OnBase, la solution ECM (Enterprise Content Management) d’Hyland Software, continue de s’enrichir afin d’offrir aux organisations une expérience utilisateur plus intuitive et de nouvelles fonctionnalités. Cette dernière mise à jour apporte une multitude d’améliorations qui transforment en profondeur la manière dont les organisations peuvent organiser, exploiter et partager leurs informations. Nous souhaitions les mettre en lumière.

OnBase se distingue par sa capacité à centraliser, sécuriser et automatiser la gestion documentaire et les processus métiers. Qu’il s’agisse de documents papier, de fichiers numériques ou de flux de données provenant de différents systèmes, OnBase permet une organisation optimale et une exploitation efficace de l’information. Avec l’intégration de modules no code / low code, les utilisateurs sans compétences techniques avancées peuvent créer et ajuster des workflows sur mesure, facilitant ainsi l’adoption de la solution.

Une meilleure intégration avec Outlook 365

Parmi les dernières innovations, l’intégration d’Outlook 365 a été repensée afin de simplifier l’importation des pièces jointes directement depuis Outlook Web, offrant ainsi une fluidité sans précédent dans la gestion des e-mails professionnels. 

L’accent a également été mis sur l’accessibilité, avec une conformité renforcée aux normes WCAG 2.1 AA, garantissant une expérience plus inclusive. Quant au nouveau tableau de bord HRDWS (Hyland Reporting Dashboard Web Suite), il permet de modéliser des tableaux de bord depuis le client web, ce qui n’était possible jusqu’à présent que depuis le client hybride Unity (et ce qui pouvait générer des surcoûts). Il offre ainsi aux organisations une meilleure visibilité et une analyse approfondie de leurs flux d’informations. 

Content Innovation Cloud : l’intelligence décisionnelle

L’introduction du Content Innovation Cloud constitue également une avancée majeure, en réunissant de puissants outils d’automatisation, de gouvernance et d’intelligence artificielle. Grâce à cette plateforme, il devient possible d’extraire intelligemment des informations à partir de documents, de structurer les données non exploitées, d’automatiser certains processus, de créer des expériences utilisateur personnalisées grâce à des intégrations étendues avec d’autres système et ainsi de faciliter la prise de décision.

De nouvelles feuilles Unity responsives font également leur apparition. L’objectif : améliorer l’expérience utilisateur en rendant les formulaires Unity adaptables à différentes tailles d’écran, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Ce qui permet d’anticiper l’affichage des formulaires sur différents terminaux et de renforcer le confort d’utilisation des utilisateurs en mobilité. 

App Builder : une personnalisation poussée au service de l’utilisateur

Le module App Builder, présent depuis la version 23.1 d’OnBase, a également été enrichi afin de permettre aux utilisateurs finaux de disposer d’une interface personnalisée et repensée en fonction de leurs usages ! Son approche ergonomique, basée sur le “glisser-déposer”, facilite la création de tableaux de bord personnalisés qui regroupent en un seul écran toutes les informations pertinentes. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent accéder directement aux workflows, aux dossiers en cours, aux requêtes, aux formulaires Unity et aux données de reporting sans avoir à naviguer à travers de multiples menus. 

En personnalisant l’interface aux couleurs de l’organisation, il devient possible d’y intégrer un logo, un message d’accueil ou encore des instructions spécifiques, renforçant ainsi l’identité visuelle et la cohérence des outils internes. Cette simplification des parcours utilisateurs se traduit par une réduction du nombre de clics nécessaires pour accéder aux données essentielles, ce qui optimise les performances des collaborateurs et minimise les erreurs humaines.

Une intégration plus fluide avec l’environnement IT des organisations

Au-delà de la personnalisation des interfaces, App Builder facilite l’intégration avec d’autres systèmes informatiques pour créer une expérience utilisateur harmonieuse. Sa fonction WorkView permet d’afficher des données issues d’autres systèmes directement dans OnBase, sans devoir jongler entre plusieurs applications. 

Les utilisateurs peuvent également définir des actions personnalisées pour automatiser certaines tâches récurrentes, ce qui offre un gain de temps considérable et une réduction des interventions manuelles. 

Une transformation digitale accélérée

L’évolution d’OnBase et le renforcement fonctionnel du module App Builder ouvrent de nouvelles perspectives pour les entreprises et institutions d’Afrique francophone. La digitalisation des processus étant devenu un enjeu stratégique, la flexibilité et la richesse fonctionnelle d’OnBase leur permettent aujourd’hui de moderniser rapidement leur gestion documentaire sans exiger d’importantes ressources techniques. Sans compter que la capacité d’OnBase à s’intégrer facilement avec d’autres systèmes informatiques en fait une solution idéale pour les organisations souhaitant renforcer leur efficacité opérationnelle. 

Pour en savoir plus sur la façon dont OnBase et App Builder peuvent transformer votre manière de travailler, contactez-nous par mail ou rejoignez-nous sur nos réseaux sociaux :

• Sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/gd-expert
• Sur Twitter : https://twitter.com/GDExpert
• Sur Facebook : https://www.facebook.com/GlobalDocumentExpert/