DGMP
En évolution continue depuis 1999, le système des marchés publics de Côte d’Ivoire est le fruit de plusieurs grandes réformes successives qui ont abouti à son haut niveau de compétence grâce à une transformation numérique menée, et réussie, par étapes.
“La première solution de GED que nous avions retenu ne nous satisfaisait pas. Nous avons donc cherché une autre solution, plus solide, plus étoffée, qui résolve efficacement les problèmes précédemment rencontrés. Avec OnBase nous avons enfin le bon niveau de stockage, des scanners adaptés faciles à maintenir, et un accompagnement disponible et fiable.”
La Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) de Côte d’Ivoire est héritière de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCM) créée en 1968, puis devenue, en 1985, avec l’élaboration et l’adoption du code des marchés publics, la Direction des Marchés (DMP).
C’est en 2019, qu’elle prend le nom de Direction Générale des Marchés Publics (DGMP), désormais organisée par l’arrêté N°0004/MBPE/DGMP du janvier 2021, permettant ainsi le transfert des compétences traditionnelles de la Direction des Marchés Publics à de nouveaux acteurs par la déconcentration et la décentralisation de la fonction marché.
Le service de la documentation de la DGMP est rattaché à la sous-direction de la Formation et de la Documentation. Son activité se divise en deux axes : la gestion documentaire physique et la gestion électronique des documents.
Concernant la gestion documentaire physique, les missions se résument principalement à réceptionner ou verser les archives physiques des marchés approuvés ; à vérifier les documents à enregistrer dans la base ; à trier et détruire des archives qui ne sont plus d’utilité publique ; à organiser la conservation des documents qui le sont.
La gestion électronique des documents concerne plutôt la préparation physique des documents à numériser, distribuer et sauvegarder ; elle renseigne différents types de documents dont les formulaires marchés ; elle indexe des mots-clés et les classe dans la base GED ; importe des numéros du bulletin officiel des marchés publics (BOMP) dans la base de données ; indexe les courriers ; et gère électroniquement les fichiers qui peuvent l’être.
La plupart de ces données est destinée à fluidifier les missions de l’ensemble du personnel de la Direction générale et à être accessibles en temps réel aux acteurs externes des marchés publics dont les autorités contractantes, les maitres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage privés, ou encore les cellules de passation des marchés publics.
Enjeux
“L’enjeu principal depuis sa création est de parvenir à un système des marchés publics toujours plus performant, plus transparent, et toujours mieux accessible en centralisant et sauvegardant l’information pour faciliter l’accès aux données traitées et stockées dans la base.”
A l’origine, la gestion des archives physiques était confiée à des personnes non spécialistes dotées d’équipements non conformes aux normes archivistiques. C’est en août 1999 qu’un spécialiste est recruté par la Direction des Marchés Publics pour organiser les archives de la Direction.
En 2000, un projet de réorganisation des archives a été initié et a abouti à la création du Service des Archives et de la Documentation. En 2007, un chef de service des Archives et de la Documentation est nommé pour porter le, service et le faire évoluer.
Un premier projet d’acquisition d’un système électronique des documents et d’autonomisation des processus métiers par la Direction Générale des marchés publics prenait en compte tous les documents produits et reçus par toutes entités de la Direction générale dans le cadre de la réalisation de ses missions. Les documents étaient composés d’archives techniques (les marchés approuvés et tous les documents y afférents) et les archives administratives de la Direction Générale.
Après avoir constaté de graves insuffisances dans la gestion documentaire, la Direction des Marchés Publics, sur proposition du Chef de service des Archives et de la Documentation, initie le projet aujourd’hui encore poursuivi par la DGMP.
Le choix d’OnBase
En 2006, un système intégré de gestion des marchés publics est retenu et mis à disposition du service des Archives et de la Documentation.
“Après formation des agents, le logiciel est mis en exploitation, mais à l’usage, beaucoup trop d’insuffisances sont constatées : la faible capacité de stockage des documents, les pannes fréquentes du scanner et les difficultés des techniciens en charge d’en assurer le bon fonctionnement. Cela nous conduit à chercher une nouvelle solution capable de résoudre de façon satisfaisante ces insuffisances. Après une consultation restreinte de cinq prestataires, la commission dirigée par des spécialistes de la GED retient OnBase sur la base de l’offre à la fois conforme à nos attentes et financièrement la moins disante.”
Bénéfices
Les bénéfices
Plusieurs équipes sont en charge de la gestion et du fonctionnement de la solution, mais les bénéfices sont globalement les mêmes, que ce soit pour les archivistes qui traitent les informations et les mettent à la disposition des utilisateurs, les informaticiens qui assurent la gestion technique de l’outil, ou les acteurs et personnels de la DGMP qui consultent les informations centralisées dans la base : “le système est fiable et facile à maintenir, la recherche documentaire est fluide et intuitive, l’accès en ligne est facile, et l’information est très rapidement disponible en temps réel. ”
“Mais là où nous gagnons le plus de temps, c’est dans la recherche documentaire en vue de la mise à disposition de l’information recherchée : avec l’information centralisée dans la base de données après la numérisation, enregistrée et indexée. C’est toujours un moment de magie quand elle est accessible en temps réel !”
Et demain ?
“Grâce aux bons résultats obtenus, nous avons opté pour la centralisation de toutes les informations de la Direction Générale.
C’est-à-dire que nous souhaitons étendre la solution à tous les services et à tous les documents produits et reçus de la Direction Générale.
C’est vous dire si nous en apprécions les bénéfices et si nous avons confiance dans la solution OnBase et dans les capacités de GDExpert et son partenaire Socitech Business Solutions à accompagner dans le temps l’intégralité de notre transformation numérique !”