Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire
Organisme financier incontournable dans le développement économique, la Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire possédait près de 50 ans d’archives lorsqu’elle s’est engagée dans sa transformation numérique, il y a un peu plus d’une dizaine d’années.
“En amont de la mise à disposition des éléments numérisés, la BNI a choisi la solution de numérisation Kodak Capture Pro pour sa rapidité, son efficacité, et son intelligence particulièrement adaptée aux nombreux besoins quotidiens de numérisation auxquels nous faisons face.”
Organisme financier dédié au développement économique de la Côte d’Ivoire depuis plus de 60 ans, la Caisse Autonome d’Amortissement devient en 2004, et selon une dénomination plus en adéquation avec ses nouvelles orientations, la Banque Nationale d’Investissement (BNI).
Cette Société d’Etat est, comme elle le définit elle-même, “strictement réservée à tout le monde” et proche de ses clients. Combinant les avantages d’une banque ouverte à la fois aux entreprises et aux particuliers, elle est l’interlocuteur privilégié qui accompagne ses clients dans les défis parfois complexes du développement économique en Côte d’Ivoire.
Enjeux
“Les quatre métiers de la BNI sont l’investissement, le refinancement, le conseil, et la gestion d’actifs pour environ 20 000 clients, particuliers et entreprises, qui sont au cœur de nos préoccupations.
Si l’un de nos enjeux est de mettre rapidement à disposition de notre clientèle une gamme de produits et services dont le traitement des données doit être effectué rapidement, nous avions besoin, en amont, d’un logiciel et de scanners professionnels, rapides et très efficaces tout au long du process de capture et ensuite, dans la recherche de documents par exemple. Il ne suffit pas de numériser les documents, encore faut-il que le logiciel de traitement soit bien pensé pour que les documents soient indexés intelligemment et ensuite être retrouvés facilement. Auparavant, les documents étaient rangés aux archives et, à la demande, on partait les chercher. Cela pouvait prendre des jours, voire des semaines ! ”
La BNI poursuit en parallèle une politique d’extension de son réseau d’agences sur tout le territoire national, d’Abidjan aux villes de l’intérieur du pays. Chaque année, la couverture réseau de la banque s’accroît pour délivrer un service vers plus de qualité et de proximité.
C’est le second enjeu de sa transformation numérique : “que les moyens mis à disposition, y compris la capture de données, soient les mêmes en termes de fiabilité, de rapidité, de sécurité, de formation, etc. dans toutes les agences et pour tous les agents qui en ont la nécessité et l’usage tout en conservant un niveau maximum de sécurité.”
Le Choix de Kodak Capture Pro
La BNI a fait des choix de haute qualité, que ce soit dans le matériel de numérisation, dans les progiciels, et dans l’accompagnement/formation proposé par le prestataire qu’elle a retenu.
“Nous voulions une solution puissante, précise et fluide. Il n’y en a pas tant répondant vraiment à ces critères, surtout quand la disponibilité du prestataire sur l’ensemble du process est ajoutée dans le cahier des charges !
Pour ma part, je suis arrivé bien après que la solution ait été mise en place, mais je la vois évoluer depuis 4 ans. Kodak propose de nouvelles fonctionnalités régulièrement, toujours plus intelligentes et adaptées à nos attentes. De la possibilité de marquer les images à supprimer, à l’indexation avancée, en passant par l’extraction intelligente, nous avons la réponse à nos principaux besoins. C’est la fonction de scan et d’indexation que nous utilisons le plus.
La solution Kodak Capture Pro a été choisie sur proposition du prestataire après appel d’offres comme étant la plus adaptée à notre configuration et à nos usages, ceux de l’époque, ceux d’aujourd’hui, et avec la capacité d’évoluer avec le temps selon notre propre développement.
Quant au choix du prestataire et intégrateur GEDOC CI, comme indiqué précédemment, il s’est fait sur sa capacité à être disponible et à couvrir le process de bout en bout, depuis la préparation/scannerisation à l’injection dans le système.
Au-delà de la haute qualité des outils, c’est particulièrement agréable de disposer d’une solution de capture intelligente et d’un référent IT unique chez un prestataire qui répond rapidement à nos demandes, s’adapte avec créativité à nos spécificités et comprend les enjeux de nos ambitions.”
Bénéfices
Les bénéfices
Le principal bénéfice de la solution Kodak Capture Pro pour la BNI réside dans sa capacité d’indexation et d’extraction automatique. Couplé avec une solution de Gestion Electronique de Documents dont ils disposaient déjà, Kodak Capture Pro a permis un travail fin dans le but d’améliorer les performances de recherches. Des champs pré-paramétrés peuvent être définis pour permettre d’indexer et numériser les documents plus rapidement afin d’en extraire automatiquement les données importantes.
“J’en parlais précédemment, retrouver un document rangé aux archives pouvait prendre des semaines auparavant. Nous n’osions imaginer une solution qui nous permette de les obtenir quasi instantanément !
Nous avions besoin d’automatiser le processus d’extraction, de classification et d’indexation de nos données qui provenaient de sources très diverses pour gagner en rapidité et en efficacité. Une fois les champs correctement paramétrés, les collaborateurs de l’atelier chargé de numériser les documents peuvent désormais traiter plus de dossiers en travaillant de façon plus souple et plus détendue, et consacrer le temps gagné à d’autres tâches.
Une dizaine de personnes utilisent au quotidien la solution Kodak Capture Pro via des pools de numérisation répartis en ateliers de 5 à 6 personnes. Les ateliers sont constitués de postes dotés de scanners Kodak Alaris.
Les documents scannés sont stockés dans un répertoire partagé.
Les autres postes de l’atelier se connectent à ce répertoire pour lancer l’indexation puis l’injection dans la base.
Pour faciliter leur activité, nous avons créé une interface avec le core-banking qui complète les champs des formulaires d’indexation à partir de la racine du compte client, ou de la référence de l’opération comptabilisée dans le cas des crédits particuliers et entreprises.”
Pour mobiliser des ressources en direction de programmes sectoriels jugés prioritaires, la BNI assure également, pour le compte du gouvernement de Côte d’Ivoire, la gestion déléguée de fonds nationaux composés de prêts et d’investissement. Là encore, pour être la banque de tous, la BNI déploie son énergie à améliorer le quotidien de ses clients.
“La GED mise en place il y a une dizaine d’années était un outil nécessaire suffisamment solide pour permettre de traiter une importante quantité de données, suffisamment souple pour évoluer en fonction des besoins et des attentes, et suffisamment intuitif pour être utilisé facilement par nos collaborateurs. Là encore, la qualité du travail de numérisation effectué en amont détermine pour une très grande part l’adéquation aux objectifs de la suite, l’indexation, la recherche, etc.
Quand il y a quelques années un atelier de 6 personnes pouvait traiter 80 dossiers par jour, aujourd’hui ce sont en moyenne, et toujours par jour, environ 350 à 450 dossiers qui sont scannés.
Dans certains cas précis, nous pouvons même éviter de redemander à nos clients des éléments déjà en notre possession. C’est aussi un gain de temps et un facteur de satisfaction pour eux !”
Et demain ?
Demain se résume presque sous forme de devise : à chaque problème, une solution pérenne.
“Si nos scanners ont une puissance remarquable, je me suis aperçu que nous n’en n’exploitions pas toute la puissance car nous n’utilisons sans doute pas toutes les innombrables possibilités offertes par la solution Kodak Capture Pro. Dans l’avenir, nous allons donc continuer à nous former pour utiliser au mieux ces possibilités et tirer le meilleur parti des outils dans lesquels nous avons massivement investi.
Nous avons de grandes ambitions pour élargir nos usages et le nombre de collaborateurs qui les utilisent. Je suis confiant, à ce jour et sans exception, à chaque problème une solution pérenne a été trouvée par notre prestataire pour nous accompagner dans notre progression ! Rendez-vous donc quand toute notre activité sera digitalisée et que tous nos agents utiliseront l’outil de capture Kodak ! ”