Le champ d’action de GDExpert couvrant l’ensemble de la chaîne documentaire, de façon récurrente, nous vous informons dans notre rubrique Gestion de Contenu sur les nouveaux outils ou les mises à jour des outils plus anciens qui sont utiles à la transformation numérique de votre entreprise ou de votre organisation.

Après Task Manager, Intelligent Indexing ou Smart Connect, ce mois-ci, zoom sur l’outil Workflow Manager, l’indispensable outil d’automatisation des processus DocuWare.

Des process personnalisés et automatisés

Votre entreprise est organisée autour de services (Finances, RH, Ventes, Clients, etc.) qui fonctionnent et communiquent grâce à des transferts d’informations fluides et fiables, et qui vous permettent de prendre les bonnes décisions, au bon moment.

Ces process, comme la gestion des commandes, l’intégration de nouveaux employés, la validation des factures, ou la gestion de courriers peuvent être élaborés en fonction de vos spécificités et doivent être automatisés pour éviter les pertes de temps et favoriser les gains de productivité – à condition d’utiliser les bons outils, au bon moment.

La simplicité d’un outil au service d’activités complexes

L’outil d’automatisation des processus DocuWare est l’outil de référence pour concevoir des workflows automatisés via une interface simple et intuitive de type glisser-déposer. C’est le concept du « low code ». Il ne nécessite aucune notion de programmation, et une fois configuré, il agit tout seul, sans votre intervention.

Vous identifiez les étapes d’un processus, puis vous les associez à des actions Vous pouvez par exemple à partir d’une tâche simple pour aboutir à des assignations de données, des connexions à des services en ligne, ou des temporisations (boucle de temporisation, etc.). Ces actions peuvent être automatisées selon les règles de gestion qui sont essentielles pour vous. Les workflows sont entièrement personnalisables pour optimiser le flux d’informations au sein de votre équipe.

Une personne peut superviser toutes les tâches de tous les utilisateurs et intervenir si nécessaire. Parallèlement, un historique des flux récapitule quelles décisions ont été prises et par qui au sein d’un flux de travail.

Contrôlez tout ce qui est important pour vous…

Le gestionnaire de flux de travail DocuWare permet de définir des règles très précises pour le traitement de vos documents, des informations et des décisions avec des niveaux élevés de contrôle et de transparence.

Par exemple :

• Vous attribuez des tâches à des personnes spécifiques ou à groupes de personnes.
• Vous définissez des règles lorsqu’une personne est absente.
• Vous analysez les métadonnées pour acheminer automatiquement les documents dans la bonne file d’attente.
• Vous définissez quels déclencheurs lancent un flux de travail, comme l’envoi d’un formulaire Web, ou l’ajout d’un type précis de document (une facture, un CV etc.), ou la modification du statut d’un document à l’arrivée d’une échéance.

Chaque personne intégrée dans un flux de travail peut suivre l’évolution d’un document au travers des listes et prendre une décision dans son onglet tâche, qui regroupe toutes les activités qui lui sont attribuées.
Et les mises à jour des nouvelles tâches peuvent également être envoyées par email.
En résumé, tout est conçu pour que d’un seul coup d’œil vous évaluiez quelles étapes sont achevées et quelles tâches restent à accomplir.

… Et tout ce qui pourrait le devenir !

D’autres fonctions intelligentes qui pourraient très vite vous devenir indispensables sont également accessibles, comme :

• La modification du statut des affectations des tâches

Toutes les tâches du workflow en attente sont affichées dans des listes qui se mettent à jour automatiquement.

• L’accès mobile

Quoi de plus pratique pour vérifier rapidement les tâches en cours de route ?

• Etalonnages automatiques

Définir des délais pour chaque tâche et déterminer ce qui se passe lorsqu’ils sont dépassés.

• Règles de substitution

Attribuez des tâches à la première personne disponible dans votre équipe plutôt qu’à une personne spécifique.

La présentation de ces outils, tout en étant pratique et complète, est développée durant des cycles de formation que nous organisons pour vous permettre d’approfondir vos connaissances et vos usages.

Pour commencer à utiliser votre gestionnaire des flux de travail DocuWare, vérifiez si vous utilisez DocuWare dans le Cloud ou sur site.

Comme d’autres modules-clés DocuWare, Workflow Manager fait partie intégrante de chaque licence DocuWare Cloud.
En revanche, si vous utilisez DocuWare sur site, Workflow Manager est disponible en tant que module supplémentaire.

Pour plus d’information, ou si vous avez des questions spécifiques, l’équipe GDExpert se fera un plaisir d’y répondre. N’hésitez pas à nous contacter via notre site, ou sur vos réseaux sociaux favoris :

• sur LinkedIn :https://www.linkedin.com/company/gd-expert
• sur Twitter : https://twitter.com/GDExpert
• sur Facebook : https://www.facebook.com/GlobalDocumentExpert/