DocuWare fait régulièrement évoluer sa solution de gestion documentaire en ajoutant de nouveaux modules fonctionnels. DocXporter est l’un des derniers en date. Il permet d’exporter des documents et/ou des données d’indexation et offre de nombreuses possibilités de filtrage et de structuration. Voyons plus en détails son utilité et ses capacités réelles.  

DocXporter est intéressant à plus d’un titre, car il rend l’export et le partage de données plus facile, plus rapide et plus intelligent. Il permet, en effet, d’exporter automatiquement des documents et des données d’index (séparément ou les deux simultanément) à partir des armoires de fichiers DocuWare vers votre système de fichiers, pour les mettre à disposition de partenaires externes (clients ou fournisseurs), ou bien de les partager sur un portail client, ou simplement de les transférer vers d’autres logiciels. 

Des exports facilités vers l’ERP ou le SIRH

Prenons l’exemple des factures fournisseurs qui, grâce à DocXporter, peuvent être exportées et imputées directement dans l’ERP. Les données d’indexation peuvent également être filtrées afin d’être exportées en une seule fois (et non de manière séquentielle) dans le format attendu par le logiciel tiers. Et tous les types de documents peuvent être concernés, notamment les documents RH (demandes de congés, contrats de travail, notes de frais, etc.) qui, grâce à DocXporter, peuvent être injectés facilement dans le SIRH au format attendu. 

Sauvegardes locales et cloud

DocXporter peut aussi être utilisé pour créer des sauvegardes locales de tous les documents ou de certains documents, en plus des sauvegardes dans le cloud. Autre cas d’usage : l’envoi de documents à des systèmes externes et la création de fichiers d’index complexes. Vous pouvez ainsi exporter des documents vers un portail client ou votre  expert-comptable lorsqu’il n’y a pas de connexion directe ou d’API disponible. DocXporter peut exporter des documents dans des structures XML, CSV ou des fichiers uniques contenant plusieurs documents, ce que l’exportation de documents standard ne peut pas faire.

Un export paramétrable

DocXporter trouve également son utilité dans le tri et l’archivage des documents dont la DUA (Durée d’Utilité Administrative) arrive à échéance ou est dépassée. Il permet de sélectionner les documents concernés et de les transférer vers le système d’archivage ou n’importe quel autre système de conservation. Ces documents peuvent être exportés dans leur format d’origine, mais aussi au format PDF ou TIFF. L’exportation au format PDF a ceci d’intéressant qu’elle permet d’inclure, si besoin, les tampons et les annotations DocuWare. Quel que soit le format, cette exportation est totalement paramétrable. Ce paramétrage se fait grâce à un fichier XML qu’il est possible d’adapter à vos processus. 

Des exports groupés

Plusieurs fichiers peuvent également être exportés sous forme d’archive ZIP grâce à la fonction « Group Export ». Celle-ci permet de regrouper plusieurs documents en un seul PDF ou fichier ZIP en fonction d’un champ d’index commun. Vous pouvez, par exemple, regrouper tous les documents ayant le même numéro de projet dans un seul PDF. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez exporter un ensemble de documents liés, comme tous les documents associés à un projet spécifique, à un client ou à un numéro de facture. Au lieu d’avoir plusieurs fichiers distincts, vous obtenez un seul fichier contenant tous les documents pertinents, ce qui simplifie le partage et l’archivage.

Un allié précieux

In fine, DocXporter permet d’encapsuler les documents et leurs données d’indexation, de les filtrer si besoin et de paramétrer leur transfert vers d’autres systèmes informatiques (un système d’information bancaire, un SIRH, un SIH, un système d’archivage, etc.). Il s’avère particulièrement utile pour automatiser ce type de transferts qui ne peuvent l’être avec la fonction d’exportation standard de DocuWare et offre aussi davantage de souplesse. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce module, son utilisation, son paramétrage ou demander une démonstration, contactez-nous. 

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