A la plateforme ABBYY FlexiCapture s’ajoute un nouveau système de suivi et de reporting performant. Présenté au Salon Solutions à Paris en septembre 2016, ce nouveau module permet aux organisations d’augmenter la transparence, de se mettre en conformité et de contrôler les processus de traitement des documents et de gestion de l’information. Il associe la supervision des infrastructures et des opérations en cours, à une analyse en aval et à la possibilité de générer des rapports.

En permettant de mesurer le niveau de service, de traiter les informations en temps réel et d’avoir un historique du traitement des données, Business Monitoring ajoute de la transparence à la solution FlexiCapture et aide les organisations à suivre leur productivité et la santé de leurs systèmes. Il permet aussi de répondre aux exigences de conformité et de niveau de service de l’organisation.

Les fonctionnalités clés :

• Accès instantané aux données en temps réel pour l’intégralité du cycle de traitement des documents. Cela permet aux équipes informatiques de résoudre rapidement tout problème signalé et de limiter les risques.

• Suivi en temps réel de l’état d’avancement du processus et de la localisation des documents afin de se conformer à des règlementations strictes.

• Paramètres de traitement des tâches et reporting qui permettent la validation des différents accords de niveaux de services (SLAs), tant en interne qu’en externe, et posent les bases de modèles de facturation dans les centres de services partagés (CSP) et pour les processus de gestion de projets (BPOs).

• Rapports ultra détaillés mesurant l’efficacité opérationnelle de la solution. Ces rapports donnent de précieuses informations commerciales.

• Check-up du système informatique qui envoie des données au service informatique pour améliorer et optimiser le système.

• Contrôle géo-localisé qui suit les tâches effectuées tant au siège, que dans les bureaux locaux.

• Tableau de bord intuitif et accessible par une console web, qui donne accès aux données de contrôle et génère des rapports à tous les collaborateurs correspondants (informatique, veille économique, etc.).

Suivre et analyser le parcours des factures pour une comptabilité conforme et performante

Cette visibilité sur le traitement de l’information est un point crucial pour les grandes organisations privées comme publiques, car elles doivent répondre à des standards et des politiques de conformité de plus en plus strictes.

C’est particulièrement le cas en ce qui concerne le traitement des factures. Le fait de pouvoir suivre ces documents depuis leur point d’entrée et tout au long de leur traitement (capture, contrôle, versionning, approbation, ventilation, stockage…) constitue une des règles fondamentales à respecter en comptabilité.

Le module Business Monitoring s’ajoute à la plateforme Abbyy Flexicapture for Invoices, spécifique au traitement des factures fournisseurs.

Mesurer la conformité par rapport aux SLAs

D’autres fonctionnalités, comme le contrôle en continu des systèmes ou la mesure de certains paramètres de traitement des tâches, permettent d’évaluer la performance d’un département ou d’un centre de services partagés et sa conformité par rapport au niveau de service (service level agreements ou SLAs) attendu. Les organisations peuvent contrôler plus efficacement leur performance opérationnelle et obtenir de précieux renseignements qui les aideront à gagner en efficacité au fur et à mesure.

Business Monitoring fournit les données-clés dont vous avez besoin pour rendre l’ensemble du cycle de traitement des documents totalement transparent et pour résoudre tout problème avant qu’il ne devienne critique :

• Alertes automatiques
• Suivi du statut
• Suivi des documents et des lots
• Contrôle par région

Elargissez les perspectives commerciales grâce à des rapports de haut niveau

Cet outil de suivi et de reporting peut être paramétré de façon à créer des rapports sur mesure contenant les éléments qui importent vraiment aux parties prenantes de votre entreprise, depuis la direction jusqu’aux équipes des bureaux délocalisés. Un tableau de bord intuitif et personnalisable affiche toutes les activités au sein du système, y compris les paramètres de traitement actuels et passés des lots et des documents. Pour pouvoir créer des rapports individualisés, les données sont stockées dans une base personnalisable dont vous pouvez extraire les données pertinentes pour vous.

Détails fonctionnalités  Spécifications

Le module Business Monitoring s’intègre facilement à toute la gamme de produits Flexicapture (FlexiCapture, FlexiCapture for Invoices, FlexiCapture for Mailrooms…). Aucune connaissance technique, ni aucun accès à la solution de capture des données ne sont nécessaires. Les employés en charge du suivi (service informatique, experts en veille économique, etc.) peuvent accéder directement au tableau de bord intuitif par le biais d’une console Web. Ils peuvent diagnostiquer facilement l’ensemble du système sans quitter leur place.

Le module Business Monitoring est disponible dès à présent en anglais pour la région Europe de l’Ouest et dans les autres langues prochainement  à venir. Contactez-nous dés aujourd’hui pour une présentation personnalisée du module.