StorageRobot est l’un des nouveaux modules de la solution de gestion documentaire DocuWare. Nous vous l’avions déjà présenté en avant-première dans une précédente newsletter, mais il est désormais grand temps de vous dévoiler plus en détails les possibilités qu’il offre.

De nombreux systèmes informatiques, notamment les ERP, les CRM, les logiciels financiers ou encore les logiciels de gestion de stock par exemple, génèrent des documents sortants, des journaux et des listes sous forme de fichiers qu’il est possible de stocker dans différents formats dans DocuWare ou un système de fichiers. C’est là qu’intervient StorageRobot. Ce module permet, en effet, d’importer, d’indexer et de stocker tous ces documents de manière entièrement automatique dans la GED DocuWare. Prenons le cas des factures générées par votre ERP avec leurs métadonnées : avec StorageRobot, elles seront indexées en une seule opération dans DocuWare, sans avoir à passer par une API. 

Un assistant polyvalent et flexible

StorageRobot est un assistant tout-en-un flexible à qui il est possible de demander ce que vous voulez et que vous pouvez configurer pour répondre précisément à vos besoins. Il pourra ainsi vous assister dans la reprise d’un fonds documentaire existant ou à l’issue d’une prestation de numérisation. StorageRobot pourra, en effet, automatiser l’import du fichier informatique qui vous sera remis par le prestataire avec, à l’intérieur, l’ensemble des documents numérisés et les fichiers d’index. 

Le champion de la migration

Ce module vous sera également utile en cas de migration d’une ancienne GED ou d’un système de fichiers vers DocuWare. En effet, au lieu d’effectuer l’opération manuellement, StorageRobot permet de réaliser un requêtage dans la base de données de l’ancien outil et de rapatrier le tout vers le nouveau système, dans le format attendu, en conservant la structure de fichiers et l’indexation existantes. La force de ce module réside dans sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois par le biais d’une seule opération, alors qu’il vous en aurait fallu plusieurs avec les outils courants. 

Une large compatibilité de formats

StorageRobot prend en charge le protocole FTP (pas besoin de client FTP additionnel !), le format ZIP (avec la possibilité de dézipper les documents présents dans le dossier et de les indexer dans la GED), les requêtes de base de données (SQL, MySQL, ODBC, OLE DB), les formats de fichiers d’index courants (XML, CSV, TXT ou INI) ou encore la fusion de documents déjà archivés (par exemple joindre un bon de livraison à une facture déjà archivée). 

QR Code & dédoublonnage

Tous les types de codes-barres, y compris les QR Code, peuvent aussi être lus par StorageRobot. Pour les PDF, il est possible de choisir entre l’OCR (permettant de convertir une image de texte en format de texte lisible par une machine) et l’extraction de texte. Tout ou partie des valeurs peuvent être utilisées pour l’indexation. Notez que la fonction d’indexation permet également de faire correspondre des critères d’indexation et de voir s’il existe déjà un document stocké qui contient telle ou telle information dans l’un de ses champs. Si tel est le cas, vous pouvez l’ignorer. Une bonne méthode de dédoublonnage.

Prise en charge de gros volumes 

Enfin, sachez que rien ne fait peur à StorageRobot, pas même les serveurs abritant d’importants volumes de documents. Ce module est, en effet, capable de traiter des volumes supérieurs à 100 000 documents avec le même niveau de performance que pour des volumes inférieurs. Et ce, avec une journalisation étendue et un système de notification permettant de conserver une trace de l’ensemble des opérations et des activités effectuées sur les différents fichiers.  

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce module, son utilisation, son paramétrage ou demander une démonstration, contactez-nous. 

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