Vous en avez rêvé, OnBase l’a fait : avec le nouveau module Image Forms, tous vos formulaires papiers peuvent désormais être numériquement répliqués. La fastidieuse tâche du remplissage est ainsi grandement facilitée et le temps de saisie, de traitement et de validation des formulaires s’en trouve considérablement réduit. Adieu les répétitions, bonjour l’innovation !

 Avec Image Forms, le papier n’est plus une corvée

Le formulaire papier est depuis plus de 200 ans indissociable de la vie de l’entreprise et des administrations. Il fallut attendre les années 80 pour que la technologie de la numérisation permette d’alléger un peu les tâches. Un peu seulement, car la numérisation reste bien souvent une tâche répétitive !

Si tout devient plus simple avec le module Image Forms, c’est qu’il permet de gérer directement la version électronique du document et de configurer alors facilement les champs du formulaire d’un simple « glisser-déposer ». Il suffit à l’administrateur de définir chaque type de champs (date, champs de calcul, signature …) puis aux utilisateurs de remplir le formulaire numériquement. Bien entendu, l’aspect et la conformité du formulaire original sont entièrement conservés.

Un module aux multiples avantages

Image Forms complète efficacement les autres fonctionnalités liées aux formulaires OnBase. Facile à configurer, il bénéficie de toutes les capacités de modélisation de la plateforme : actions personnalisées, signature, champs de calcul… L’absence de numérisation et d’indexation garantit aussi une meilleure sécurité et supprime les risques d’erreurs de saisie. Les fonctions d’assistance (types de champs, remplissage automatique…) réduisent également le temps de remplissage en supprimant le process des saisies multiples d’information, tout en fournissant une interface conviviale pour la collecte de données supplémentaires.

Parmi les autres bénéfices immédiatement utilisables, on notera tout particulièrement la réduction des temps de cycle par élimination du routage physique du papier ainsi que l’élimination d’erreurs potentiellement coûteuses grâce à la validation des données lors de la saisie ou de la soumission du formulaire. Les utilisateurs ne sont pas oubliés et de très nombreuses fonctionnalités ont été conçues pour leur simplifier la vie telles que le bouton de recherche pour remplir automatiquement des données complémentaires en fonction d’informations saisies ou l’affichage de listes déroulantes.

Avec Image Forms, la révolution du formulaire numérique est bien engagée, pour les administrateurs comme pour les utilisateurs !

Quelques unes des fonctionnalités clés d’Image Forms :

• Conservation à l’identique de l’apparence des formulaires réglementés.
• Exploitation de la plate-forme OnBase Forms pour fournir des formulaires hautement configurables qui facilitent l’expérience utilisateur.
• Intégration parfaite à OnBase Workflow pour améliorer la capture de données et prendre en charge des processus complexes.
• Utilisation de fonctionnalités populaires telles que les jeux de mots clés AutoFill, les listes déroulantes et le Workflow OnBase pour renseigner les champs avec les données existantes, en minimisant la modification de la saisie des valeurs.
• Prise en charge de la signature de formulaire à l’aide d’appareils à écran tactile et de tablettes de signature.
• Pour les administrateurs : support de langage multiple, « Test Drive » possible avant publication, configuration des encarts de signatures.