Depuis plus 10 ans, Total Energies Maroc dématérialise et optimise la gestion de centaines de documents et de tâches quotidiennes avec OnBase.
Mohamed El Mangar, qui a pris ses fonctions en 2017, témoigne de son expérience positive dont l’objectivité n’oublie pas quelques critiques constructives, gage de la montée en compétence de ses utilisateurs et de notre support.

Bonjour Mohamed El Mangar, qui êtes-vous ?

Je suis donc Mohamed El Mangar, actuellement DSI Total Energies Maroc depuis 2017. Ingénieur en informatique avec la double casquette d’expert en monétique et en cyber sécurité, je travaille depuis plus de vingt ans pour Total avec durant ma carrière quelques aller/retour entre France et Maroc. 

Si vingt ans, cela paraît ancien, c’est peu à l’aune de la société Total qui fêtera dans à peine huit ans, cent ans de présence au Maroc !

Est-ce vous qui avez mis en place OnBase dans les services de Total Energies Maroc ?

Non, à l’époque où OnBase a été implanté ici, j’étais expat en France. Lorsque je suis revenu, en 2017, les services généraux utilisaient déjà OnBase, mais pas de façon aussi étendue qu’aujourd’hui.

Nous avons par exemple retravaillé l’ergonomie des formulaires et élargi les services habilités à s’appuyer sur la solution.

Avec la génération des téléphones mobiles, nous avons également ouvert notre système pour que, par exemple, les commerciaux puissent avoir accès à tous leurs documents de référence en situation de mobilité. 

Depuis deux ans, il faut dire qu’avec la crise sanitaire et l’obligation de généraliser le télétravail partout où cela a été possible, nous avons progressé rapidement sur bien des plans par nécessité. De fait, nous avons dû accélérer dans l’optimisation des workflows et accompagner de façon encore plus soutenue l’appropriation des outils par tous nos utilisateurs finaux.

Aujourd’hui, nous avons plus de 350 utilisateurs sur OnBase et tous ont accès, à leurs échelles respectives, selon leurs besoins et leur qualification, aux différentes archives, aux formulaires, aux demandes de prêts, aux avances, etc.

Pourquoi avoir décidé de conserver OnBase, et de vous en servir de plus en plus au quotidien ?

C’est simple : C’est la seule application à laquelle tout le monde accède selon des droits gérés progressivement qui permette de monter en compétence côté utilisateurs, c’est à dire nous, et côté utilisateurs, c’est à dire vous ! (Rires)

L’appropriation par les clients finaux est primordiale. Et avec OnBase, tout se passe très bien.

Nous sommes sous contrat GDScan. Nous travaillons avec une consultante dédiée à qui nous envoyons nos demandes. Nous créons un formulaire de demande d’évolution onBase, elle étudie, devise et nous fait une proposition. Si tout va bien, et la majorité du temps, c’est le cas, nous acceptons le devis, et vous développez rapidement. 

C’est un mode de fonctionnement en bonne entente qui nous convient parfaitement. C’est rapide, efficace, fluide. Bien sûr, c’est perfectible, et j’ai toujours quelques suggestions pour améliorer ! (Rires)

Des exemples ?

Nous voudrions que le design soit à la hauteur des performances techniques. Un peu plus de couleurs, et j’ai en réserves quelques idées d’améliorations ergonomiques !

Vous savez que nous sommes toujours à l’écoute de vos suggestions !

Oui, je travaille en très bonne intelligence avec les experts de GDScan ou GDExpert, et avec Adil Bennani en particulier.

Désormais, quasiment toutes les activités des services généraux de Total Energies Maroc sont liées à l’utilisation d’OnBase, pas seulement d’OnBase, mais c’est un élément central de nos activités de dématérialisation et d’automatisation des tâches routinières. Les RH, les activités de comptabilité clients, fournisseurs, analytique pour la réception des factures, etc. Derrière chaque process qui nécessite une validation, une copie d’un bon de commande, un accusé de réception, etc. OnBase est là avec ses interfaces SAP.

Mais comment travailliez-vous avant ?

Je me le demande (Rires) Auparavant, il y a eu quelques essais de bricoles. C’était la préhistoire de la data, pas toujours bien gérée. Nous devions être très patients. Nous avions des parapheurs qui circulaient de personnes en personnes, pas de traçabilité, quand ça coinçait chez quelqu’un on ne se savait pas toujours chez qui, et parfois les documents pouvaient se perdre !

Aujourd’hui, chaque personne habilitée peut vérifier où en est le process, chez qui etc. Et plus de perte de document !

Vous avez gagné du temps.

Pas seulement, nous avons aussi pu réorganiser pour le mieux les services, réaffecter des personnes sur d’autres tâches, moins routinières, plus valorisantes.

Avec les achats de licences mobiles pour IoS et Android nous avons encore plus poussé le concept pendant la crise sanitaire. 

En fait le gros avantage d’OnBase, c’est une solution qui gère tout !

Vous seriez étonné du nombre de documents que nous gérons quotidiennement grâce à OnBase. Je n’ai même pas moi-même de chiffres exact. Il faudrait demander à Adil. (Total Maroc gère en fait plus de 1.000 documents par jour via OnBase).

Recommanderiez-vous OnBase à vos pairs ?

Je le fais déjà ! Nous partageons régulièrement nos best-practices avec l’Algérie ou l’Arabie Saoudite, par exemple. Mes préférences vont à l’automatisation des flux, ce sont de bons objectifs en termes de workflow, surtout pour une entreprise à caractère commerciale. 

Notre process est également très pertinent pour mesurer l’efficacité des « valideurs », comme je le disais plus haut, tout le monde sait à tout moment où sont les documents, et grâce à la dématérialisation, nous évitons la perte des originaux.

Si je devais résumer les bénéfices d’OnBase en trois points essentiels, je dirais
1. la fiabilité, lorsque l’utilisateur suit bien le processus. Il faut juste au départ un bon accompagnement de formation ;
2. la simplicité de l’automatisation, c’est mon cheval de bataille,
et 3. la rapidité des développements pour améliorer nos usages, de la demande à la mise en prod.

Merci, Mohamed El Mangar, c’est un plaisir de travailler en votre compagnie !

A très vite pour de nouvelles étapes de progression ensemble !