Grâce à son expérience de longue date dans les solutions de capture d’informations et d’automatisation pour l’externalisation des processus métier (BPO), les centres de services partagés (SSC) et d’autres secteurs d’activité, les outils de Kodak Alaris sont devenus aujourd’hui des outils essentiels en termes de gains d’efficacité de l’entreprise. 

Vous cherchez à indexer facilement et automatiquement vos documents ? Au sein de cet article, nous verrons les méthodes les plus courantes de classification et d’indexation de données, ainsi que la solution de numérisation Kodak Capture Pro, conçue pour répondre aux limites de numérisation auxquelles font face les entreprises.

Les méthodes courantes d’indexation et d’acheminement des documents stratégiques

Une image numérisée peut être indexée de plusieurs façons. La méthode la moins coûteuse consiste à attribuer un nom de fichier généré automatiquement à chaque document lors de sa numérisation. Cependant, cette option n’entraîne pas de gains d’efficacité, car elle ne simplifie pas la recherche des documents et ne permet pas d’acheminer facilement ces derniers vers leurs destinations finales. 

Un opérateur peut insérer des feuilles de patch ou des codes-barres aux lots afin d’ajouter des critères à la dénomination des fichiers ou d’indiquer un emplacement de stockage, mais il vous faudra toujours rechercher parmi un grand nombre de fichiers afin de localiser des documents spécifiques. Par conséquent, cette option « à faible coût » génère en réalité des coûts cachés élevés en raison d’importantes inefficacités de processus.

Certaines méthodes plus coûteuses, mais plus efficaces impliquent l’étiquetage électronique des fichiers à l’aide d’informations descriptives sur leur contenu et la définition de leur emplacement de stockage précis. Un certain gain de temps pour votre entreprise, permettant de réduire les erreurs de recherche, mais ayant des coûts beaucoup trop élevés ; cette méthode nécessitant un investissement important dans un moteur de Reconnaissance Intelligente de Documents (IDR) et entraînant généralement des coûts au clic continus. Vous l’aurez compris, cette option, bien qu’ambitieuse, s’avère trop coûteuse pour des projets de petit et de gros volume.

La meilleure solution pour obtenir les meilleurs résultats ainsi qu’un retour sur investissement rapide, reste l’utilisation d’un logiciel de capture d’informations, tel que Kodak Capture Pro, qui permet d’automatiser le processus d’extraction, de classification et d’indexation des données à partir de diverses sources, tout en ayant un coût abordable ; le prix n’étant pas lié au nombre de pages à numériser.

Manipulez le papier avec plus de productivité avec KODAK Capture Pro

Kodak Capture Pro est une solution de numérisation de production complète. Vous retrouverez dans le logiciel un système d’indexation configurable, la lecture des codes-barres et la consultation de bases de données : un tas de fonctionnalités qui vous permettront de gagner en productivité en réalisant des contrôles d’exhaustivité accrus, tels que la présence d’une signature ou d’un marquage dans une case à cocher, par exemple.

Les performances du Capture Pro ne sont plus à prouver. Bien connu dans le secteur de la numérisation et de la gestion des documents, le logiciel intègre des fonctionnalités bien pensées comme la possibilité pour les opérateurs de saisir rapidement des index pour des lots importants, la possibilité de consulter des bases de données à la volée, ou bien l’intégration des informations à partir de codes-barres lors du chargement. Ces fonctionnalités intelligentes constituent une large avancée en matière de numérisation de documents et amènent plus rapidement les informations dans vos processus métier. 

Principales fonctionnalités de KODAK Capture Pro

• Capacité de double flux : Économisez du temps grâce à la numérisation simultanée/double flux en un seul passage, pour les scanners qui disposent de cette fonctionnalité, notamment la plupart des scanners Kodak Alaris. Grâce à cette technologie, vous pouvez produire une sortie monochrome pour simplifier l’indexation et conserver les images en couleur ou en niveaux de gris à des fins d’archivage, sans aucune réduction du débit.
  
• Contrôle qualité intelligent : Le contrôle intelligent de la qualité indique automatiquement les images de qualité moyenne et optimise leur qualité sans nouvelle numérisation. Orientation, détourage et redressement automatiques des images. 
• Indexation de niveau supérieur : L’indexation devient plus rapide grâce à l’OCR/MICR de zone, aux code-barres 1D et 2D et aux 999 champs d’index. De nouvelles fonctionnalités qui rendent l’indexation de vos documents plus performante et flexible.
• Importation automatique : Grâce aux fonctions d’importation automatique, les images sont traitées automatiquement comme si elles provenaient directement d’un scanner. Tant que le serveur fonctionne, aucun démarrage ou arrêt manuel n’est requis et l’importation automatique démarre automatiquement au redémarrage du serveur. 

Une meilleure efficacité avec les scanners Kodak Alaris

Ne doutez plus de l’efficacité du logiciel Kodak Capture Pro qui s’intègre parfaitement à tous les scanners, y compris aux scanners Kodak Alaris sur lesquels il est le plus optimisé. Les scanners Kodak Alaris sont aujourd’hui considérés comme la référence en matière de qualité et de précision de la numérisation de documents, s’imposant sur le marché en raison de leur vitesse, de leur qualité d’image et de leurs fonctionnalités intelligentes, notamment le tri intelligent des tâches et le traitement des exceptions. 

Tout est conçu pour réduire le temps et les coûts associés à la préparation des documents, à l’extraction et au traitement des données ainsi qu’à l’intégration des systèmes. Capturez dès à présent à travers le monde grâce à sa gestion centralisée, disponible partout sur votre réseau. 

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