Ces dernières années, Hyland, créateur d’OnBase, a concentré ses efforts sur la conception d’une solution de Case Management fiable, performante et surtout novatrice qui repose sur le module Workview. Dédiée à l’automatisation de process d’affaires (ou gestion de cas), la solution s’adapte aux processus d’entreprise de moins en moins standardisés et offre une vision décloisonnée des activités de l’entreprise. Workview est à l’image d’OnBase : flexible, intégré et évolutif.
GDExpert vous présente ce que Workview peut faire pour vous.

Le Case Management, à quoi ça sert ?

Le Case Management apporte une notion complémentaire à l’ECM, à travers la gestion structurée des « cas » ou « dossiers » spécifiques et transversaux. Contrairement au Workflow traditionnel qui tend à automatiser les processus suivants des règles et des déclencheurs préétablis, le Case Management est ancré dans l’imprévu et répond à des problématiques multiples et interservices.

Les données deviennent globales au sein de l’entreprise et non plus gérées par service. Le Case Management améliore le processus décisionnel et maximise la productivité en connectant les utilisateurs aux informations dont ils ont besoin, lorsqu’ils en ont besoin.

Ces dossiers d’affaires contiennent des informations de nature variée : données, tâches, documents, jalons, et peuvent provenir de sources diverses. Ils sont organisés en une vue intuitive, favorisant ainsi leur traitement par les acteurs concernés. Des acteurs qui peuvent d’ailleurs changer au fur et à mesure du processus. Le Case Management convient donc à tous les secteurs et métiers.

Les plus avancés en terme d’utilisation étant :

• les assurances : Gestion des sinistres
• les banques : Gestion des dossiers de crédits
• les industries : Gestion des pannes
• mais aussi les cabinets d’avocats, les organismes de santé…

Par ailleurs, il répond aussi aux problématiques verticales intégrant tous les collaborateurs ou presque :

• Gestion des tickets de support (DSI)
• Gestion des fournitures
• Gestion de la relation clients
• Gestion des réclamations
• Organisation des stocks et des équipes
• Suivi de la facturation
• …

Le Case Management selon Hyland

La solution de Case Management d’Hyland se compose d’un socle de base, Workview, puis de modules OnBase sélectionnés pour répondre aux attentes spécifiques de chaque métier. Ces modules Onbase peuvent être utilisés indistinctement pour le Case Management ou la gestion de contenu traditionnelle.

Si le Case Management est une solution à part entière, néanmoins il dispose d’une forte connexion avec le Système d’Information de l’entreprise, et en particulier avec l’ECM, puisque les documents et informations gérés sont le cœur de l’activité.

Dès lors qu’il convient de raisonner par dossiers d’affaires faisant intervenir des acteurs de tous les services, le Case Management devient pertinent et nécessaire.

Workview | Case Manager

Zéro Code

Workview est un module unique et novateur qui permet la modélisation graphique de modèles de données, quel que soient leurs sources (ERP, messagerie, tableau excel, bases de données, …), sans recourir à la programmation. Il permet de créer toutes sortes d’applications personnalisées, totalement intégrées dans l’ECM OnBase, qui procurent tout un panel de fonctionnalités performantes pour mettre à disposition une plateforme unique d’accès et de traitement de l’information. Il s’agit d’une véritable boîte à outils !

100% adaptable

Hautement paramétrable à l’image de la configuration du Workflow dans OnBase, il permet avant tout de définir des modèles de données, provenant de sources diverses et parfois hétérogènes. Les données sont alors compilées, structurées et filtrées pour créer une vue d’ensemble dynamique et centralisée.

Combiné avec d’autres modules phares d’OnBase, le Case Management devient alors une interface intuitive et personnalisée, qui répond aux besoins des utilisateurs.

Workview | Case Manager accentue la collaboration entre les différents acteurs concernés, l’automatisation des processus au déclenchement imprévisible (événement), et s’appuie sur les règles métier pour optimiser la prise de décision et le suivi. Workview est un outil complémentaire pour la modernisation et l’optimisation de la gestion en entreprise, qui peut se décliner pour tous les métiers.

Les fonctionnalités clés

• Gestion des tâches et des activités : vous organisez et accédez facilement aux tâches assignées
• Une interface utilisateur personnalisable : les gestionnaires composent leur interface, sans développement spécifique. Le module est donc accessible aux directions métier, et ne nécessitent pas d’intervention de la DSI.
• Gestion de contenu : la vue à 360° des informations (les données, les pièces justificatives et tous les processus qui s’y rapportent) optimise la gestion des dossiers grâce à plus de fiabilité, de visibilité et de transparence
• Règles métier et workflow : les administrateurs peuvent mettre en place des règles basées sur les rôles et affecter les tâches plus facilement
• Visibilité et rapports : les données sont exportables vers Excel en un seul clic

Le Case Management selon OnBase révolutionne les méthodes d’accès, d’affichage et de traitement de l’information grâce à une plateforme dynamique, intuitive et hautement collaborative. Il propose un vue claire, structurée et pertinente des dossiers d’affaires ou « cas », qui sont souvent la composante stratégique des activités d’une entreprise, d’un secteur, ou d’un service.