Dans un projet de dématérialisation de documents physiques, le scanner s’inscrit comme étant le point d’entrée tangible du processus complet. Un choix déterminant en matière de productivité, d’efficacité et de qualité des résultats obtenus.
Devant une offre étendue en matière de périphériques, que faut-il savoir pour faire le bon choix de scanner pour votre entreprise ? Quels sont les critères de sélection d’un scanner en fonction de vos besoins ? GDEXPERT vous donne les clés pour comprendre les principaux éléments permettant de faire le choix d’un scanner dans le cadre de la mise en place d’un projet de dématérialisation.

Les 4 étapes incontournables de la chaîne de dématérialisation

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, toute organisation doit passer par les 4 étapes successives suivantes :

• Etape 1 : La préparation des documents
  Il s’agit d’organiser les documents, de manière à ce qu’ils puissent être envoyés au scanner. Les lots de documents sont donc dépollués, les plis sont désagrafés, les pages sont éventuellement réorganisées et triées en lots ;
• Etape 2 : La numérisation des documents
  La numérisation s’effectue à l’aide de matériels adaptés, à l’instar des scanners de production ;
• Etape 3 : L’indexation des documents
  L’indexation, qu’elle soit manuelle, assistée ou automatique, est l’étape la plus sensible mais également la plus importante du processus. Elle est réalisée à partir d’une interface dédiée, par des opérateurs généralement spécialisés ;
• Etape 4 : L’export des données d’indexation
  Cette étape concerne l’export des données d’indexation et des documents vers des systèmes tiers (ECM, ERP, bases de données, …)

Pour l’organisation, chacune de ces étapes doit être considérée attentivement en vue du déploiement d’une plateforme efficace qui apportera, pour l’organisation dans son intégralité, une véritable valeur ajoutée au projet de dématérialisation. A ce titre, le choix du scanner est primordial – au-delà même du choix de la solution logicielle – car c’est le scanner qui conditionnera la cadence de numérisation et définira les capacités de dématérialisation.

Les principales caractéristiques et critères de choix d’un scanner

Parmi les éléments sur lesquels une entreprise doit se baser pour choisir un scanner adapté à ses objectifs, une priorité doit être accordée à :

• La typologie des documents à traiter et l’utilisation du scanner
• La vitesse de traitement requise
• Les options pouvant améliorer la performance du périphérique et les résultats obtenus

La typologie des documents à traiter

Le premier critère qui contribue à orienter le choix d’une entreprise vers un périphérique concerne la typologie des documents à traiter, c’est-à-dire l’état des documents, leur format, leur grammage…

En parallèle, il convient également de distinguer le type d’utilisation du scanner :

• Pour une utilisation professionnelle de production à grande vitesse, on utilise des scanners à défilement ou avec chargeur ainsi qu’un dispositif de prise de papier permettant d’accepter des documents hétérogènes en termes de format et d’épaisseur. Les performances vont de 25 ppm, assurant un traitement maximal d’environ 1500 à 2000 pages/jour jusqu’à 250 ppm pour des volumétries dépassant les 100 000 pages/jour. Ces volumes sont généralement associés aux prestataires de numérisation, aux grandes salles de traitement de courrier ou encore pour la reprise de documents existants.
• Pour une utilisation en front office, il convient de s’orienter plutôt vers des scanners peu encombrants, faciles d’utilisation, intégrant toutes les fonctionnalités nécessaires à l’élaboration de profils de numérisation.
• Pour une utilisation en back office, il est important de s’assurer que l’insertion et la réception soient aisées et qu’elles ne nécessitent pas de manipulations intempestives. En back office, l’outil doit être entretenu régulièrement, voire même au quotidien, par le biais du nettoyage des rouleaux et des glaces guides notamment.

La vitesse de traitement requise

La vitesse de traitement doit être choisie en fonction de la volumétrie journalière des documents à numériser. Elle dépend de la résolution choisie. A ce titre, il faut savoir que plus la résolution augmente, plus la vitesse diminue et inversement.  Les données ppm (page par minute) sur les documentations constructeurs sont généralement indiquées pour 200 dpi. Dans le cadre de la numérisation de documents par lots, en noir et blanc et à usage professionnel, on dépasse rarement les 300 dpi.

Actuellement, deux types de technologies de capteurs dominent le marché :

• Les scanners utilisant la technologie CCD qui confèrent une meilleure qualité d’image, plus appropriés pour les scanners rapides ;
• Les scanners utilisant la technologie CIS/CMOS, utilisés plutôt pour les produits dits « d’entrée de gamme ». Cette technologie à l’avantage de consommer moins d’électricité.

Les options impactant sur l’utilisation et le résultat

En fonction des besoins de l’entreprise, des options viennent optimiser la performance en matière de production et de résultats. Parmi celles-ci :

• L’option flatbed
  L’option flatbed du scanner s’ajoute au chargeur pour une numérisation à plat et ponctuelle de documents, afin de permettre la numérisation complète et parfaite d’une page de livre dans sa largeur, de magazines, passeports et cartes d’identité, documents déchirés et agrafés, etc.
  Pour les documents fragiles, longs ou épais nous privilégierons des scanners équipés d’une sortie arrière, permettant un transport droit des documents (plutôt qu’en U).
• L’option Imprinter
  L’option Imprinter peut être configurée de manière à inclure des informations constantes, c’est-à-dire statiques, identiques pour tous les documents. Ces données peuvent, par exemple, être liées au nom du lot ou de l’utilisateur ou encore à la date.
  L’option Imprinter permet également de configurer des informations dynamiques qui varient sur chaque page numérisée, comme le compteur séquentiel de documents par exemple.

Des technologies avancées permettant d’aller plus loin

Dans un souci de productivité maximale, ces types de périphériques s’appuient sur des technologies avancées comme la fonctionnalité de correction automatique de l’image, la numérisation recto/verso en une seule passe par le biais de deux caméras, la détection de doublons par capteurs à ultrasons pour la détection de double alimentation lorsque deux feuilles passent accidentellement en même temps dans l’appareil.

Certains scanners sont équipés d’un détecteur de métal au niveau du chargeur de documents. Ainsi, les trombones, agrafes et autres objets métalliques risquant d’endommager les documents et surtout le scanner lui-même sont automatiquement détectés, arrêtant immédiatement le transport et la prise de papier.

Les constructeurs offrent généralement des outils permettant d’optimiser la manipulation comme par exemple le redressement de l’image, la rotation, le recadrage automatique, la correction des bordures et la détection automatique des couleurs. La plupart des fabricants fournissent leurs scanners avec une solution de capture pour des besoins en matière de bureautique. Des fonctions plus élaborées sont également proposées par des éditeurs de solutions de LAD/RAD, permettant d’extraire automatiquement différentes informations contenues dans un document numérisé, qu’il soit structuré ou non.

Faire le choix d’un ou plusieurs scanners de production, dans le cadre d’un projet de dématérialisation, est le fruit d’une réflexion aboutie qui doit prendre en compte les fonctionnalités attendues ainsi que les caractéristiques du projet : la volumétrie, bien entendu, les délais escomptés, mais également le format des documents (monographies ou de feuilles volantes), l’architecture choisie, etc.
Le choix du scanner repose donc sur une expertise qui suit une phase de découverte, en vue de proposer à une entreprise les matériels qui conviennent à leurs besoins. A ce titre, GDEXPERT s’inscrit comme un partenaire de confiance, capable de vous accompagner dans votre choix en vous proposant les matériels les plus performants, en adéquation avec vos objectifs de dématérialisation.