Gérer efficacement la conservation des documents et des dossiers est la principale préoccupation des archivistes. Et c’est encore plus vrai dans un monde où les contenus sont de plus en plus dématérialisés. Espaces de stockage, temps passé, coûts engagés… comment s’y retrouver ? Le module Records Management d’Hyland pour OnBase répond à toutes ces problématiques.

A quoi sert le Records Management ?

La Gestion des documents d’archives, ou Records Management, est d’abord une solution de conservation des archives numériques, rendue nécessaire par la croissance exponentielle des documents dématérialisés et le besoin de se conformer à des normes nationales et internationales. Elle nécessite des ressources et un espace numérique conséquents à même de garantir l’intégrité de la conservation des archives numériques.

Partez sur de bonnes bases avec OnBase

Les solutions de Records Management d’OnBase gèrent la conservation de tous les documents et de toutes les archives de l’entreprise pour assurer la conformité aux règles et aux politiques de conservation des documents.

Records Management permet ainsi de définir des plans de conservation en fonction du type d’archives mais aussi d’utiliser de multiples options de destruction du contenu, en fonction d’une période spécifique écoulée ou d’un événement survenu.

Le module comporte de très nombreuses fonctionnalités conçues pour simplifier la vie des entreprises :

– Gestion du cycle de vie complet des enregistrements de leur création jusqu’à leur destruction finale.

– Destruction automatique des enregistrements ou après approbation du responsable désigné.

– Réduction des risques juridiques liés aux enregistrements arrivés à expiration.

– Gestion centralisée de tous les enregistrements électroniques dans le référentiel OnBase.

– Périodes de clôture, plans de conservation, gestion des exceptions…

– Interface de gestion administrative intégrée

Les étapes clé de l’enregistrement

1. Les documents automatiquement déclarés comme étant des enregistrements sont intégrés dans un dossier « Ouvert ».
2. Lorsqu’un nouvel événement est enregistré dans le dossier, ce dernier devient « Clos » : il est alors verrouillé et ne peut plus être modifié.
3. L’état du dossier peut ensuite changer, ce qui déclenche le Plan de conservation mis en place pour cet enregistrement.
4. Au terme de la période de conservation définie, le dossier, ses documents et ses métadonnées peuvent être supprimées d’OnBase.

Le Records Management par OnBase peut donc être utilisé par toutes les organisations, entreprises comme administrations, qui souhaitent optimiser leur service d’archives et assurer la pérennité de leurs documents et dossiers électroniques.

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