travers un process numérique qui permet un gain de temps, de fiabilité et de confort précieux pour les agents et la DSI.

« La solution OnBase était celle qui s’adaptait au mieux à nos besoins. Aujourd’hui, les agents du service courrier ressentent un gain de temps considérable, notamment lors de l’enregistrement. Par ailleurs, en tant que directeur du service informatique, mes attentes concernant la sécurité et la gestion des droits sont, elles aussi comblées. » M. MFOUBOU, Directeur du Service Informatique (DSI) de l’Assemblée Nationale Gabonaise.

Dans le cadre d’un projet d’informatisation globale, l’Institution a choisi de commencer le volet applicatif par la mise en place d’OnBase pour automatiser la gestion de son courrier, puis dans un deuxième temps, pour centraliser tous les types de documents produits par l’Institution depuis sa création en 1958, ainsi que la bibliothèque.

L’Assemblée Nationale du Gabon est une institution centrale du pays créée en 1958, au moment où le Gabon acquiert la souveraineté internationale et est admis en qualité de membre de l’Organisation des Nations Unies (ONU). Son rôle est essentiel dans le bon fonctionnement de la démocratie : voter les lois de la nation, consentir l’impôt et contrôler l’action du gouvernement. Aujourd’hui, cette institution reste animée par l’élan de renouveau démocratique insufflé par la IIIe République et s’inscrit en permanence dans la dynamique de modernisation globale du pays.

Enjeux

A l’initiative du président de l’Institution, l’Assemblée Nationale Gabonaise a lancé un projet global d’informatisation sur plusieurs années. Afin d’optimiser les investissements de l’institution, cette grande mission a débuté par un audit précis qui a requis un accompagnement de l’assemblée par un expert : la société Socitech, prestataire informatique gabonais et fidèle partenaire de GDExpert. La première étape du plan d’actions tri annuel (2013-2015) a concerné la refonte de l’architecture réseau, le renouvellement des équipements (serveurs et postes utilisateurs) et l’installation du wifi. Très rapidement ensuite, l’application à mettre en place en priorité a été une application de gestion électronique de documents.
Ce projet a été divisé en deux périmètres : l’automatisation de la gestion du courrier dans un premier temps, puis l’archivage de tous les types de documents produits par l’Institution depuis sa création. Le secrétaire général avait comme tous dans l’Assemblée des attentes fortes vis-à-vis d’une telle solution : offrir plus de confort aux agents sur leurs missions mais aussi augmenter l’efficacité au quotidien. La solution devait bien évidemment fonctionner avec les équipements de dernière génération tout juste acquis.

Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.

Le choix d’OnBase

Suite à la présentation de trois applications, c’est la plateforme ECM OnBase présentée par Socitech et GDExpert qui a été retenue. La renommée d’OnBase, sa communauté et la qualité de la présentation ont été autant d’arguments décisifs dans le choix de la solution d’Hyland Software.

Le plus important reste pour M. M’FOUBOU (DSI) l’adaptabilité d’OnBase aux besoins de l’Assemblée Nationale :

« OnBase intégrait tous nos besoins en termes de gestion de documents. Nous pouvions personnaliser tout le circuit de traitement et ne pas modifier nos habitudes de travail. La conduite du changement facilitée est un point important pour nos équipes.»

La solution est utilisée aujourd’hui par les cinq agents du service courrier qui reçoivent au moins une quarantaine de courriers par jour. Tous les agents jouent le même rôle : ils réceptionnent le courrier, le lisent pour vérification de l’authenticité et son typage, et le scannent. L’envoi dans la solution est fait automatiquement et initie un circuit de traitement : de l’enregistrement, à la transmission aux différents destinataires internes ou externes. Les différentes étapes sont les mêmes qu’avant, sauf qu’au lieu de manipuler le papier, parcourir les bureaux pour distribuer ou suivre les courriers, et chercher en permanence dans les boîtes d’archives, les tâches sont devenues numériques grâce à une solution de workflow et de gestion électronique de documents multiformes.

Bénéfices

C’est aux étapes d’enregistrement et de consultation des courriers que le gain de temps est le plus significatif pour les agents du service courrier. La consultation rapide d’un document est une avancée majeure au quotidien, quand avant l’arrivée d’OnBase dans l’institution, ces mêmes agents devaient chercher l’information dans les archives papier stockées dans un espace éloigné des bureaux et poussiéreux car accueille les archives depuis 1958.
De plus, pour une institution aussi importante, la garantie que les courriers arrivent systématiquement au bon interlocuteur et le plus rapidement possible est un point très rassurant.

Et demain ?

En 2016, l’Assemblée va lancer la deuxième étape du projet OnBase, dès lors que tous les utilisateurs maitriseront la solution : une gestion centralisée des archives de l’Institution et de la bibliothèque.

« Les archives sont là depuis les années 58 et c’est un grand chantier qui va prendre beaucoup de temps. » M. MFOUBOU en est convaincu : « C’est la direction à prendre ! ».

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Total Maroc

Que fait Total Maroc ?

Présent dans le Royaume depuis plus de 80 ans, Total Maroc, est le troisième acteur du marché marocain du pétrole grâce à un vaste réseau, des clients industriels de renom, et un savoir-faire éprouvé dans les secteurs du gaz, des lubrifiants et de l’aviation.

Enjeux

Dès 2010, Total Maroc a engagé une réflexion relative à une solution qui permettrait de maîtriser l’archivage papier et son impact sur l’environnement. Constatant une gestion qui manquait d’homogénéité et était parfois source
d’erreurs et de perte de documents et de temps, l’expérience s’est portée dans un premier temps, sur la gestion des bons de livraison des produits pétroliers. Comment gérer 250 bons de livraisons quotidiens en diminuant significativement le délai de leur traitement, les pertes et les contentieux, tout en les rendant simultanément accessibles à tous les collaborateurs, et en restant attentif à leur empreinte écologique ? Comment aussi mettre en oeuvre une gestion documentaire électronique pour le fonds documentaire juridique ?

Le choix d’OnBase

Après étude et comparaison des solutions en compétition, OnBase, de Hyland Software a emporté le marché pour 3 raisons :

l’ergonomie
le rapport qualité/prix
la capacité du représentant Hyland Software Maroc à proposer un accompagnement professionnel et une solution personnalisée particulièrement en adéquation avec la spécificité des problèmes liés aux bons de livraison.

La gestion des bons de livraison concerne les acteurs travaillant sur le terrain, le déploiement s’est donc effectué à tous les niveaux de la chaîne de livraison des produits pétroliers. Dans le même temps, le fonds documentaire juridique a commencé à être numérisé pour être utilisé par les collaborateurs en exprimant la nécessité.

Bénéfices

gain de temps : d’1 mois parfois, le délai de remontée des bons de livraison des sites livranciers en central est tombé à 1 journée. Ce délai au jour le jour étant lié au fait que la plupart des bons est scannée en fin de journée.
plus de fiabilité : les documents ne sont plus égarables ni égarés, leur suivi est facilité, ils sont sécurisés et accessibles à toute la chaîne de collaborateurs de façon instantanée.
moins de besoin de stockage : à ce jour Total Maroc a pu dégager l’équivalent de 25 m2 d’espace de stockage en central et cet espace a pu être utilisé à d’autres fins.

Et demain ?

Total Maroc envisage de partager son expérience de déploiement de la solution OnBase avec la Direction Générale du Groupe Total. Une note de cadrage accompagne l’évolution du déploiement spécifique pour Total Maroc, qui devrait s’intéresser dans un premier temps à des modules workflow gérant et standardisant différents formulaires internes. À terme, la totalité du processus fournisseur devrait également être dématérialisé.

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Renault Algérie

RENAULT ALGÉRIE

Renault Algérie gère en temps réel 100 000 bons de commandes par an et accroît la satisfaction de ses clients, depuis l’installation de la solution OnBase.

« La mise en place de la solution OnBase est une petite révolution pour le service commercial de Renault Algérie ! […] En presqu’un an, nous n’avons rencontré aucun bug. Avec 100 000 documents scannés, nous ne nous attendions pas à une aussi bonne scalabilité de la solution. » Mohand ADJAOUD, Responsable du service Commercial – Renault Algérie.

Présente en Algérie depuis plus de 90 ans, Renault, avec ses deux succursales et ses 65 agents répartis sur tout le territoire national, est depuis huit ans le groupe automobile leader du marché algérien, avec les marques Renault et Dacia.
Cette réussite repose sur la confiance et la satisfaction client au coeur de la stratégie commerciale du groupe Renault. Mesurée chaque mois par un organisme indépendant, la satisfaction-client affiche aujourd’hui des retours très satisfaisants : près de 9 clients sur 10 recommandent les showrooms et les ateliers de Renault Algérie pour leur qualité de service. Cette réussite est aussi en partie liée à l’adoption de nouveaux outils de numérisation qui ont permis d’améliorer la qualité du service sur le terrain de façon remarquable.

Enjeux

Le service commercial de Renault Algérie croulait sous le papier avec plus de 100 000 bons de commandes annuels. Avec une croissance extrêmement rapide ces 24 derniers mois, la gestion des bons de commandes via fichiers Excel devenait de plus en plus chaotique et délicate à gérer.

Comment gérer ce flux massif de papiers, diminuer les délais de leur traitement en respectant la traçabilité et la sécurisation des données, et surtout comment supprimer totalement le risque de perte des bons de commandes initiaux ?

Le choix d’OnBase

Renault Algérie a donc cherché une solution de GED permettant de s’adapter rapidement, et simplement, aux spécificités de ses contraintes : c’est la solution OnBase qui est retenue puis mise en place dès juillet 2013. Elle est intégrée puis déployée pour, dans un premier temps, dématérialiser et gérer 100 000 bons de commandes de clients finaux.

Bénéfices

Plus de rigueur et de fiabilité : en une année plus aucun bon de commande n’a été égaré. Un document est traçable sans limite de temps, y compris une fois le dossier clos.

Gains de temps : de J+1, qui représentait le temps moyen pour être transmis au siège, les bons de commandes sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel.

Gains de place : moins de documents papiers originaux qui, une fois numérisés nécessitent moins d’espace de stockage.

Grâce à OnBase, la satisfaction client, qui reste le coeur de la stratégie commerciale de Renault Algérie, augmente sensiblement pour la plus grande fierté des plus de 2 000 collaborateurs du réseau de distribution qui ont à cœur la qualité du service et son amélioration constante.

Et demain ?

Renault Algérie envisage plusieurs évolutions dans le déploiement d’OnBase dans ses services ou directions : via le service commercial pour parvenir à la boucle totale qui va de la commande à la facturation en passant par l’entrée en stock, les immatriculations etc., ainsi que via d’autres services, comme les Ressources Humaines, ou d’autres tâches comme par exemple la gestion des pièces de rechange.

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Arab Leasing Corporation

ARAB LEASING CORPORATION

Arab Leasing Corporation a mis en place OnBase pour réduire les délais de réponse à ses clients, sécuriser et améliorer la visibilité de ses process internes.

« En peu de temps, nous avons pu apprécier la facilité avec laquelle OnBase se déploie et s’intègre dans une interface conviviale . Cela nous a permis de discipliner nos méthodes de travail et d’aboutir à une vue d’ensemble beaucoup plus claire de nos process, que nous pouvons désormais améliorer en permanence. »

Que fait Arab Leasing Corporation ?

Créée en 2001, Arab Leasing Corporation (ALC) est la première société de leasing/crédit bail à s’établir en Algérie. Elle participe activement au développement des agents économiques algériens, petites et moyennes entreprises, en proposant de nouveaux outils de financement simples adaptés à leurs besoins et à leurs exigences.

Enjeux

En 2011, ALC a lancé un grand chantier de refonte de son système d’information arrivé enfin de vie. Ce projet lourd devait permettre de choisir et acquérir une solution capable de répondre efficacement à deux problématiques urgentes :

Réduire considérablement le délai de réponse lorsqu’un client présente un dossier de leasing/crédit bail et en interne,
Créer les outils permettant une meilleure visibilité des process pour homogénéiser les méthodes de travail de chacun.

Le choix d’OnBase

ALC était dans l’urgence de l’automatisation de certains process tels que la gestion et maîtrise des délais de prise en charge des dossiers clients, et a opté pour l’acquisition, dans un premier temps, d’un ECM.

L’entreprise a choisit OnBase pour la pertinence de la présentation réalisée par le représentant local en Algérie, mais aussi pour limiter les risques par rapport à une solution open-source, grâce à un accompagnement professionnel dans le déploiement d’une solution facilement intégrable, souple et très sécurisée.

ALC a mis en place la solution OnBase avec une priorité : détecter les insuffisances et les goulots d’étranglement pour réduire au maximum le délai de réponse à ses clients.

Bénéfices

Réduction du délai de réponse aux clients grâce à l’accès aux dossiers en temps réel via un canal unique.

Efficacité dans les méthodes de travail, devenues les mêmes pour tous.

Meilleure visibilité des process, facilitant la conduite du changement et la création de tableaux de bord de plus en plus performants à la grande satisfaction de la Direction Générale d’ALC.

Amélioration notable du système de stockage.

Amélioration du système de numérisation qui permet désormais plus de traçabilité et plus d’autonomie.

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Oilibya

OILIBYA

OiLibya optimise l’accessibilité des archives, réduit les cas de litige et améliore la satisfaction client grâce à OnBase.

« OiLibya a choisi la solution OnBase pour la maturité du produit, un produit puissant qui a fait ses preuves auprès de grandes sociétés avec satisfaction, et pour la possibilité de trouver rapidement de l’aide et des réponses à nos questions sur la communauté très active. Cela nous a permis de maîtriser rapidement par nous‐mêmes les process quand nous le souhaitions.» »

Que fait OiLibya ?

Libya Oil est un acteur de l’industrie énergétique. Les activités de OiLibya vont de la vente au détail (fourniture de carburant et lubrifiants dans les stations service) à l’industrie (alimentation en carburants et lubrifiants des clients de gros), en passant par l’aviation et la marine.

Enjeux

Face à un archivage papier croissant et à une gestion de ses documents de plus en plus lourde à maîtriser, OiLibya s’est interrogée : comment accéder plus rapidement et plus simplement aux documents, notamment en cas
de litige, et plus globalement comment augmenter la satisfaction client, tout en mesurant le travail effectué et les progrès accomplis ?

Le choix d’OnBase

OiLibya a retenu la solution OnBase de Hyland Software comme étant la plus adaptée à ses besoins. La présence de GDExpert via ses partenaires, dont son représentant local Socitech au Cameroun, a été un facteur décisif dans le choix final de la solution. Elle lui permet de dématérialiser totalement l’ensemble du système papier de ses salles d’archive et de numériser les documents entrants de façon à modifier les habitudes de travail pour les rendre plus simples et plus fonctionnelles.. A ce jour, la numérisation des documents représente plus d’un million de pages.

Bénéfices

Gains de temps grâce à l’accès immédiat et plus simple aux documents numérisés par toutes les personnes ayant à intervenir sur les documents

Plus d’efficacité dans la gestion des litiges, et une meilleure satisfaction client.

La gestion des remontées des problèmes majeurs rencontrés dans la maintenance des stations‐service est devenue partie intégrante du process management et la visibilité du travail effectué permet d’améliorer
le process en continu.

OiLibya envisage d’étendre les capacités du système sur plusieurs projets dont le traitement des factures fournisseurs semi-automatisées, pour un meilleur suivi, une meilleure analyse des performances et le reporting de statistiques fiables.

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Étude de cas

FIDRA

GROUPE GICA

Coris Bank International

Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire

Enjeux

Le Choix de Kodak Capture Pro

Bénéfices

GAM Assurances

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

DGMP

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

ONEP

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

CHAABI LLD

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Loterie Nationale de Côte d'Ivoire

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?

SAHAM Assurance

Enjeux

Le choix d’OnBase

… Le choix d’OnBase

Utilisation & bénéfices

TOTAL Algérie

Enjeux

Et la Covid ?

Utilisation & Bénéfices

… Utilisation & Bénéfices

Et demain ?

MAJOREL

Enjeux

Le choix d’OnBase

Utilisation & bénéfices

Le Laboratoire d’Études Maritimes d’Alger

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?

BP Shore Back Office

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?

Algerian Qatari Steel

Enjeux

Le choix d’OnBase

… Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?

LE LABORATOIRE NATIONAL DE CONTRÔLE DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?

Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics de Côte d’Ivoire

Enjeux

La Solution

Bénéfices

Et demain ?

IINSPECTION GENERALE DE L'ETAT DE COTE D'IVOIRE

Enjeux

La solution

Bénéfices

Et demain ?

ASSEMBLÉE NATIONALE DU GABON

Enjeux

Le choix d’OnBase

Bénéfices

Et demain ?