La transformation digitale des organisations d’Afrique francophone bât son plein, impulsée notamment par les administrations, leur souci d’efficacité et leur volonté d’offrir aux citoyens davantage de services numériques. Les projets de dématérialisation se multiplient, leurs périmètres sont mieux cernés et les technologies de gestion de contenus sont mieux appréhendées. Dans ce paysage IT africain en pleine ébullition, trois tendances fortes émergent pour 2024. Nous les avons décryptées pour vous.

Parmi ces 3 tendances, figurent :

• L’intégration de la signature électronique

Cela fait déjà plusieurs années que le besoin en signature électronique est latent au sein des administrations et des entreprises privées d’Afrique francophone, mais aujourd’hui ce besoin est plus prégnant que jamais. Tous ont compris que la signature électronique permet de gagner du temps dans la validation des dossiers, d’accélérer la plupart des processus et surtout de les digitaliser de bout en bout, sans rupture et avec une visibilité optimale. En attendant, dans de nombreux cas (comme la signature de contrats, d’offres de prêt, etc.), des documents, pourtant nativement électroniques, sont encore imprimés pour être signés manuellement, avant d’être numérisés pour être archivés dans la GED. Ce qui constitue une perte de temps et d’efficacité. L’intérêt de compléter une GED ou un ECM avec un outil de signature électronique est donc devenu une évidence.

La signature électronique devrait trouver cette année sa place au sein de nombreux projets. Son déploiement et son utilisation se heurtent cependant toujours à un flou législatif. Si la signature simple (ou le visa interne) ne pose pas de problème particulier sur le plan juridique, la signature électronique à valeur probante (autrement dit, les signatures avancées et qualifiées), elles, soulève encore des interrogations. Car, avec les solutions de principaux acteurs du marché, pour être signé électroniquement, le document généré doit être uploadé sur la plateforme de signature du prestataire et quitte donc le territoire national. Rappelons que ces plateformes sont toutefois éprouvées et disposent des plus hauts niveaux de sécurité pour garantir la confidentialité des informations.

Un éclaircissement de la législation à ce sujet reste toutefois nécessaire pour que les organisations puissent l’adopter plus massivement. Et nous observons plusieurs avancées notables. Ainsi, en Algérie, des solutions de signature électronique à distance et en local sont disponibles par le biais d’une agence gouvernementale qui fait office de tiers de confiance : l’Autorité Gouvernementale de Certification Electronique (AGCE).

En attendant que d’autres pays légifèrent sur la valeur probante des signatures électroniques et que des solutions souveraines voient le jour, il peut être intéressant de s’orienter vers des solutions permettant de signer électroniquement en local (sans avoir à uploader le document sur la plateforme du prestataire) et d’intégrer ces solutions à votre GED pour un processus 100% digital.

 

• La verticalisation des projets

2024 verra progressivement la fin des projets globaux où la GED déployée n’est là que pour permettre aux collaborateurs de retrouver et d’archiver facilement des documents, sans véritable problématique métier. Envisager la GED comme un simple système de stockage de documents destiné à préserver la mémoire de l’entreprise est une approche qui est vouée à disparaître. D’autant que la GED constitue un investissement technologique important pour les organisations, et que, sans structure autour de son déploiement, le ROI n’est absolument pas garanti. Et la GED peut dès lors devenir un immense fouillis documentaire, sans cadre ni règle, que les collaborateurs utilisent pour sauvegarder leurs documents de travail.

La réduction du périmètre du projet et sa structuration autour d’une équipe ou d’un service permet d’obtenir des résultats plus rapides, de limiter les coûts et la durée de déploiement, mais aussi d’optimiser le taux de réalisation et de faciliter la conduite du changement. Une petite équipe sera, en effet, plus à même d’apprécier les bénéfices de cette GED et deviendra même son principal sponsor, en vue de son déploiement dans les autres services de l’organisation. Voilà pourquoi cette verticalisation est intéressante. Les projets sont dès lors mieux cadrés, avec un suivi de meilleure qualité et une efficacité optimale.

Conseil d’expert : identifiez un service ou un site “pilote” au sein de votre organisation, faites un test et observez les résultats, avant d’envisager un déploiement à plus large échelle. Souvent le service RH, le service Comptabilité ou encore le service Archives constituent de solides points d’entrée. Appuyez-vous sur eux pour mener ces “pilotes”.

 

• La généralisation des portails

Partout les portails gagnent en popularité et permettent aux administrations, comme aux entreprises de proposer à leurs parties prenantes à la fois de l’information, mais aussi des services. Cette “portaillisation” va de pair avec l’essor des services digitaux (demandes d’actes administratifs, établissement de contrats d’assurances, gestion des sinistres, services bancaires, etc.) que ce soit dans le public et le privé. L’ambition étant de simplifier l’accès à ces services pour les utilisateurs et de faciliter leur développement.

Le portail est, en effet, un parfait moyen d’offrir des services adaptés en fonction des profils et des rôles des utilisateurs du système d’information tant internes (collaborateurs, services) qu’externes (clients, fournisseurs).

Mais la grande tendance de 2024 réside dans la personnalisation de ces portails et l’optimisation de l’expérience qu’ils offrent aux utilisateurs. L’ambition étant de leur proposer une ergonomie simplifiée, basée sur l’expérience de navigation, afin de faciliter la prise en main et le traitement de l’information, tout en se conformant à leur charte graphique. Ils profitent dès lors d’un design et d’un paramétrage personnalisés de leurs outils de travail. Aujourd’hui, les solutions de GED et d’ECM disposent justement de fonctionnalités permettant cette personnalisation.

Le portail est une solution intéressante aussi pour les parties prenantes de l’organisation, qu’il s’agisse des clients, fournisseurs ou partenaires. Car il permet de leur proposer des services supplémentaires et personnalisés : rechercher, télécharger ou uploader un document (une facture, un contrat, des conditions générales, etc.), suivre l’état d’avancement d’une demande ou d’un dossier, consulter des indicateurs de reporting, etc.

Que ce soit en B2B ou en B2C, ce type de portail permet donc aux parties prenantes d’éviter d’avoir à se déplacer ou à envoyer des documents par voie postale. Tout se fait en ligne, de manière simple, fluide, instantanée et sécurisée. Encore balbutiants jusqu’à présent, ces portails ergonomiques, personnalisables et multi-services seront en plein essor cette année. Un important travail d’éducation et de promotion reste toutefois à mener pour faire tomber les barrières à l’usage.

Ces trois tendances témoignent d’une transformation profonde dans la manière dont les administrations et les entreprises peuvent désormais gérer l’information et interagir avec leurs clients, partenaires et fournisseurs. En les embrassant, toutes pourront non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, soigner leur relation client ou usager, gagner en agilité, mais aussi renforcer leur compétitivité sur un marché en rapide évolution.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous accompagner sur ce type de projet contactez-nous.

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