DocuWare, spécialiste en gestion documentaire et en automatisation de processus, promet une optimisation spectaculaire du processus Achats avec la nouvelle version (7.9) de sa plateforme de GED. Voici un aperçu des principales nouveautés. 

Le processus Achats, essentiel pour l’approvisionnement et la maîtrise des coûts, est souvent complexe au sein des entreprises, impliquant plusieurs étapes à travers différents services. DocuWare intervient pour optimiser et clarifier ce processus, réduire les erreurs et les coûts, grâce à des procédures standardisées et à l’automatisation.

« Avec la version 7.9, même les entreprises traitant un petit nombre de documents peuvent profiter d’un processus purchase-to-pay optimal, souligne Max Ertl, président de DocuWare et responsable du marketing et des ventes. Grâce à une configuration simple et de nouvelles fonctionnalités prédéfinies, DocuWare promet un retour sur investissement rapide, en quelques mois seulement. »

La version 7.9 introduit, en effet, plusieurs nouveautés majeures dont :

• La possibilité d’insérer des tableaux dans les formulaires web DocuWare
  Une nouveauté qui simplifie la saisie de données structurées et jetant les bases d’un traitement automatisé, tout en permettant aux collaborateurs de créer des demandes d’achat détaillées. Il peut s’agir d’un formulaire de demande d’achat (pour saisir les articles demandés), d’un formulaire de notes de frais (pour enregistrer les dépenses effectuées lors d’un voyage) ou d’un formulaire de commande (pour les articles que le client souhaite commander).

 

• La possibilité d’importer des données de factures XML dans des tableaux d’index
  Lors de l’importation d’une facture XML, les articles répertoriés peuvent désormais être capturés dans des tableaux d’index. Cela facilite le traitement des factures électroniques dans le cadre du workflow d’achat jusqu’au règlement. Ainsi, toutes les données relatives aux articles des factures électroniques sont automatiquement saisies. Ce qui élimine les opérations manuelles et réduit drastiquement les erreurs de saisie.

 

• La possibilité de vous connecter à l’API REST de DocuWare (ainsi qu’aux services web externes SOAP et REST)
  Après le traitement d’une facture entrante dans le logiciel de comptabilité, vous pouvez maintenant apposer automatiquement le tampon « Payé » sur le document dans DocuWare. Vous pouvez également accorder de manière dynamique des droits d’accès aux membres du même service que le demandeur après que sa commande ait été approuvée. Cette nouveauté permet d’automatiser certains sous-processus et de configurer les tâches plus rapidement et avec davantage d’options.

 

• La possibilité de récupérer et de rapprocher jusqu’à 20 documents différents d’un même type
  Cette fonctionnalité facilite la correspondance entre les factures et d’autres documents tels que les bons de livraison, les bons de commande ou les confirmations de commande. Ainsi, si plusieurs bons de commande ont des articles combinés en une seule facture, vous pouvez désormais récupérer les données de tous les bons de commande afin d’effectuer un rapprochement à 2 ou 3 facteurs avec la facture. Et si vous souhaitez déterminer la quantité d’un article qui n’a pas été livré en une seule fois et qui figure donc sur plusieurs bons de livraison, il suffit d’affecter la quantité totale et d’effectuer un rapprochement à 2 ou 3 facteurs. En outre, il est possible de faire correspondre jusqu’à 10 valeurs par affectation de données et d’additionner des valeurs numériques dans la colonne décimale. Un énorme gain de temps !

 

• L’optimisation de la fonction HighLight Search
  Vous disposez de plus d’options de recherche et pouvez améliorer les résultats de votre recherche HighLight en utilisant les opérateurs “contient”, “égale”, “débute par”, “se termine par” dans les champs de texte. Ce qui s’avère utile si votre entreprise utilise plusieurs codes pour différents types de documents.

 

• La fonction de comparaison de chaîne de caractères floue
  Grâce à cette fonctionnalité, DocuWare 7.9 autorise la mise en correspondance par similitude pour éviter les erreurs dues aux défauts de numérisation. Exemple : vous disposez d’un bon de commande dont le numéro d’article se termine par « M5 ». Cependant, en raison d’une erreur d’OCR, le PDF de la facture scannée affiche « MS » à la place. La facture sera pourtant traitée correctement par DocuWare, car il est possible de configurer la correspondance des lignes en fonction de la similarité. Ce qui rend le rapprochement ligne-article encore plus flexible et fiable.

 

• Un traitement des requêtes plus pratique et plus rapide
  Plusieurs requêtes reçues peuvent être traitées en même temps et plusieurs requêtes envoyées peuvent être interrompues en même temps.

 

• La possibilité d’exporter des données plus simplement
  Lorsque vous exportez des données depuis DocuWare, votre ERP a besoin d’un simple fichier CSV avec seulement un en-tête de colonne en haut du fichier.

 

• Une sécurité renforcée des données grâce aux certifications ISO/IEC 27001 et SOC 2, type 2
  La certification ISO/IEC 27001 est la norme internationale de sécurité de l’information, tandis que la certification SOC 2, type 2, régule les rapports relatifs aux paramètres de contrôle interne, y compris la sécurité et la disponibilité. Elles attestent toutes deux de la conformité aux normes de sécurité nationales et internationales de l’éditeur et contribuent à renforcer la confiance des clients dans la sécurité de leurs données.

In fine, avec cette version 7.9, DocuWare apporte des améliorations significatives au processus Achats. L’optimisation de la mise en correspondance des données de tableaux provenant de différentes sources, la vérification croisée étendue des articles de factures et l’ajout de nouvelles fonctions pour les formulaires et les factures XML offrent de nombreux avantages aux entreprises.

Pour en savoir plus sur cette nouvelle version, contactez-nous.

Et rejoignez-nous sur nos réseaux sociaux :

• Sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/gd-expert
• Sur Twitter : https://twitter.com/GDExpert
• Sur Facebook : https://www.facebook.com/GlobalDocumentExpert/