FIDRA

Les enjeux

Plusieurs raisons ont motivé le FIDRA à modifier ses pratiques et à mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique des Documents), notamment la croissance de son activité et une obligation réglementaire en matière d’archivage. Le FIDRA a, en effet, enregistré ces dernières années une forte hausse de son activité et était tenu de se conformer aux exigences réglementaires en matière d’archivage. L’archivage physique n’était plus viable, ce qui a conduit à la recherche d’une solution GED. A cela s’ajoute la volonté pour l’organisme de fluidifier la circulation de l’information entre ses agences réparties dans le pays et de permettre à ses collaborateurs de retrouver facilement les dossiers et les pièces justificatives afin d’offrir un service client rapide et efficace. 

Les exigences de la BCEAO ne sont pas non plus totalement étrangères à cette décision. La Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest impose certaines réglementations auxquelles le FIDRA, en tant qu’institution financière, doit se conformer. La mise en place d’une solution de GED faisait partie de ces mesures.

Bien que l’Afrique ait démarré sa transformation digitale il y a plusieurs années, les organisations africaines sont encore globalement dans une logique d’équipement (en opposition avec un marché de renouvellement). Les projets se précisent davantage, poussés par les obligations réglementaires et les plans de modernisation mis en place par les gouvernements. Il ne s’agit plus seulement d’équiper les entreprises et les institutions, mais de répondre à des besoins et des problématiques liés au métier.

Le choix de la solution

Le FIDRA a choisi la solution DocuWare proposée par GDExpert et son intégrateur local Sphere après un appel d’offres. La GED DocuWare a été retenue pour sa capacité à répondre à tous les besoins du FIDRA, ses fonctions de classification et d’indexation, mais aussi son intégration aisée au système d’information existant. “La présentation qui nous a été faite s’est avérée très convaincante, se souvient Jean-Luc Anicet Guibila. La simplicité de l’interface utilisateur nous a d’abord rassuré sur l’adoption et la prise en main de la solution par les collaborateurs. La classification et l’indexation nous ont semblé aisées et la solution était à la fois facilement adaptable à notre classification interne et facilement intégrable à notre SI”.

Les bénéfices

Au sein du FIDRA, de nombreuses opérations se font encore au format papier. Si les nouvelles ouvertures de compte sont désormais intégrées automatiquement dans la GED, le FIDRA a souhaité reprendre les anciens dossiers pour les injecter dans la GED et les rendre accessibles aux collaborateurs autorisés. “Nous n’avons pas encore la possibilité de valider les demandes en digital, car la réglementation n’est pas très claire sur ce sujet, précise M. Guibila. Il nous faut donc encore composer avec des documents papiers que nous numérisons ensuite”. 

Un grand chantier de numérisation a donc été initié pour dématérialiser les dossiers antérieurs à l’installation de la solution. “Nous avons mis en place différents niveaux d’accès aux documents. En fonction des autorisations, les collaborateurs peuvent consulter, imprimer ou pas, etc.”, précise Jean-Luc Anicet Guibila. 

Depuis sa mise en production, la GED DocuWare offre plusieurs avantages à l’institution financière, notamment :

• Une efficacité accrue. La GED a permis aux collaborateurs du FIDRA de gagner du temps en facilitant la recherche et la consultation des documents grâce à son système de classification simple et à ses options de recherche. Le traitement des dossiers clients et des réclamations a été largement accéléré.
• La centralisation et l’accessibilité de l’information. Grâce à la GED, les dossiers clients et l’ensemble de leurs pièces sont accessibles en temps réel. Les collaborateurs disposent d’informations à jour et ne perdent désormais plus de temps à se déplacer pour récupérer des documents.
• La sécurité et le contrôle d’accès. La GED offre différents niveaux d’accès aux documents, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations. Des pistes d’audit peuvent aider à prévenir les accès non autorisés et à garantir la conformité aux exigences réglementaires.
• La convivialité. L’interface de la solution DocuWare a permis à tous les employés de la prendre en main rapidement. DocuWare est facile à utiliser, même pour les employés qui ne sont pas familiers avec les outils informatiques. D’autant que des formations personnalisées ont été dispensées pour aider les employés à tirer le meilleur parti de la plateforme. 

“Sphère, en s’appuyant sur son master distributeur GDExpert, nous a, par ailleurs, proposé un accompagnement sur mesure et de grande qualité, avec des ateliers spécifiques, direction par direction, poursuit le responsable. Cet accompagnement a d’ailleurs été un des facteurs clés de la réussite de ce projet. Sphere a toujours été à notre écoute, disponible, réactif et capable de répondre à nos besoins et à nos demandes”.

Et demain ?

Il est important de noter que la réussite de la mise en œuvre d’une GED dépend de facteurs tels que la gestion du changement et la formation des employés. Le passage d’un système manuel à un système numérique peut être difficile pour certains collaborateurs, il est donc important de les soutenir pendant cette transition. “La gestion du changement, c’est la principale difficulté dans ce genre de projet, confirme M. Guibila. Les gens ont du mal à modifier leurs habitudes de travail. L’accompagnement au changement, c’est le nerf de la guerre et Sphère nous a justement proposé un très bon accompagnement sur ce plan”. 

Rappelons que ce projet est évolutif et comprend 3 phases. La première concernait la mise en place d’une plateforme de numérisation et de la solution de GED, et s’est avérée être un franc succès. La deuxième et la troisième concernent la mise à niveau du serveur (hautement sécurisé) et la gestion des courriers, ainsi que l’intégration des workflows (ventilation automatique des courriers, gestion des factures, des prêts et gestion du cycle de vie des archives). Elles seront initiées prochainement.

“Nous comptons, en effet, profiter des capacités d’automatisation de la GED DocuWare, pouvoir éditer et lancer des workflows et valider certaines opérations sans avoir à imprimer les documents. Mais il faut d’abord que le législateur clarifie les choses”, reprend M. Guibila. 

In fine, l’implémentation de la GED DocuWare a permis de gagner du temps dans la gestion de la relation client et a également permis d’améliorer la collaboration entre les collaborateurs, même s’ils se trouvent dans des agences différentes. Sans compter qu’en passant au numérique, le FIDRA a pu réduire ses coûts en papier, en consommables d’impression, en envois postaux et en stockage physique. “Nous avons également personnalisé la GED en fonction des besoins de chaque service, note Jean-Luc Anicet Guibila. Y compris les RH. C’est aujourd’hui un outil transversal”.