Les solutions de gestion documentaire génèrent d’importantes quantités d’informations pour chaque action menée. Il en est de même avec les outils de workflow dont toutes les tâches sont  journalisées. Bien que rarement exploitées, ces données systèmes sont une mine d’informations pour optimiser son activité et c’est en cela que le Process Mining peut vous y aider.

A quoi sert le Process Mining ? 

Le Process Mining consiste en une analyse des processus qui s’appuie sur les journaux d’événements des applications. Au carrefour du BPM et du Data Mining, le Process Mining permet d’appréhender les processus tels qu’ils se déroulent réellement dans l’organisation.

L’analyse de ces journaux rend ainsi possible l’identification d’axes d’amélioration des processus, la découverte de leviers d’améliorations opérationnels (délais, goulots d’étranglements…) et l’élaboration de prévisions grâce aux tests et à l’optimisation.

Le process Mining est un concept très documenté qui suscite beaucoup d’engouement car il aide les entreprises à avoir une vision objective des processus à partir de leurs propres données pour optimiser et mieux contrôler l’organisation interne.

Trois techniques majeures de Process Mining peuvent être mises en œuvre selon les besoins d’une organisation :

1. L’identification.

Pour identifier les processus et établir de nouveaux modèles de processus générés à partir des fichiers journaux. On théorise ainsi la pratique en utilisant les techniques de présentations usuelles de ces modèles (BPMN, modèle HIPO, UML…).

2. Le contrôle de la conformité.

Pour évaluer la conformité des modèles existants avec les données actuelles en mesurant les écarts entre la théorie et la pratique. Il est ainsi possible, à partir des fichiers journaux et des modèles, de contrôler les points qui peuvent soulever des difficultés et d’aboutir à un diagnostic.

3. L’extension.

Pour élargir des modèles de processus existants à partir des fichiers journaux.

Le Process Mining est donc une discipline empirique facilitant la création de modèles optimisés  et adaptables rapidement, grâce au suivi en temps réel des données générées par les applications.

Perspectives d’analyse

Le Process Mining permet donc d’analyser les flux sous différentes perspectives :

• Les flux de contrôle : on étudie la chronologie des activités au sein d’un processus sous forme de modèle.
• L’analyse organisationnelle : on étudie des personnes et des systèmes pour comprendre comment ils sont reliés les uns aux autres. On peut alors définir et comparer des profils et des rôles pour modéliser un réseau social.
• L’analyse situationnelle : on étudie une instance de processus pour suivre le comportement d’un item au sein d’un processus et non le processus dans son ensemble.
• L’analyse temporelle : on étudie les moments théoriques et réels ainsi que la fréquence des événements afin d’aboutir à des conclusions sur les tendances et d’identifier les obstacles et goulots.

Quelles utilisations dans la Gestion Documentaire ?

L’analyse précise de données évènementielles complexes à l’aide de tableaux de bords interactifs permet de maîtriser les flux de travail et d’évaluer rapidement l’efficacité des processus modélisés afin de les optimiser.

Dans le cadre de la gestion documentaire, le Process Mining va permettre de suivre l’efficacité des circuits établis, d’évaluer les éventuelles difficultés et ainsi de les optimiser pour en améliorer la fluidité. Qu’il s’agisse de la ventilation des courriers, de l’approbation de factures, ou de tout autre processus métier visant à l’automatisation des prises de décision reposant sur des documents, le Process Mining va apporter les éclairages nécessaires pour améliorer le flux de travail de l’organisation.