Parmi nos souvenirs de collégiens, il y’a des exercices de mathématiques qui marquent à vie !

Des trains qui se croisent aux baignoires qui se remplissent, et puis il y a celui, moins connu, du loueur de DVD qui propose deux formules à ses clients. L’une pour louer les DVD à prix fixe mais élevé, et l’autre avec un abonnement annuel, plus un coût dérisoire au DVD. Quelle formule est la plus économique selon le nombre de DVD loués ?

Vous vous demandez sans doute où nous voulons en venir ici ? Vingt ans plus tard, nous sommes amenés à refaire le même type de calcul pour les logiciels de GED que nous utilisons.

Tout bonnement vers l’abonnement ?

Il faut se rendre à l’évidence, le marché de l’abonnement est désormais omniprésent, y compris pour des produits et services que l’on ne louait pas autrefois : de la suite Office à la vidéo à la demande, en passant par la musique, l’équipement électroménager ou encore l’automobile, que l’on soit un particulier, une administration ou une entreprise privée, la souscription à des services logiciels, jusqu’alors disponibles en acquisition, est désormais courante.

En 2015 déjà, l’analyste Gartner annonçait qu’à l’horizon 2020, 80% des éditeurs proposeraient également une offre en souscription. La tendance à l’usage, plutôt qu’à la propriété, se vérifie, et s’accélère.

À cet effet, la souscription peut être proposée en deux versions : On-Premise et SaaS (ou Cloud).

Souscrire On-Premise : la formule sur site à maintenir soi-même

La souscription On-Premise, sur site, consiste à payer mensuellement ou annuellement l’abonnement à un produit ou un service, maintenance éditeur incluse. Les logiciels sur site, dits On-Premise, sont installés et fonctionnent sur des serveurs locaux de l’organisation qui les utilise, plutôt que dans une installation distante dans un datacenter ou dans le Cloud.

La souscription a l’avantage d’induire des dépenses en capital ou d’investissement (CAPEX) limitées : la première année, le coût de la souscription est inférieur à une acquisition, seules les dépenses de fonctionnement (OPEX) sont plus élevées. Le client final peut alors concentrer ses efforts sur l’intégration et la personnalisation du logiciel, à son rythme. Autre avantage, le modèle est plus flexible : libre au client d’ajuster ses besoins en termes de licences au fil du temps.

Avec cette méthode de déploiement, l’utilisateur reste maître de son infrastructure et, dans le cas d’une solution de GED, de l’hébergement de ses données. Cependant, à la différence d’une offre en SaaS, les mises à jour ne sont pas automatiques et doivent donc être anticipées et coordonnées entre les différents acteurs du projet.

Le SaaS, c’est sensass’ !

Le SaaS, pour Software as a Service ou en français, logiciel en tant que service, est un modèle où le logiciel est hébergé sur les datacenters de l’éditeur et mis à disposition des entreprises et organisations qui en louent l’usage. Ainsi le service inclut l’usage du logiciel, la maintenance éditeur, les mises à jour automatiques, mais aussi l’espace de stockage des documents et données, la gestion des sauvegardes et la haute disponibilité. C’est un bon investissement en termes de fluidité, de sécurité et de gain de temps.

Nous le verrons plus loin, les principaux reproches faits à la souscription sont d’une part l’hébergement des données qui se confronte aux réglementations nationales, plus le fait que la structure qui utilise le logiciel ne soit plus vraiment maitre de son infrastructure.

La souscription n’est pas adaptée à tout le monde, en particulier lorsque le budget alloué à l’implémentation d’un logiciel GED ne peut pas ou n’a pas été prévu pour être reconduit sur plusieurs années.

A qui l’acquisition : le tour du propriétaire

Pourquoi certaines entreprises choisissent-elles d’acquérir un produit ou service en mode propriétaire ?

Bien que les dépenses d’investissement initial soient limitées la première année, le coût total de souscription à un abonnement peut s’avérer, à moyen et long terme, bien plus onéreux qu’une acquisition. Ce delta peut être amenuisé ou exacerbé en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités souhaitées, ou encore de la méthode de déploiement.

Nous l’avons également évoqué, certaines organisations lancent des appels d’offres de marchés publics pour lesquels la location n’est pas possible, soit parce que le budget n’est valable que pour une année, soit parce que l’hébergement des données à l’étranger pose problème.

S’il existe, par exemple, des datacenters sur le continent Africain, l’équipement est limité et souvent insuffisant. Les projets de création de nouveaux datacenters – qui sont nombreux et parmi les challenges liés à la transformation digitale, ne seront néanmoins pas disponibles avant des mois, voire des années. A ces contraintes s’ajoutent des problématiques liées à la qualité du débit internet, qui présente des coûts plus élevés pour un débit moins puissant que sur le continent européen ou américain.

L’autre raison principale, pour laquelle l’acquisition rencontre dans certaines structures plus d’adhésion que la souscription, reste culturelle. Non seulement l’entreprise ou l’organisation héberge ses données, assume les maintenances et les mises à jour, mais elle devient propriétaire à vie de son logiciel. Il ne faut pas oublier que cette tendance récente de l’abandon de l’acquisition pour privilégier la souscription a rencontré de nombreuses résistances sur les continents européens et américains avant de tendre à se généraliser. C’est compréhensible : il ne s’agit pas de logiciels bureautiques ordinaires mais de logiciels d’hébergements de données, contenant des données sensibles, la mémoire de la structure etc.

Les économies de budget ne décident pas de tout

Si les économies de budget ont leur importance dans les facteurs de choix, l’argument pécuniaire n’est pas l’unique critère de décision.

Le logiciel, qu’il soit acquis ou souscrit, doit rester suffisamment flexible pour s’adapter à l’évolution de la structure qui l’utilise. Lorsque l’entreprise ou l’administration a de nouveaux besoins, le logiciel doit pouvoir répondre, par exemple en fonction des fluctuations de personnels, de la croissance de l’entreprise, ou tout simplement les ambitions nouvelles de développement, ou les nouveaux partenariats conclus.

Le choix d’un logiciel ne doit donc pas être fait à la légère. Il doit être adapté à la situation du moment et anticiper les évolutions possibles de l’entreprise. Au-delà de l’arbitrage pécuniaire, qui semble en apparence favorable à la souscription par abonnement, il faut impérativement tenir compte d’autres facteurs tout aussi essentiels : les dimensions fonctionnelles et techniques auxquelles l’entreprise a accès, la convivialité, la fluidité et l’adaptabilité, ou encore les conditions de sortie en fin d’abonnement etc. Certains de ces facteurs peuvent devenir essentiels dans le choix qui peut alors pencher en faveur de l’acquisition.

Des éditeurs de logiciels inclusifs

Il est clair que les éditeurs, de fait, se tournent de plus en plus vers des solutions en souscription, délaissant parfois le modèle d’acquisition. Ce qui peut être contraire aux intérêts et aux obligations de leurs clients. C’est très souvent le cas par exemple sur le continent Africain qui, avec ses spécificités techniques et culturelles, voit moins d’intérêt à se tourner vers la souscription, certes séduisante, mais qui ne répond pas forcément aux besoins et aux attentes de la majorité des entreprises et organisations africaines.

Tant que les infrastructures mises à leur disposition, ou leur absence, tant que la qualité des connexions, et l’accessibilité à des datacenters nationaux, ne sera pas une réalité économique de terrain, l’Afrique se tournera de préférence vers l’acquisition !

Editeurs, entreprises, et politiques gouvernementales doivent avancer dans le même sens, et surtout au même rythme, pour que les énergies consacrées à innover et à évoluer dans la transformation numérique soient un facteur de progrès et de croissance.

Les éditeurs de logiciels qui se tournent exclusivement vers des offres en souscription standardisées excluent peu à peu des pans entiers de leurs marchés. En ne comprenant pas la logique de ceux qui préfèrent acquérir leurs logiciels plutôt que les louer, ils se risquent à perdre leur prédominance internationale en laissant au bord du chemin un continent entier dont les spécificités techniques et culturelles sont à prendre en considération pour être adapté au marché.

Dans tous les cas, notre équipe d’experts peut vous accompagner pour évaluer vos besoins et définir la liste des critères qui vous aideront à déterminer qui de la souscription, On-Premise ou en SaaS, ou de l’acquisition, est dans votre intérêt.
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