Nous vous parlons souvent de gain de productivité dans notre rubrique Gestion de contenu grâce à la solution DocuWare qui permet d’automatiser vos tâches récurrentes et de stocker vos données dans un seul et même endroit. 

Ce mois-ci, arrêtons-nous sur sa fonction Forms, qui vous permet de simplifier la saisie normalisée de données dans différents formulaires.

Grâce aux formulaires Web, les entrées multiples ne sont plus nécessaires : après leur saisie, transférez vos données automatiquement vers différents modèles de formulaires. Accessibles à tous instantanément, les formulaires permettent de structurer vos informations afin qu’elles puissent être utilisées pour automatiser les opérations.

Son éditeur intuitif aide à la création de formulaires complets – des champs textuels personnalisables, des cases à cocher, des listes déroulantes, des calendriers, des fonctionnalités de chargement – qui peuvent être affichés et remplis sur des appareils mobiles (conception responsive). Avec Forms, aucune programmation n’est requise, vous pouvez l’utiliser dans la licence DocuWare Cloud ou sous forme de module supplémentaire si vous utilisez les solutions DocuWare On premise.

Chaque apparence des formulaires est totalement personnalisable. Par le biais d’une interface par glisser-déposer intelligente, vous avez la possibilité de réorganiser les champs de saisie, organiser les champs fixes, ajouter des cases à cocher et des cases de choix multiples de manière variable, ajuster la taille des éléments d’image et les aligner… Vous êtes libre de créer votre propre formulaire en fonction de vos besoins.

 

 

Ses fonctionnalités sont étudiées pour travailler en toute précision et sécurité :

– Disponibilité permanente : Les formulaires peuvent être ouverts dans n’importe quel navigateur et utilisables par le personnel en déplacement. Le formulaire Web numéroté peut être stocké au format PDF dans une armoire et peut être affiché immédiatement après avoir été stocké dans DocuWare sous forme de tâche à réaliser. Il est également possible de créer un formulaire public pour les utilisateurs ne disposant pas de leur propre accès DocuWare. 

– Technologie mobile : Les formulaires sont adaptés à la lecture sur tous les appareils mobiles. Ils peuvent être affichés et remplis sur votre smartphone, tablette ou ordinateur.

– Création aisée : Un éditeur intuitif permet de créer des formulaires Web sans avoir à faire de la programmation. Vous avez la possibilité d’ajuster la taille et la position des champs de formulaire par glisser-déplacer, placez plusieurs champs dans la même rangée, de définir des champs actifs ou inactifs, obligatoires, modifiables ou en lecture seule, de formater des textes fixes et ajouter des liens hypertextes, ou encore de joindre des fichiers au formulaire Web par glisser-déposer lorsque vous le remplissez. Il est également possible d’ajouter un champ de signature pour signer le formulaire à l’aide d’un stylet ou d’un doigt (touch screen) ou la souris (non touch screen).  

– Réutilisation de supports qui vous sont familiers : Vous pouvez créer un modèle de formulaire à partir de la version digitale ou numérisée de formulaires papier existants ou normalisés. 

– Droits d’accès sécurisés : Il est possible de valider des entrées dans un formulaire conformément aux règles spécifiées, par exemple si la personne remplissant le formulaire doit être majeure et indique qu’elle est mineure. L’assignation des droits d’accès est simplifiée : chaque utilisateur  individuel ou via des rôles à tous les utilisateurs d’un rôle donné est assigné. La saisie du formulaire peut être vérifiée via le service de validation et éventuellement comparée avec des sources de données externes.

Intégrez vos formulaires Web à des workflows numériques, par exemple :

– Lors des achats : Un utilisateur renseigne un formulaire pour chaque demande, générant un bon de commande stocké dans DocuWare, puis transmis à toutes les personnes concernées, de l’étape de validation au paiement. Celui-ci est joint au bon de livraison et à la facture.

– Lors de l’arrivée d’un nouvel employé : Un employé crée un document répertoriant les informations du nouvel arrivant, ce qui débouche sur des actions spécifiques : le service en charge des achats demande l’acquisition d’équipement, l’équipe informatique configure l’adresse e-mail et les accès au réseau de la personne, des formations sont initiées et un nouveau dossier est mis en place par la comptabilité.

Pour plus d’informations ou si vous avez des questions spécifiques, l’équipe GDExpert se tient à votre disposition pour y répondre.
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