La transformation digitale ou transformation numérique, selon que l’on prenne la racine anglaise ‘digit’ ou française ‘numéro’, est un terme omniprésent. Demandez à votre entourage ce qu’est la transformation digitale, et vous obtiendrez sensiblement les mêmes réponses, évasives.
La transformation digitale regroupe un ensemble d’outils qui permettent aux entreprises de gagner en efficacité et donc en productivité et en compétitivité, tout en améliorant leur collaboration, leurs échanges et l’exploitation de leurs données clefs.
Aujourd’hui, tout se numérise et tout se fait, en majeure partie, en ligne ou sur ordinateur. À cela s’ajoute la tendance 0 papier qui oriente davantage encore vers la transformation digitale.
Parmi les outils de la transformation digitale, un des plus populaires est sans conteste la Gestion Electronique des Documents (GED) qui, comme son nom l’indique, permet de numériser et gérer des documents à partir de supports de différentes origines qui peuvent être enrichis de données extérieures.
Au regard de cette définition, en quoi la GED participe-t-elle à la transformation digitale d’une entreprise ? Quelles sont les conséquences de son utilisation ? Peut-on se passer d’une GED pour réussir sa transformation digitale ? Autant de questions qui amènent à réfléchir sur les tenants et les aboutissants d’une pratique à laquelle plus d’une entreprise ne peut se soustraire !

La transition numérique

Il existe aujourd’hui de très nombreux outils dédiés à la transformation numérique. Des logiciels bureautiques aux logiciels professionnels (ERP, CRM, etc.) en passant par une simple calculatrice, ces outils sont devenus un horizon quotidien sans pour autant que nous réalisions qu’ils dématérialisent déjà des procédés initialement physiques. La suite Office par exemple, dématérialise l’écriture manuscrite et le papier. Les e-mails, quant à eux, ont dématérialisé les courriers et échanges papier.
Ces outils sont devenus, au fil du temps, plus ou moins interconnectés. Si la plupart génèrent des documents numériques en masse, ils ne sont, en revanche, ni forcément classés, ni ordonnés.
Tout l’enjeu d’une transition numérique, préalable à toute transformation digitale, consiste en la récupération de ces données numérisées, archivables mais pas encore classées, puis de déterminer comment les gérer en les ordonnant efficacement.

De l’archivage à la gestion des données

Initialement, lors du lancement des premières GED, on parlait d’archivage des documents. Il ne s’agissait pas vraiment de gestion mais plutôt de numérisation et de stockage. Rapidement, la nécessité de retrouver les documents, puis les données à l’intérieur de ces documents numérisés, a imposé de fait la création des fonctions de recherche avancées.
C’est ainsi, pour résumer rapidement, que naquit la GED telle que nous la connaissons aujourd’hui, considérée comme l’un des piliers d’une transformation digitale réussie.
Avec son rôle de structuration et de centralisation, elle s’assimile à une plateforme centrale qui facilite la consultation et le partage des documents. Elle devient alors un outil redoutable de suppression des doublons. Prenons l’exemple d’une suite de mails échangée entre plusieurs collaborateurs, les relances et les transferts créent d’innombrables copies surchargeant l’espace numérique. La GED simplifie et nettoie cet espace en conservant les éléments en un seul exemplaire consultable, annulable et partageable par tous ceux qui y ont accès.

Prenons à présent l’exemple d’un document technique généré grâce à un logiciel spécifique. Pour qu’un autre utilisateur puisse le consulter, il doit obligatoirement disposer du logiciel, sinon, une copie papier sera nécessaire. Il suffit qu’un des utilisateurs annote ce document et il se retrouvera avec de nombreuses copies, parfois inutiles, et dans le pire des cas, sera perdu. Dans ce cadre-là, la GED permet de créer une seule et même copie dans le respect des habilitations de chacun. Chaque modification/annotation sera mise à jour automatiquement pour tous, et consultable de façon simultanée. Ces procédés sont également particulièrement adaptés aux documents issus des ERP /CRM, d’où l’importance que la solution de GED soit ouverte à d’autres systèmes pour une interopérabilité optimale.
Indispensable dans l’élimination complète ou progressive des supports papiers, la GED permet en effet d’économiser de l’argent et d’en optimiser les gains, mais aussi de gagner du temps en intensifiant le travail collaboratif, tout en garantissant un accès sécurisé aux données traitées.

Un socle de fonctions de base

Le marché de la GED, de plus en plus dense, concentre une concurrence sévère. Selon l’éditeur, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles pour chaque solution de GED. L’idée n’est pas ici de les lister, mais de comprendre la place tenue par la GED dans le processus de transformation digitale des entreprises.
Cependant, quel que soit l’éditeur, des fonctions communes représentant un socle de base se retrouvent dans toutes les (bonnes) solutions :

• La centralisation et recherche de documents :

Le premier objectif de la GED étant la disparition du papier pour stocker numériquement l’ensemble des données en un lieu unique, les fonctionnalités de recherche de plus en plus fines et rapides d’un document ou à l’intérieur d’un document sont désormais présentes ‘en natif’.

• Un haut niveau de sécurité :

Il s’agit ici d’un des critères les plus importants et une condition sine qua non pour être reconnu et perdurer sur le marché de la GED. La solution est généralement installée sur un serveur local, dans un datacenter ou sur les serveurs privés de l’éditeur. Plus le nombre d’utilisateurs est important, plus le niveau de sécurité demandé le sera, permettant d’assurer l’accès des bons documents aux bonnes personnes, tout en respectant la confidentialité de certains documents. Ces solutions proposent une gestion de la sécurité à granularité très fine qui gère les droits d’accès de chaque document, pour un niveau de sécurité optimal.

• L’utilisation des workflows : 

Les workflows, en français les « flux de travail », permettent la dématérialisation complète d’un processus physique. Par exemple, un circuit complet de gestion de factures peut être entièrement dématérialisé. Physiquement, le comptable reçoit une facture papier, renseigne les informations, scanne le document pour garder une trace numérique, puis le classe dans une armoire.
Le workflow va ensuite permettre d’automatiser sa validation, jusqu’à l’édition du bon à payer, évitant ainsi le surplus de papier et une éventuelle perte d’information. D’autant plus que plusieurs services peuvent être amenés à travailler dans un même workflow, impliquant différentes personnes pour lesquelles sont créés des rôles et des boucles de validation, ou de redirection. Ce type d’outil complet est extrêmement puissant et permet d’évoluer dans le temps.
Car une transformation digitale réussie est une transformation qui aura des effets bénéfiques et durables.

S’approprier l’outil

Cependant, si présenté ainsi tout a l’air facile, il n’est pas si simple pour une organisation de s’approprier une solution de GED. Plusieurs points sont à prendre en compte en amont :

• Lister des objectifs :

Vouloir une GED à tout prix, pour avoir une GED et faire comme tout le monde, est à coup sûr le meilleur moyen d’échouer. Avant toute décision d’acquisition, il faut trouver des réponses à quelques questions basiques : Pourquoi installer une GED ? En quoi va-t-elle faire gagner du temps ? Il est crucial de comprendre ses besoins spécifiques au regard des types de documents issus de l’entreprise et de ce que l’entreprise veut en faire.

• Déterminer le besoin et les méthodes avec précision :

Dématérialiser l’ensemble des documents, dans tous les services en même temps est, là encore, le plus sûr chemin pour échouer. Lorsqu’une entreprise entame sa transformation numérique, si l’on écoute les services, c’est presque une nécessité de tout dématérialiser rapidement.
Or, il est recommandé de débuter par un périmètre restreint et maîtrisé pour s’assurer que les bénéfices sont plus importants que les pertes sur l’activité et les coûts investis.
Il est donc important dans un premier temps de déterminer le besoin le plus urgent. Il peut concerner une forme de gestion d’archives, qui poserait un problème particulier, en occupant trop de place par exemple.
Ce besoin peut également concerner un service à dématérialiser pour lequel il conviendra de se demander si des workflows sont nécessaires et pour quelles tâches. Débuter avec un périmètre restreint permet de se familiariser avec l’outil et les procédés, et surtout de garantir un haut taux de réalisation : un projet bien délimité est un projet qui aboutit car il nécessite moins de temps pour l’installation, le déploiement, la formation et la conduite du changement !

Comprendre les possibilités offertes pour bien calibrer les outils et réussir sa transformation numérique

Une mauvaise compréhension des systèmes GED suscite systématiquement de fortes réticences à son adoption par les personnes amenées à l’utiliser.
La force de l’habitude, la crainte du changement ainsi que la rétention des informations comme outil de pouvoir sont autant de freins contre lesquels il faut parfois lutter pour permettre au progrès de se mettre en place et laisser derrière soi les mauvaises pratiques qui entrainent des pertes de temps et d’argent.
Le choix d’une GED adaptée aux besoins, à la taille, aux objectifs et aux personnes qui devront s’en servir est essentiel.
Un outil aux fonctionnalités simples pour un besoin restreint le temps d’une transition peut suffire. Il permettra de monter en gamme et en compétence en prenant son temps.
Un système plus complexe pour des besoins qui le sont tout autant est parfois plus adapté dès l’engagement dans la transition numérique. Certaines solutions ont des possibilités de développement quasiment infinies. Elles accompagnent la transformation numérique de l’entreprise de bout en bout.

C’est pour ces raisons que les entreprises doivent bien identifier leur besoin et mener en parallèle une gestion intelligente de la conduite du changement. La GED et plus globalement la transformation numérique ne sont pas qu’un phénomène de mode. Il s’agit d’un besoin réel d’améliorer les méthodes de travail et de collaboration.
Accompagnée d’une communication interne forte, la transformation précédée d’une transition numérique bien étayée est un gage sérieux de réussite. Si science sans conscience n’est que ruine de l’âme, transformation numérique sans accompagnement adapté n’est que perte d’argent.
En l’incluant dans le budget alloué à leur transformation numérique, les entreprises démontrent qu’elles en ont compris les enjeux, et comment y répondre.

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