GROUPE GICA
GICA (Groupe Industriel des Ciments d’Algérie ) est un groupe algérien de matériaux de construction. Il est composé de 23 filiales spécialisées, dont 14 cimenteries, 3 sociétés de Granulats et de BPE, une société de distribution, deux sociétés de maintenance industrielle, un centre d’assistance technique, un centre de formation et perfectionnement, et une société de gardiennage.
Depuis 2021, le groupe est présent sur le marché européen (notamment l’Italie, l’Espagne et la Grande Bretagne) avec des exportations en ciment et clinker dont le volume a presque été multiplié par deux en une année. GICA entend poursuivre son développement à l’international.
En rapide expansion depuis plusieurs années, le Groupe GICA s’est rendu compte qu’il ne pouvait plus fonctionner de la même manière que par le passé. Avec 23 filiales dans tout le pays et des équipes distribuées, la centralisation de l’information au sein d’une seule et même plateforme apparaît essentielle vue la nouvelle stature du groupe.
Détenant 14 cimenteries à travers le territoire national, le groupe GICA produit plusieurs types de ciments adaptés aux différentes utilisations (travaux courants de maçonnerie, préparation de mortiers, grands travaux nécessitant une haute résistance, construction en milieux agressifs et forages de puits de pétrole et de gaz).
Par ailleurs, dans le cadre de la diversification de sa gamme de produits, le groupe algérien s’est lancé dans l’exploitation de marbre et compte également intégrer de nouveaux créneaux d’activité. Il s’agit, entre autres, de la production et la commercialisation de granulats et de bétons prêts à l’emploi, du montage et de la maintenance industriels, de l’assistance technique, de la formation et de la sécurité et gardiennage, précise le communiqué. Autant d’activités qui nécessitent une structuration fine de l’information et une centralisation documentaire au sein d’une GED transverse.
Les enjeux
“Le groupe était déjà équipé d’une GED, explique Nacer Yanes, Responsable maintenance informatique au sein de la DSI. Installée en local sur un serveur, cette GED avait été déployée dans le cadre de la politique “zéro papier” du groupe qui vise, à la fois, à réduire les échanges de documents physiques et à minimiser son impact environnemental. Tous les services y avaient donc accès, mais ses fonctionnalités ne répondaient plus à nos besoins et nous ne pouvions plus faire évoluer”.
“Suite à la restructuration du groupe, qui a pris une dimension nationale, et sous l’impulsion de la direction marketing & communication, nous avons donc décidé de troquer cette GED vieillissante pour une plateforme de gestion documentaire nouvelle génération”, poursuit Nacer Yanes. Plusieurs solutions ont donc été identifiées et benchmarkées, et c’est finalement la solution proposée par DocuWare qui a fait l’unanimité.
“Nous avons dès lors identifié plusieurs services “pilotes” pour démarrer le déploiement de cette nouvelle GED, dont le service marketing bien entendu, à l’origine du projet, mais aussi le secrétariat de la direction générale ou encore le service “audit/conformité”. Et ce, avant de généraliser, cette GED à l’ensemble des services du groupe”.
Le choix de la solution
“Nous voulions avant tout une GED facile à mettre en place, simple à configurer et à utiliser, poursuit Nacer Yanes. Lors de notre benchmark, ce sont ces critères de simplicité qui ont fait pencher la balance pour DocuWare. La facilité d’indexation, son moteur de recherche full texte et le design de l’interface ont immédiatement séduit les utilisateurs.
Avec l’appui de SG Software, intégrateur de logiciels spécialisé dans la gestion électronique de document en Algérie, la GED DocuWare a été installée on-premise. Elle fonctionne pour le moment de manière autonome et n’a pas encore été interconnectée avec d’autres logiciels utilisés en interne. Le paramétrage de workflows est également à l’étude afin d’automatiser certaines opérations.
Les bénéfices
“Nous sommes toujours en phase pilote” précise Nacer Yanes. L’ancienne GED reste donc accessible et héberge toutes les archives du groupe avant sa restructuration. DocuWare ne gère pour l’instant que les documents d’activité courants. Notre objectif étant de migrer rapidement l’ensemble des archives vers DocuWare”.
Nous avons bien entendu défini des rôles et des autorisations d’accès pour chacun des services, avec un administrateur principal et différents niveaux d’accès pour les documents (consultation seulement, consultation/modification, etc.). Gage de sécurité pour le groupe, cette finesse de paramétrage fait incontestablement partie des forces de la GED DocuWare.
A cela s’ajoute la recherche Full Text qui offre une exploration exhaustive de l’ensemble des documents stockés, en recherchant chaque mot et chaque expression. Cette approche assure une pertinence maximale des résultats, facilitant ainsi la localisation rapide et précise des informations recherchées. De plus, cette fonctionnalité élimine la nécessité de connaître les termes exacts ou les métadonnées associées aux documents, rendant la recherche plus intuitive et accessible à un plus large éventail d’utilisateurs.
En outre, elle favorise une analyse approfondie et une découverte proactive de connaissances, en permettant la détection de relations ou de tendances non évidentes à partir du contenu textuel. Elle optimise également l’efficacité opérationnelle en réduisant le temps nécessaire à la localisation des informations, ce qui se traduit par une productivité accrue et une prise de décision plus informée. Grâce à elle, c’en est fini les recherches dans des classeurs ou des boîtes d’archives ! Elle apporte un confort immense aux utilisateurs.
Cette GED DocuWare offre également un gain de temps colossal. L’information étant désormais centralisée, il suffit de quelques clics et de quelques secondes pour disposer d’un document. Auparavant, il fallait se déplacer et cela prenait beaucoup plus de temps.
Enfin, cette GED permet de limiter la manipulation du papier, mais aussi les impressions, les copies, les envois postaux, etc. Elle garantit ainsi une réduction tangible des coûts en consommables (encre, papier, etc.) et des frais d’expédition. Ce qui n’est pas négligeable pour un groupe comme GICA qui entend aussi œuvrer pour un fonctionnement plus vertueux.
“Nous sommes en train de chiffrer ce que coûte réellement ce fonctionnement papier, afin que nous disposions d’indicateurs concrets pour prioriser nos axes d’amélioration”, note Nacer Yanes.
Et demain ?
Une fois cette phase pilote validée par les différents services, la GED DocuWare sera étendue à l’ensemble du groupe.
“Au sein de la DSI, nous sommes devenus des experts de la question et nous sommes aujourd’hui les principaux relais pour démocratiser les usages de DocuWare et en faire l’outil de travail de référence de tous les collaborateurs du groupe”, conclut Nacer Yanes. “Et même si nous n’en sommes pas encore à un fonctionnement “zéro papier”, c’est ce vers quoi nous tendons. Voilà pourquoi nous insistons sur la formation et la communication en interne pour inciter les collaborateurs à utiliser la GED DocuWare et en faire leur réflexe au quotidien”.
L’extension de la GED DocuWare à l’ensemble du groupe GICA, assortie de l’intégration prochaine d’un module de workflow permettant d’automatiser certains processus clés, représente une avancée significative dans la modernisation et l’optimisation des opérations du groupe. En automatisant certaines opérations récurrentes, la GED DocuWare pourra, en effet, libérer du temps précieux pour les collaborateurs, qui pourront se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. SG Software accompagnera le groupe dans ces prochaines étapes.
En centralisant l’ensemble des informations au sein d’une plateforme unifiée, la GED favorise également la collaboration inter-services et inter-sites, la cohérence des données et une meilleure gouvernance documentaire. In fine, ce déploiement de la GED à l’ensemble du groupe constitue un puissant levier pour augmenter son efficacité, sa transparence et sa compétitivité.