La faculté de signer à distance devient aujourd’hui un véritable outil au service de la productivité des entreprises. Couplée à un système de gestion documentaire efficace, la signature électronique permet d’accélérer les circuits de décision en toute sécurité et de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances.

La signature électronique garantit aux entreprises de nombreux bénéfices : gain de temps, praticité, flexibilité d’utilisation, traçabilité, valeur probatoire, confidentialité, etc. Encore faut-il être au fait des différentes possibilités qu’elle offre. Deux types de signature sont, en effet, possibles, chacune répondant à un besoin précis : 

La signature simple, sans besoin de valeur juridique

Généralement utilisée en interne pour valider ou attester d’une action sur un document, cette signature se fait à l’aide de tampons, qui, eux-mêmes, peuvent prendre deux formats différents : 

• Format texte : permettant à l’utilisateur de saisir du texte au moment d’apposer le tampon.
• Format image : permettant d’enregistrer un visuel dans le tampon qui sera apposé lorsque ce dernier sera utilisé. En général, cette fonctionnalité est utilisée pour intégrer l’image de la signature manuscrite du signataire. Attention, cela ne confère aucune valeur probante au document, mais cela peut être suffisant pour un usage interne.

Une entreprise peut, par exemple, créer deux listes « Fiche du personnel à approuver » et « Fiche du personnel approuvée » avec comme règle respective « statut = à signer » pour la première et « statut = signé » pour la deuxième. Ainsi, lorsqu’un document est présent dans la liste « Fiche du personnel à approuver », l’apposition d’un tampon modifie automatiquement son statut.

Celui-ci passe alors de « à signer » à « signé », et le document est transféré dans la deuxième liste. Ce système de validation permet donc de réaliser des mini workflows à la volée et d’être au fait de l’état d’avancement des documents.

Ce système de signature interne et de tampons peut être entièrement contrôlé grâce à la gestion d’utilisateurs, permettant de déterminer qui a le droit d’utiliser ces tampons. De plus, chaque tampon peut être protégé par un mot de passe pour augmenter le niveau de sécurité. Une traçabilité est disponible, indiquant toutes les informations relatives à l’apposition d’un quelconque tampon.

Ce type de validation par le biais de tampons directement apposés sur les documents permet de simplifier la communication entre les équipes ou les services, de fluidifier la gestion des projets et d’assurer le suivi des décisions. En cas de contestation, le système permet d’identifier clairement la personne ayant approuvé le document, d’attester de la bonne version document, de la date et de l’heure de la validation. 

La signature à valeur probante

Grâce à une signature électronique de niveau qualifiée ou avancée, les documents deviennent juridiquement contraignants et sont conformes aux normes de sécurité en vigueur. Toute entreprise souhaitant intégrer un procédé de signature électronique de ce type à son processus de dématérialisation, doit passer par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCO). 

DocuWare Signature Service garantit que les documents sont signés par un prestataire de services de confiance qualifié, en l’occurrence Validated ID ou DocuSign, avec un maximum de rapidité et de souplesse pour l’utilisateur.

En les intégrant dans un workflow DocuWare, les documents sont dès lors automatiquement transférés depuis DocuWare vers le fournisseur de services de confiance. Le signataire est informé lorsque les documents sont prêts à être signés. Une fois signés, les documents seront réinjectés dans la GED DocuWare avec la signature embarquée. 

Comment ça fonctionne ?

Chaque PSCO propose différentes procédures d’authentification en fonction du niveau de signature choisi.

• Validated ID : propose une authentification à 2 facteurs (email + sms) pour une signature avancée à distance, sans que le signataire n’ait besoin de créer un compte. Le document peut aussi être signé en face-à-face avec un stylet numérique directement sur une tablette tactile, ce qui permet de conserver l’aspect naturel de la signature et son cérémonial.
  La pièce d’identité du signataire peut par ailleurs être facilement vérifiée. Les données biométriques, telles que la pression et la vitesse d’écriture, sont encapsulées dans le document signé dans un format spécifique. En cas de litige ou de contestation, un laboratoire d’analyses mandaté par un tribunal pourra vérifier la signature et en valider, ou non, son auteur.

• DocuSign : envoie au signataire un e-mail avec un lien vers le document à signer. Celui-ci peut dès lors s’authentifier par SMS ou par téléphone. Outre la signature complète sur la dernière page du document, des paraphes peuvent également être insérés sur différentes pages. Bien entendu, il est possible d’impliquer plusieurs signataires par le biais d’un workflow aisément paramétrable.
  L’émetteur peut dès lors suivre en temps réel les mises à jour concernant les personnes qui ont (et n’ont pas) terminé leur partie du processus de signature. Avec ce type de workflow, l’entreprise s’affranchit des erreurs associées à la création manuelle et à l’envoi de documents séparés à plusieurs destinataires. Il suffit d’importer une liste de signataires et chacun d’eux recevra un exemplaire unique du même formulaire à signer. 

Signature avancée ou qualifiée ?

Pour bien choisir le bon niveau de signature électronique, il est important d’évaluer les risques et litiges potentiels liés au processus à dématérialiser et au document à signer. Il ne faut donc pas exiger une signature qualifiée par défaut. Si elle offre le niveau le plus poussé en termes de sécurité et d’identification du signataire – ce qui la rend légalement équivalente à une signature manuscrite -, la signature qualifiée est contraignante à mettre en place.

En effet, pour pouvoir signer, chaque signataire doit obtenir, au préalable, un certificat. Son usage doit être réservé à des cas spécifiques où elle est obligatoire en vertu de la loi (actes authentiques, actes avec des organismes publics, etc.). Dans le cas d’une signature avancée, une authentification à deux facteurs du signataire (comme un email ou un SMS) suffit.

Le service de signature DocuWare vous garantit …

• Gain en productivité et en confort d’utilisation en n’utilisant qu’une seule interface, pour l’ensemble du processus, depuis la création du document jusqu’à son retour signé et archivé.

• Gain en efficacité grâce à de nombreux automatismes et à l’import automatique des documents depuis les applications métiers de l’entreprise (ERP, CRM, contrathèque, etc.).

• Gain en flexibilité grâce à un processus de signature utilisable en tout lieu, au bureau ou en déplacement, et sur tout type de terminal.

• Gain financier grâce à la suppression des coûts d’impression, d’envoi et de stockage papiers. La signature électronique élimine aussi les coûts cachés liés aux erreurs humaines et aux documents qui ne sont pas correctement remplis ou qui contiennent des inexactitudes, et qui doivent être corrigés avant d’être traités.

• Gain en traçabilité grâce à la possibilité de savoir en temps réel où en est le document, qui a signé, qui n’a pas encore signé et quelles sont les étapes restantes du circuit.

• Meilleure expérience client : la modernisation du processus de signature et la suppression des obstacles liés au travail déconnecté et aux échanges papiers permettent d’offrir une expérience digitale sans couture.

• Facilité de déploiement : la signature électronique s’utilise aussi bien avec le Cloud DocuWare qu’avec la solution OnPremise. Aucun logiciel ou matériel installé en local n’est nécessaire.
  

Pour plus d’informations concernant les différentes possibilités de signatures électroniques, contactez-nous. L’équipe GDExpert se fera un plaisir de répondre à vos questions. Vous pouvez nous joindre via notre site ou sur nos réseaux sociaux :

• sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/gd-expert
• sur Twitter : https://twitter.com/GDExpert
• sur Facebook : https://www.facebook.com/GlobalDocumentExpert/