DocuWare, éditeur d’une puissante solution de gestion documentaire, vient de développer un nouveau module permettant de connecter la GED DocuWare à Microsoft Teams. Une fonctionnalité très intéressante pour vous qui utilisez régulièrement la plateforme de communication et de collaboration en ligne de Microsoft. Elle vous permettra de centraliser et de stocker en toute sécurité vos documents et fichiers importants dans une armoire centrale DocuWare. 

Une intégration native de Teams à DocuWare

Teams est un outil formidable pour partager des fichiers, collaborer et gérer des projets en équipe, mais il a aussi ses limites. Les collaborateurs pouvant créer sur Microsoft Teams des canaux de discussion dédiés à des projets spécifiques, les fichiers et documents sont souvent dispersés dans les canaux et messageries instantanées et forcément deviennent difficiles à retrouver par la suite.

La dernière version de la GED DocuWare (v7.8) vient justement corriger ces lacunes en proposant l’intégration native de Microsoft Teams, aussi bien pour les clients disposant d’une GED DocuWare sur site et ceux utilisant DocuWare Cloud.

Gérez et retrouvez tous les documents de Microsoft Teams

Grâce à ce nouveau module qui facilite la centralisation et l’archivage dans DocuWare, vos fichiers et vos documents partagés avec Teams sont stockés de façon structurée et peuvent être consultés dans leur contexte avec d’autres documents commerciaux et e-mails. Ainsi, dans DocuWare, les fichiers et documents de Teams sont :

• faciles à retrouver, au lieu d’être dispersés dans les chats et les messages des différents canaux Teams.
  
• archivés à long terme et non modifiables.
• disponibles pour tous les utilisateurs autorisés, à tout moment et à n’importe quel endroit.
• centralisés. Vous n’avez pas besoin de quitter DocuWare pour les partager.
• faciles à indexer. Grâce à l’outil One Click Indexing, le contenu pertinent du document est transféré dans les champs d’index en quelques clics.
  
• disponibles pour intégrer des workflows professionnels.

Importez facilement vos documents dans un bac ou une armoire DocuWare

Les documents partagés dans les chats et sur les canaux Teams peuvent ainsi être importés dans un bac ou dans une armoire DocuWare. Lors du stockage de documents dans une armoire, la boîte de dialogue de stockage DocuWare s’ouvre directement dans Microsoft Teams, ce qui vous permet d’indexer des documents avec les outils habituels, tels que One Click Indexing.

Pour les clients disposant d’un système DocuWare sur site, la boîte de dialogue de stockage s’ouvre dans un onglet de navigateur plutôt que dans Teams.

Des exemples concrets d’utilisation

• Sécuriser et archiver les documents engageants
  Plusieurs collaborateurs peuvent travailler ensemble sur un projet de contrat dans Microsoft Teams par exemple. Il suffit de partager un lien DocuWare sur le canal Teams concerné. Tous les membres ont alors la possibilité d’ouvrir le document dans la visionneuse DocuWare et peuvent simultanément le modifier dans Office 365. La version finale du contrat, elle, est enregistrée et archivée dans DocuWare.
• Améliorer le suivi des projets
  Vous pouvez archiver le devis d’un fournisseur par exemple et le mettre à la disposition de l’équipe en charge du projet dans Microsoft Teams via un lien DocuWare. Tous les membres sont dès lors avisés et peuvent facilement retrouver le devis dans la GED DocuWare.
• Faciliter la prise de décision
  Lors d’une réunion avec un client, votre interlocuteur vous fournit des documents supplémentaires sur le projet via la messagerie instantanée. Vous pouvez les archiver en toute sécurité dans DocuWare alors que la réunion est toujours en cours et les rendre accessibles aux collaborateurs autorisés. Vous étayez ainsi votre connaissance client et pouvez prendre des décisions plus éclairées.

Comment démarrer avec Connect to Teams ?

Deux possibilités s’offrent à vous :

• Vous utilisez DocuWare Cloud

Connect to Teams est inclus dans tous les packs de licence DocuWare Cloud. L’application DocuWare se trouve dans la section des applications de Microsoft Teams.

• Vous utilisez DocuWare On premise

Pour utiliser DocuWare sur les systèmes sur site, vous devez disposer du module supplémentaire (payant) Connect to Teams.

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