Si la dématérialisation est un maillon dans la chaîne complète de gestion, de conservation et d’archivage des documents, celles et ceux adeptes de ce formidable outil d’optimisation le savent par expérience : dématérialiser implique la réorganisation en profondeur des processus de traitement des flux de documents. Au-delà de la dématérialisation des documents, il s’agit en fait de dématérialiser également les processus.

C’est donc à partir du moment où les documents numériques sont générés que commence la dématérialisation. Se posent alors plusieurs questions dont deux essentielles : qui pourra accéder aux informations contenus dans ces documents, et comment retrouver rapidement ces informations ?

Chercher, pour trouver !

C’est une évidence qu’il convient de rappeler. Pour trouver, la plupart du temps il faut chercher !Alors dématérialiser c’est bien, mais un des premiers objectifs de tout logiciel de gestion de contenus est de faciliter la recherche pour permettre à ses utilisateurs de retrouver rapidement et avec pertinence un document ou une information, pour en optimiser son traitement.

La plupart des logiciels offrent à leurs utilisateurs la possibilité de rechercher des données dans  les documents dématérialisés. Seule(s) la ou les méthodes varient.

Il existe actuellement trois méthodes de recherche principales : la recherche par mots-clés, la recherche par arborescence de dossiers, et la recherche plein texte – appelée aussi recherche en texte intégral, ou recherche de texte libre, plus connue sous le vocable anglais de recherche « full-text ».

Parmi ces trois méthodes laquelle est la plus efficace ?

Pour le savoir, passons-les au banc d’essai !

La recherche par mots clés :

C’est une méthode de recherche rapide, efficace, et précise.

Elle suppose de disposer au préalable d’une base de données structurée et performante que vous pourrez interroger. Dans un précédent article, nous avons déjà évoqué l’importance des mots-clés dans la description des documents, et leur traitement.

Nous vous invitons à le (re)lire dans son intégralité.

Pour autant qu’elle soit pertinente, la recherche par mots-clés présente cependant deux inconvénients : elle implique premièrement une rigueur dans l’indexation des documents, mais également de mettre en place une conduite au changement des utilisateurs pour qui cette méthode de recherche est nouvelle. Le succès passe alors obligatoirement par l’acceptation de la nouvelle organisation, des nouveaux processus et des nouvelles missions qui y sont associées. Il faut donc prévoir de préparer et d’accompagner ce changement autant sur les aspects techniques que sur les préoccupations humaines pour qu’il soit pleinement intégré et que la recherche par mots-clés tiennent totalement ses promesses.

L’arborescence de dossiers :
Il s’agit en fait d’une recherche dite « historique ». Cette façon de rechercher des informations dans un document numérisé est la forme la plus répandue. L’utilisateur navigue dans une arborescence de répertoires organisés pour faciliter l’accès aux documents. Lorsque l’arborescence est dynamique, les documents s’ajoutent et se classent automatiquement en fonction des métadonnées associées.

Il faut alors gérer la complétude des dossiers. Cela suppose de régulièrement vérifier la validité des documents, administratifs par exemple, qui composent les arborescences.

Comme la recherche par mots-clés, la recherche par arborescence présente des inconvénients.

Elle peut parfois être moins intuitive. En outre, si l’arborescence n’est pas dynamique mais statique – c’est à dire lorsque chaque utilisateur crée ses sous-dossiers, alors l’arborescence générale peut rapidement se retrouver polluée. Il devient plus difficile de trouver les informations recherchées.

La recherche Full-text :

Ce type de recherche permet de retrouver des termes directement dans le contenu des documents.

De la recherche de mots, à celle de phrases en passant par celle d’une chaîne de caractères dans un ensemble de documents, elle s’appuie sur l’exploration systématique de la totalité de cet ensemble.  La recherche full-text peut s’effectuer aussi bien dans le document original que sur un résumé ou un document dérivé, tel qu’une notice ou une table des matières. A la différence de la cherche par mots-clés, elle ne porte pas seulement sur un ensemble restreint.

Son usage est particulièrement apprécié et efficace pour les documents volumineux, ou à l’indexation difficile, comme les journaux, les rapports de travail, etc

Les résultats sont souvent classés par pertinence et permettent ainsi des requêtes plus larges.

Ce type de recherche, tout comme les deux précédents, présente aussi des inconvénients : la recherche full-text requiert en effet un catalogue qui peut être parfois gourmand en ressources. Elle suppose alors parfois de s’équiper d’un serveur de traitement indépendant en fonction du volume de documents traités.

Par ailleurs, en fonction des termes recherchés, la requête peut être très vaste, et donc moins précise dans la multiplicité des réponses données.

Combiner les méthodes, la vérité est dans la voie du milieu !

La recherche full-text, bien que pratique sur le papier, peut s’avérer rapidement contraignante. La solution réside alors dans la possibilité de combiner les méthodes selon la nature des données recherchées.

Il faut donc bien réfléchir en amont aux termes qui seront recherchés et aux types de documents qui s’y prêtent le mieux (documentation, journaux, contrats, …) et choisir en fonction de la nature des documents, mais aussi de leur contexte, selon la cible à laquelle ils sont accessibles ou destinés.

De ces réflexions dépendent notamment les réponses à la question essentielle de la conduite du changement et de comment la faciliter pour une réussite pleine et entière de l’appropriation des différentes méthodes de recherche.

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