Validation des factures, demande de congés ou encore ventilation des courriers entrants sont autant de circuits incontournables, parfois laborieux et chronophages dans toute organisation. À cela s’ajoutent des processus métiers, différents en fonction du secteur d’activité, qui peuvent également souffrir de lenteurs d’exécution. Tous ces processus manuels peuvent être dématérialisés, grâce au Workflow.

Si le Workflow présente de nombreux avantages et permet de valoriser les documents stockés au sein d’une GED, faut-il envisager pour autant la dématérialisation de tous les processus de l’organisation ? Quelles sont les recommandations, les bonnes pratiques relatives à cet aspect de la transformation digitale, pour garantir des gains durables et une bonne implication des collaborateurs ?

Workflow : Quésaco ?

Un Workflow est un circuit dématérialisé, prédéfini ou non, qui va router automatiquement un document/des informations, en fonction de règles, de tâches et d’actions et permettre aux acteurs concernés de prendre les décisions adéquates, dans un délai imparti (procédure de commande, suivi de projet, traitement du courrier…). Cette automatisation permet un gain de temps inestimable pour les entreprises.

La majorité des logiciels de gestion de contenus propose des moteurs de Workflow afin de valoriser au mieux les documents qui y sont stockés et ainsi favoriser la collaboration.

On distingue aujourd’hui deux types de Workflow :

• Ad Hoc/À la volée : C’est un workflow collaboratif qui évolue en fonction des tâches réalisées, des retours et imprévus. Le collaborateur choisit dynamiquement les destinataires et les actions à effectuer pour un document donné. Ce type d’action apporte une flexibilité, notamment dans des équipes plus restreintes et est utile pour alléger des process simples (validation simple, ventilation directe…)
• Procédural : Il s’agit d’un circuit prédictible et modélisé en amont afin d’être conforme aux pratiques et d’assurer une distribution plus complexe, conditionnelle. Une fois qu’il est mis en place, les collaborateurs interviennent lorsqu’une tâche leur est attribuée, dans le respect des règles métiers qui ont été paramétrées.
  Le choix entre ces deux processus se fait en fonction de l’activité de l’entreprise et la nature du travail à réaliser.

Vous l’aurez compris, le Workflow est un atout pour votre entreprise, qui deviendra rapidement un indispensable, après avoir découvert les nombreux avantages, qui sont incontestables !

Des avantages indiscutables

Workflow n’est pas un terme nouveau ! Il est dans le quotidien des collaborateurs d’une entreprise ou d’une administration qui suivent des procédures de validation, des circuits de prise de décision structurés. 

La dématérialisation des Workflow présente des avantages tels que : 

• Réduction des délais de prise de décision 
• Réduction des déplacements dans les bureaux, des pertes de documents, des copies, …
• Collaboration active et optimisée 
• Gestion des notifications et alertes 
• Équilibrage des charges et délégation de tâches
• Versioning possible  
• Paramétrage aisé : De nombreux logiciels proposent désormais des outils de modélisation graphique, parfois en lien avec les normes BPMN pour définir des logigrammes standardisés et accessibles à des profils plus fonctionnels que techniques

Le Workflow devient un incontournable des projets de gestion des contenus et sur le terrain. Cependant, il peut représenter des projets d’ampleur, parfois complexes. Quelles sont les bonnes pratiques ? Quels sont les pièges à éviter ?

Trop de Workflow tue le Workflow ?

La dématérialisation d’un Workflow peut prendre du temps ! Utiliser des Workflow est efficace, si vous les utilisez à bon escient. En effet, ces projets doivent être réfléchis afin d’éviter certains inconvénients, tels que :

• Circuits trop complexes qui peuvent alourdir certaines procédures 
• Standardisation du flux de travail qui apporte une certaine rigidité, une perte de flexibilité et les « exceptions » peuvent alors prendre plus de temps à être traitées 
• D’un point de vue utilisateur : les notifications et alertes de délai peuvent être pénibles en fonction de leur quantité 

De plus, la dématérialisation d’un Workflow peut prendre du temps, en fonction du nombre d’étapes, de la complexité du circuit, du nombre d’acteurs concernés, des règles métiers, équilibrage des tâches, délégation, tests et modifications… Pour éviter d’aller à la rencontre de ses inconvénients, nous vous conseillons de le mettre en place progressivement.

Il faut également que les workflow soient documentés et que tous les changements apportés soient envisagés dans un environnement dédié, avant d’être mis en production, tout en faisant attention aux changements intempestifs.

Pour finir, nous vous préconisons de réaliser une formation d’administrateurs techniques et/ou fonctionnels, en fonction du degré d’autonomie souhaité, ou de confier cette tâche à un intégrateur ECM. Nous pouvons vous conseiller ! 

Vous l’aurez compris, les Workflow sont très structurants et pertinents dans un projet de GED, voire indispensables pour la valorisation de l’outil. Cependant, vous pouvez rencontrer des obstacles dans sa mise en place et dans son exploitation. C’est pour cela que votre intégrateur doit vous conseiller, et vous aiguiller afin de prioriser vos besoins et mettre en place un planning agile de déploiement. Alors, qu’attendez-vous ?

Pour plus d’informations concernant le Workflow, contactez-nous. L’équipe GDExpert se fera un plaisir de répondre à vos questions. Vous pouvez nous joindre via notre site ou sur nos réseaux sociaux :

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