Qu’entend-on exactement par « migration » ? Quels sont les différents composants à prendre en compte. Qu’est-ce qui pousse une organisation à envisager une migration ? Quelles sont les précautions à prendre avant de se lancer ? Combien de temps cela prend-il ? Si vous vous posez au moins une de ces questions, vous êtes au bon endroit !

Si globalement le marché de la GED est un marché d’acquisition, tout du moins au Maghreb et en Afrique francophone, la GED n’est pas pour autant une pratique récente ou mal connue. Certaines organisations, notamment dans le domaine bancaire, ou les administrations, se sont équipées il y a déjà plus de 10 ans. Une des premières références GDExpert en la matière date de 2010 et utilise toujours la solution installée à l’origine !
Mais vous le savez par expérience, la vie d’un logiciel au sein d’une entreprise ou d’une administration est rarement linéaire, et il est parfois nécessaire, au fil de la croissance des effectifs, de l’augmentation du volume d’informations traitées, ou des évolutions techniques, d’envisager un changement de solution.

Ce dont il ne s’agit pas !

Ne nous cachons pas derrière notre petit doigt, migrer pour changer de solution n’est certes pas très compliqué, mais pas sans conséquence qu’il convient de parfaitement anticiper pour les maîtriser. Contrairement à ce que certain(e)s pensent, il ne s’agit pas de juste débrancher puis rebrancher !

C’est la raison pour laquelle l’équipe GDExpert s’est penchée sur cette question essentielle de la migration et vous apporte des éclairages sur une étape cruciale et particulièrement actuelle : si vous souhaitez entamer une migration, vous trouverez de quoi nourrir votre réflexion. Si vous n’y songez pas (encore), gardez cet article à portée de main, cela viendra sûrement, et sans doute plus tôt que vous l’imaginiez !

Mi-gration, mi-tigation

La migration d’une solution consiste à transférer ses données et leur structure associée au sein d’une nouvelle application dotée de plus de fonctions, de plus de puissance et de capacités que la précédente.
Et précisément dans le cas d’une GED, il ne s’agit pas seulement de rediriger les documents vers une nouvelle interface.

Pour ce qui concerne les données stockées dans la base de données, dans la mesure où chaque solution possède son organisation et sa structure propres, les tables doivent être comprises pour en faciliter l’export mais surtout leur exploitation ultérieure efficace. Une fois la migration effectuée, vous devez pouvoir retrouver facilement :

• Les documents ;
• Les processus métiers (Workflow) éventuels ;
• Les droits et privilèges qui y sont attachés et ne sont pas gérés de la même façon d’une solution à une autre, etc.

Si l’opération de migration s’attache aux documents et aux données, les workflows, les droits et privilèges ne pourront pas être migrés, il faudra les rebâtir au cas par cas.

Quand et pourquoi migrer ?

Il existe bien des raisons pour lesquelles une migration doit être envisagée. C’est une évidence, lorsque la solution n’est plus satisfaisante : les fonctionnalités sont trop limitées, les soucis d’ergonomie ou d’intégration deviennent de plus en plus limitants etc.

Lorsque la GED est ancienne, si elle n’est plus supportée ou que l’éditeur n’existe plus. De la même façon, si la GED est ancienne et que le coût de la mise à niveau est élevé, c’est sans doute le moment d’envisager une nouvelle solution. Lorsqu’il s’agit de consolider plusieurs GED : certains services d’une même organisation ont pu s’équiper de solutions de façon indépendante et dans un souci d’homogénéisation du système d’information, il devient nécessaire de retenir une solution unique.

Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive, mais elle vous permet de vérifier si vous êtes d’ores et déjà dans un de ces cas de figure. Pour vous aider à le déterminer, vous devez vous poser ces questions : doit-on obligatoirement envisager une migration des données et documents existants ? La migration est-elle la suite logique ?

Les conditions de la migration

Si après mûres réflexions vous faites le choix de migrer vos données existantes dans un nouveau système, il ne peut pas s’agir d’une simple redirection. Un intégrateur sérieux et professionnel vous proposera un plan de migration qui commencera par une étude de faisabilité. Il doit en effet vérifier :

• La présence d’administrateurs certifiés sur la solution source ;
• Les capacités natives d’export ;
• Le format des documents, entre autres si le stockage sous le format natif ou propriétaire ;
• L’accessibilité des documents hors solution, par exemple en ce qui concerne le chiffrement des documents;
• La base de données et sa structure
• Les différents accès (comptes administrateurs etc.) ;
• Le périmètre fonctionnel,
• Les dépendances et intégrations avec le système d’information, …

Là encore cette liste n’est pas exhaustive et dépend de votre GED actuelle et de celle vers laquelle vous allez migrer. Selon ces critères, l’intégrateur va se prononcer sur la faisabilité. Il organisera ensuite des ateliers pour comprendre l’architecture, les attentes et ainsi évaluer au plus juste la charge de migration. Si elle est acceptée – et acceptable, la solution cible peut alors être mise en place.

Mi-gration, mi-se en place 

On détermine généralement 4 phases dans la mise en place :

1. Pour commencer, le transfert des métadonnées et la mise en place de la structure dans la solution cible ;
2. La transition vers la nouvelle solution ;
3. La migration des nouveaux documents ;
4. La migration des anciens documents.

Les deux solutions doivent pouvoir coexister le temps nécessaire pourvue soit assurée la continuité de l’activité jusqu’à l’adoption de la nouvelle solution.

Vous l’aurez compris, chaque migration est différente ! Qu’il s’agisse des raisons qui la motivent, des caractéristiques des solutions en jeu, etc. L’important est d’anticiper avec rigueur les changements et les conséquences que cela va impliquer.

La migration n’est en effet pas toujours la meilleure solution. Pour obtenir une réponse fiable et adaptée, rapprochez-vous de votre intégrateur pour évaluer votre GED actuelle et ses possibilités en termes d’ergonomie, d’évolutivité, de traçabilité, de souplesse et de couverture fonctionnelle.

Dernier conseil, si la migration est le choix retenu le plus opportun, profitez de l’occasion pour faire … du tri ! Quitte à reprendre le contrôle de ses informations, autant que ce soit les informations dont vous avez besoin !

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