L’acquisition d’une solution ECM est le fruit d’une réflexion raisonnée et suppose un investissement adapté aux besoins exprimés par l’organisation et les utilisateurs. L’agilité et la mobilité des collaborateurs sont devenues une réalité et elles orientent les attentes des organisations vis-à-vis de la tant attendue solution ECM. Mais les systèmes d’information denses peuvent s’ériger en vraie barrière face à la flexibilité, la réactivité et la simplicité exigées. Les utilisateurs travaillent avec des applications multiples et pourtant toutes nécessaires : bureautiques, métiers ou encore techniques.

L’enjeu de l’ECM est alors de faciliter la recherche, la consultation et le traitement des contenus. Sauf qu’il peut aussi être considéré comme un outil supplémentaire à implémenter, à maintenir et à maîtriser pour les utilisateurs.  Les utilisateurs qui restent les premiers vecteurs de la réussite du projet !

Comment l’ECM peut répondre à la fois aux nouvelles exigences organisationnelles de l’entreprise et aux exigences d’accès des utilisateurs ? GDExpert vous propose son regard sur la question.

Nous avions déjà parlé sur notre blog de la nécessité de garantir un accès sécurisé aux contenus en répondant strictement aux exigences de l’organisation. Aujourd’hui, nous abordons l’autre versant du concept clé d’ « accès aux contenus » : celui qui concerne les modalités pratiques de consultation, en adéquation avec les besoins, mais aussi la physionomie de la structure.

Quels sont les besoins d’accès des collaborateurs ?

Les méthodes de travail ont évoluées vers plus de mobilité et de flexibilité pour répondre aux exigences de globalisation et de compétitivité.

• Les travailleurs sont mobiles : ils travaillent dans un réseau étendu, grâce au télétravail ou à leurs déplacements plus fréquents.
• Les travailleurs se doivent d’être plus disponibles et plus productifs : Ils doivent accéder rapidement au contenu pour lequel ils doivent prendre une décision, quel que soit leur support de travail (ordinateur fixe, ordinateur portable, mobile, en déplacement ou depuis leur domicile, …).
• Les échanges entre les différentes acteurs d’une organisation sont également plus denses et la production documentaire liée a subi une croissance exponentielle qui doit être contrôlée.
• Les entreprises disposent d’un panel large d’applications pour fluidifier leur activité et améliorer leur productivité. Ces applications ne sont pas toujours liées entre elles et demandent aux utilisateurs des manipulations diverses pour finaliser leur activité.

De multiples possibilités d’accès à combiner selon deux niveaux : celui de l’organisation et celui de l’utilisateur

Une solution ECM se doit donc de répondre à ces transformations en proposant une plateforme globale pour le traitement des informations, la fluidification des activités et l’amélioration de l’efficacité générale. Ses fonctionnalités doivent offrir différents types d’accès :

• Accès personnalisé

Chaque utilisateur doit accéder, en fonction de ses habilitations et privilèges mais aussi de son activité, au contenu qui le concerne et aux tâches récurrentes : des portails d’accueil personnalisables par exemple, depuis lequel des widgets embarqués redirigent en un clic l’utilisateur vers ses tâches fréquentes : abonnement à des requêtes rapides, upload d’un document, accès direct à un dossier, à ses tâches workflow. Tout ceci sous forme de tableau de bord.

• Accès intégré

L’ECM ne doit pas être vu comme un logiciel de plus dans un système d’information déjà riche, mais bien intégré avec les autres applications. Qu’un utilisateur ait l’habitude de travailler avec son client de messagerie, son ERP, son application technique, … il doit pouvoir continuer cette activité. Seuls quelques clics de souris depuis ces applications doivent conduire de façon fluide et transparente au contenu stocké dans la base documentaire. (Le point d’entrée cependant demeure l’application habituelle pour optimiser la prise en main et l’adoption de la solution ECM).

• Accès mobile

L’ECM se doit d’être compatible avec les technologies mobiles, afin d’assurer une continuité d’activité, quels que soient le support et le lieu de connexion : la consultation et le traitement des documents, les prises de décisions sont des fonctionnalités a minima disponibles sur smartphone, à l’aide d’applications dédiées intuitives.

• Accès déconnecté

Souvent occulté, l’accès déconnecté reflète néanmoins une réalité : lors d’un déplacement, concrètement hors du réseau de l’entreprise, un document peut nécessairement être consulté et éventuellement modifié. L’ECM doit permettre une fonctionnalité d’emprunt du document, de modification hors-ligne puis de synchronisation au moment de la reconnexion.

• Accès étendu

Pour faciliter la communication entre les entreprises et les organisations aux intérêts communs, l’accès des utilisateurs externes au contenu qui les concernent peut améliorer la collaboration et réduire les délais par rapport aux emails et autres outils de transfert et partage d’informations. Un fournisseur peut par exemple accéder à un espace dédié, depuis lequel il peut consulter et ajouter de nouveaux documents, voir à tout moment le statut des documents qui le concerne, et qui le concerne lui uniquement.

Quelle interface choisir ? Et… Faut-il vraiment choisir ?

Le choix de l’interface d’accès sur les postes fixes tend aujourd’hui à privilégier les accès web (clients légers) qui assurent un accès rapide, possible à distance. Ils ne requièrent pas d’installation sur les postes utilisateurs et généralement une connexion HTTPS est garantie. Avec une connexion via un serveur web à la base de données et au serveur de fichiers, les accès directs à ces silos sensibles sont écartés pour une meilleure sécurité. Néanmoins, les installations sur les postes peuvent avoir du sens, en particulier pour des tâches de traitement spécifiques (numérisation, versement d’archives, …).

Une nouvelle génération de clients hybrides a fait son apparition : s’ils requièrent une installation sur le poste utilisateurs, ils reposent sur des technologies web qui proposent un équilibre entre les deux types d’interface : robustesse, sécurité et rapidité.

Pour choisir les accès à proposer aux utilisateurs, 2 critères principaux sont importants :

• Les exigences et/ou contraintes techniques de l’entreprise : réseau disponible, politique de sécurité, préférences, autres applications…
• La physionomie : architecture mono-site ou multi-sites, mobilité et activité des utilisateurs, échanges avec l’extérieur,…

Il n’y a donc pas d’accès unique à l’ECM, mais bien des accès multiples et complémentaires. L’ECM suit les évolutions des méthodes et modes de travail et propose des interfaces toujours plus intuitives en prenant en compte les besoins des organisations et surtout les besoins des utilisateurs finaux, qui pèsent de plus en plus dans la réussite des implémentations.

Vous vous questionnez sur les interfaces et accès à mettre en place pour vos contenus ? Vous voulez en discuter ? Nous sommes experts ECM et passionnés par notre métier, alors n’hésitez pas à nous appeler ou nous écrire.