Les logiciels de gestion de contenu permettent de traiter tous types de documents : des documents administratifs, bien sûr, mais aussi des documents métier aux spécificités bien particulières. C’est tout particulièrement le cas des documents produits par les logiciels de CAO, et nous allons vous expliquer pourquoi.

Les spécificités des logiciels de CAO

Les logiciels de CAO (Conception Assistée par Ordinateur) permettent de modéliser en 3 dimensions une pièce ou un objet. Ils sont utilisés par la plupart des entreprises d’architecture, d’ingénierie ou de construction pour concevoir par exemple des plans d’immeubles, des design de véhicules ou des pièces mécaniques de haute précision. En fait, tout objet qui nécessite une représentation graphique précise de l’objet à créer ou à assembler fait appel à l’un des nombreux logiciels de CAO disponible sur le marché.

Toutes ces images numériques sont enregistrées sous forme de fichiers vectoriels, c’est-à-dire composés de formes géométriques simples (droites, arcs de cercles…) auxquelles on associe des attributs particuliers (de position, de couleur, de forme…). Ces documents volumineux sont la pièce maîtresse de la conception des produits, puisque ces derniers sont réalisés « grandeur nature » à partir de ces images.

Qu’ils soient généralistes ou spécifiquement conçus pour un corps de métier particulier, tous les logiciels de CAO possèdent des caractéristiques communes :

• Ils permettent de représenter des images en 2D ou en 3D.
• Ils génèrent des fichiers souvent lourds (de 100Mo en moyenne, mais qui peuvent largement dépasser le Go pour certaines modélisations complexes).
• Ils sont très consommateurs de ressources informatiques (lors du stockage et du traitement mais aussi en phase de visualisation).
• Ils génèrent de multiples fichiers croisés, associés pour être plus rapidement traités, comme par exemple les différentes couches d’un plan d’immeuble ou les vis d’assemblage d’un moteur. Cette organisation des données permet de n’ouvrir, visualiser et modifier qu’un élément à la fois.
• Les fichiers sont enfin enregistrés dans un format propriétaire, et ne sont généralement reconnus que par le logiciel avec lequel ils ont été conçus.

Comment exploiter le contenu d’un fichier vectoriel en toute sécurité ?

Un fichier vectoriel est un document toujours en mouvement qui passe par de nombreuses phases de validation de la part des différents acteurs du projet. Chaque modèle graphique construit et modélisé peut en effet être modifié en permanence par différents utilisateurs, aussi bien collaborateurs en interne que prestataires de service.

La solution de gestion de contenu peut alors prendre en charge le traitement de ces fichiers vectoriels, sous plusieurs conditions cependant :

• Le logiciel de gestion de contenu doit proposer une brique de Workflow performante pour assurer le processus de vérification des documents, notamment la prise en charge de validations parallèles, la gestion des tâches multiples et les notifications.
• Les différentes versions du document doivent être correctement enregistrées, car la gestion de ce type de projets entraine des modifications multiples et il est impératif de pouvoir toujours revenir à une version antérieure.
• Un accès collaboratif mais contrôlé doit garantir l’accès instantané et sécurisé aux informations pour permettre à tous les intervenants, utilisateurs internes comme sous-traitants, d’accéder aux documents et de pouvoir les modifier.

Ne passez pas à côté de la visualisation

La solution idéale doit permettre de gérer l’import de types de fichiers et sous-fichiers particuliers (ces fameux fichiers « croisés ») dans le cadre de projets complexes. Certains logiciels facilitent la recherche de documents en permettant d’importer une arborescence de fichiers, ou de représenter graphiquement l’arborescence avec des pointeurs sur chacun des niveaux hiérarchiques.

Car il est essentiel de pouvoir consulter facilement ces documents une fois archivés, soit depuis le logiciel de gestion de contenu à travers un visualisateur dédié, en ajoutant des commentaires si on le souhaite, soit directement depuis le logiciel de CAO. L’idéal étant bien sûr d’ouvrir le document dans la même fenêtre que l’interface générale de consultation des documents. Le lancement automatique du logiciel de CAO, installé sur la machine hôte, reste indispensable.

Les dossiers de documents techniques peuvent être accompagnés de listing de pièces qui représentent notamment les liens hiérarchiques entre les différents éléments d’un assemblage. La solution de gestion de contenu tiendra compte de cette arborescence et associera chaque niveau au document représentant la pièce correspondante.

En fin de projet, les documents archivés sous leur format natif ne seront accessibles qu’aux utilisateurs techniques : eux seuls disposent en effet des outils et des compétences pour leur exploitation. Un enregistrement au format standard permettra également à tous les acteurs du projet, y compris ceux ne disposant pas du logiciel de CAO, de le visualiser. Un système de notes associé facilitera alors les échanges sur le document. Ainsi, la consultation peut se faire grâce au visualisateur universel embarqué, et les échanges seront régis par les fonctionnalités de l’outil de gestion de contenu.

La gestion des documents conçus par les logiciels de CAO dans un outil de Gestion de contenu est ainsi parfaitement possible, mais elle nécessite d’être particulièrement attentif à leur import, à leur visualisation et à leur exploitation.

Vous avez des questions concernant l’exploitation de vos documents techniques ? Venez en parler à nos équipes.