Passer à la gestion des archives physiques pour gagner du temps, de l’argent, de l’espace et la confiance de vos collaborateurs et de vos usagers.

S’il est partout difficile de conserver des archives physiques, c’est sans doute en Afrique, dont la culture de tradition orale se perpétue, que le challenge est un des plus compliqués.
S’ajoutent à cela des facteurs météorologiques comme la chaleur ou l’humidité, dans des infrastructures parfois mal adaptées et supposant de lourds investissements. 

Pourquoi s’encombrer quand on peut facilement se libérer des contraintes ?

La dématérialisation des archives physiques représente des avantages évidents. 

Premièrement celui non négligeable de limiter les pertes de documents, mais également de réduire le temps de recherche. Grâce au suivi strict des entrées et des sorties, la traçabilité est encore plus fiable, tout en assurant une meilleure visibilité sur les espaces de stockage. Et enfin, la grande facilité de recherche et de consultation avec une plateforme unique pour gérer les archives physiques et numériques via un moteur de recherche unifié ne présente que des avantages ! L’essayer, c’est l’adopter !

Qui a intérêt à gérer ses archives physiques ?

Toutes les entreprises et les administrations publiques ou privées ! Cela permet d’homogénéiser facilement le rangement et le classement, de classer rapidement de grands volumes de documents et d’en rationaliser efficacement le stockage. En un mot, de proposer un service moderne et connecté à ses usagers, sans oublier de contribuer à la préservation du patrimoine de l’organisation tout en assurant une traçabilité complète de l’historique des accès.

La GED, outil de dématérialisation des archives physiques.

Si la GED n’est pas en premier lieu destinée prioritairement à la gestion des archives physiques, ses fonctionnalités peuvent néanmoins servir de façon satisfaisante à la dématérialisation des archives physiques.

Une bonne gestion centralisée des documents physiques et numériques au sein d’une plateforme dédiée permet de décrire de façon détaillée chaque pièce d’archives au moyen de notices descriptives claires. Elle permet également de gérer facilement des listes, les emprunts et les retours, et les versements unitaires ou de masse, tout en personnalisant les interfaces archiviste et collaborateurs/usagers.

Ensuite, elle rend possible la localisation fine et personnalisable des objets physiques en donnant la possibilité de différents niveaux de classification, adaptés au plan de classement existant, et ce sur plusieurs sites.

Elle génère aussi des notifications et des  alertes en cas de dépassement de délai, avec la mise en place de règles cohérentes pour un service d’archives efficace. En un mot elle favorise les bonnes pratiques de gestion !

Elle simplifie aussi durablement la gestion des espaces de stockages en indiquant le pourcentage d’occupation, les espaces disponibles tout en proposant l’administration du suivi des documents en cours de consultation via différents filtres disponibles en fonction des besoins spécifiques : par exemple les documents en cours de consultation (empruntés, les documents en attente de retour, en retard).

Dans l’idéal, elle offre également de grandes capacités de personnalisation ainsi que des fonctionnalités complémentaires comme le reporting avancé, l’intégration avec des logiciels tiers, l’extension aux fonctionnalités de gestion de contenus, etc.

Ce seul et unique outil pour résoudre la problématique documentaire dans votre entreprise existe-t-il ? Oui ! Nous pouvons le personnaliser pour vous et l’adapter à vos attentes !

Comment ça marche ?

La gestion des emplacements des archives physiques est assurée par des fonctionnalités adaptées à vos spécificités.

Les archives physiques sont gérées au côté des documents et des enregistrements électroniques quels que soient le format et l’emplacement. 

La gestion des archives physiques dans un référentiel de GED prend en compte trois aspects :

• La localisation des archives grâce à des notices descriptives sous forme de formulaires électroniques avancés ;
• Le versement de nouvelles d’archives au moyen de mécanismes d’import de masse ;
• La gestion des emprunts/retours au moyen du même formulaire de description des archives, combiné à l’automatisation (Workflow) des demandes de communication d’archives et de suivi des emprunts.

Grâce à un stockage et une gestion uniques suivant le contenu (description du contenu de l’archive concernée), la localisation (emplacement : salle, étage, travée, étagère, …), les informations de consultation des documents (emprunt disponible, archive détruite, …) et les mots-clés, l’utilisateur concerné peut facilement effectuer des recherches et localiser rapidement les informations des archives par leur contenu électronique. 

Il peut également demander la consultation dudit document en effectuant une demande via un formulaire avancé. L’administrateur et/ou l’archiviste peut contrôler l’ensemble des requêtes grâce à un suivi des emprunts à l’aide d’un historique des accès et des responsabilités interrogeables.

La solution paramétrée fournit donc un pont d’accès entre le monde de l’archivage physique et l’environnement de gestion des documents électroniques. 

Il est important de noter qu’une archive ne correspond pas forcément à un document, mais bien à une unité d’archive pour laquelle une notice descriptive est consultable électroniquement.  

Ainsi, un enregistrement physique peut correspondre à une boîte d’archives, des dossiers particuliers, etc L’archiviste peut alors paramétrer et personnaliser les enregistrements selon son propre plan de classement et par là même assurer une continuité du service des archives. 

Ajouter des archives

Concernant le versement ad hoc ou de masse, il est possible de s’appuyer sur les fonctionnalités d’import avancées proposées par les logiciels de GED. Grâce à ces fonctionnalités, il sera possible d’automatiser le traitement des importations de l’ensemble des enregistrements existants. L’administrateur pourra donc importer le fichier de description déjà existant afin de faciliter la création des notices descriptives des enregistrements. 

Saisir l’inventaire et l ‘indexer

Au même titre que les documents « traditionnels » importés ou numérisés, les enregistrements physiques, c’est-à-dire les unités d’archives que nous avons évoquées précédemment, peuvent comporter autant de champs d’index que nécessaires. Ils sont totalement paramétrables et personnalisables. Vous bénéficiez également d’autant de niveaux de description de la localisation d’une unité d’archives que nécessaire (par exemple : bâtiment, salle, étage, travée, étagère, …)

Rechercher : résultats de recherche et consultation

Parce que les enregistrements physiques sont gérés aux côtés des autres documents stockés, les possibilités de recherche correspondent. En effet, l’utilisateur effectue une recherche via les outils de recherche standards, notamment multicritères, et les résultats de recherche peuvent être ou des documents stockés ou des enregistrements qui correspondent à des unités d’archives physiques. 

La consultation correspond quant à elle directement à une demande d’emprunt. Lorsque l’utilisateur souhaite consulter un enregistrement physique, il sélectionne dans la liste des résultats de sa recherche l’enregistrement en question ; Il lui suffit alors de cliquer sur emprunter et la demande est automatiquement envoyée au responsable du module, en général le responsable du service d’archives. 

Outil hautement personnalisable, la GED n’adresse pas seulement la gestion des factures et des congés, elle s’adapte aussi à des besoins spécifiques. C’est donc une boîte-outil qui doit permettre de dématérialiser des problématiques liées à tout type de document, quel que soit son format, son auteur, ou son origine.

N’hésitez pas à interroger nos équipes qui se feront un devoir et un plaisir de répondre à vos questions et à vous proposer l’outil  adapté à vos besoins.